Mitä aikaansaadaan materiaalipankin integraatiolla?

18. syyskuuta 2017

Integraatiot muihin tietojärjestelmiin liittyvät hyvin usein aineistonhallinta-projekteihin. Esimerkiksi sisällön-hallintajärjestelmiin voidaan tarjota ikkuna, joiden avulla editoijalla on pääsy keskitettyyn kuva-arkistoon suoraan CMS-järjestelmän sivunmuokkausliittymästä.
Integraatiot ovat nykypäivää

Integraatiosta yleisesti

Tieto tallennetaan kerrallaan moneen käyttöön
Yleisellä tasolla saavutetaan integraatioiden kautta  se etu, että tiedon tarvitsee tallentaa vain yhden kerran yhteen paikkaan keskitetysti ja kaikissa järjestelmissä on ajantasaiset tiedot! Asian hyötyä voisi kuvitella niin, että aineistonhallintapalveluun on toisen sovelluksen käyttäjällä näkymä omasta käyttöliittymästään niihin yrityksen tietoihin, joita hän tarvitsee.

Tehokkuutta tietojen hallinnassa ja varastoinnissa
Tietoa jaetaan molemminpuolisesti, eli tietoa joko tuotetaan taustajärjestelmästä tai viedään aineistonhallintapalvelusta taustajärjestelmiin. Tieto voi olla automaattisesti päivittyvää, jolloin synkronoidaan sovellusten tietoja reaaliaikaisesti muista järjestelmistä. Informaatiota voi myös hakea, noutaa tai vain siirtää yksisuuntaisesti tarpeen mukaan. Molemmissa tapauksissa säästyy aikaa, rahaa ja resursseja ja vähennetään manuaalisten virheiden määrää.

Tiedon käyttäjille informaatio on ajan tasalla
Sekä aineistonhallintapalvelu että käytettävä sovelluspalvelu elää ja päivittyy koko ajan, jolloin kävijät saavat aina uusinta informaatiota. Tyypillisiä päivittyviä tietoja ovat tuotetiedot, kuvat, videot metatietoineen jne. Malleina voidaan pitää verkkokaupassa, tuoteinformaatiojärjestelmässä sekä webbisivujen sisällönhallinnassa käytettävät kuvat.

Integroimalla materiaalipankkia olemassa oleviin järjestelmiin (esim. CMS, ERP, graafinen tuotanto) säästyy runsaasti työtehtäviin kuluvaa aikaa. Samalla varmistuu että aineistot ovat aina oikeat ja ajantasaiset versiot julkaistuna kaikkiin eri viestintäkanaviin. Teknologioiden on silloin toimittava yhdessä jolloin toimivan integraation rooli kasvaa.

Perusteltu toiminnallisuuden vaatimusmäärittely

Vaatimusmäärittely vaikuttaa integroinnin toteutukseen
Kaikkiin integraatiokohteisiin kuuluu asettaa seuraavat kysymykset jotka kuuluvat määrittelyyn ja peilautuvat mahdollisiin lisätöihin ja kustannuksiin:

Mitkä aineistohallinnan/järjestelmän toiminnot kuten esim. haut, selaukset, lataukset, näkymät, lisäykset, editoinnit, croppaukset, kopionnit, näkyvyydet, linkitykset, halutaan toimivan integroitavasta sovelluksesta? Onko tiedon siirto oltava reaaliaikainen vai riittääkö esim. minuutin viive tai siirron ajastaminen palvelemaan sovellusta. Entä kirjautuminen ja käyttäjätunnukset? Käytetäänkö järjestelmää resurssilähteenä sovelluksesta nappia painamalla vaiko kenties monitoimisen ikkunan kautta?

Ennakkoselvitys toteutuksen laajuudesta
Ennenkuin tilataan integroinnin toteutusta on syytä varmistua eri vaatimusten kustannus-seuramuksista. Hyvä sääntö on pyrkiä ensin manuaalisesti ratkaisemaan työnkulku havainnollisesti ja siten konkreettisesti esittää haluttu toiminnallisuus. Ellei toiminnallisuutta voi manuaaliseti toteuttaa helposti, on tämä selkeä indikaatio siitä, että integroinnin räätälöinti voi tulla kovin kalliiksi ja raskaaksi ylläpitää. Integraation tilauksen yhteydessä on lisäksi määriteltävä tuen ja päivitysten takia kuka tekee integraation ja kuka sen omistaa.

Eri toteutustavat mahdolliset
Integrointi, esimerkiksi kuvajakelulle, voidaan tehdä joko linkkeinä tai tiedostokopioina, reaaliaikaisesti tai ajastettuna. Toteutukseen voidaan käyttää järjestelmän  modulipohjaista toteutusta tai toimintoja voidaan räätälöidä tarkemman vaatimusmäärittelyn mukaiseksi. Joskus toteutukset ja työnkulut voidaan toteuttaa pelkästään konfiguroimalla aineistonhallintasovellusta tuottamaan määrätyt toiminnallisuudet ilman dedikoitua integrointitarvetta.

Perustelut ja hyödyt integrointiin esitettävä
Monelle sovellukselle löytyy valmiit API-liitännät vakiotoiminnallisuuksilla, jotka sitten voidaan integroida haluttuun sovelluksen. Miten se halutaan toteuttaa onkin aina tapauskohtaista. Syyt integrointiin pitää olla perusteltuja myös kustannustehokkuuden kannalta, miksi halutaan nämä toiminnallisuudet ja mitä hyötyä se tuo ja kenelle?

Integrointi CMS-Sovelluksiin

Hyödyt tiedostojen oikeissa ja ajantasaisissa versiossa
Materiaalipankit ovat integroitavissa useisiin CMS -sisällönhallinta-järjestelmiin (mm. EPiServer, Sharepoint, Wordpress ja Drupal). Web-sisällönhallinnan työnkulussa saumaton pääsy mediapankin kuviin takaa laajemman hallinnan ja nopeuttaa samalla koko organisaation työtä. Järjestelmäintegraatiot säästävät aikaa ja päänvaivaa samalla, samalla kun digitaalisten sisällön, kuten kuvien, arvo nousee. Tämä hyöty aikaansaadaan keskittämällä digitaaliset tiedostot yhteen paikkaan jolloin niitä voi hallinnoida nopeammin ja paremmin sekä sitä kautta varmistaa tehokkaasti tuotetun yhtenäisen viestinnän.

Aineistojärjestelmä tekee formaatti- ja kokomuutokset
Aineistonhallinnan vahvuuksia voidaan hyödyntää CMS/web-sisällönhallinnan työnkulussa. Aineistonhallintajärjestelmät käsittelevät sekä kuva-, video-, että tekstitiedostoja. Järjestelmien integrointi säästää esimerkiksi CMS-editoijan kuvankäsittely- ja arkistointityötehtäviin kuluvaa aikaa, kun materiaalipankki huolehtii tarvittavista formaatti- ja kokomuutoksista.

Materiaalipankissa voi, riippuen toteutuksesta, esimerkiksi rajata ja muokata alkuperäisten kuvien kokoa. Keskitetty arkisto voi olla riittävä kaikille tiedostoille ja sisältö sovelluksissa voidaan mukauttaa esimerkiksi automaattisten formaattimallien avulla. Myös CMS-sovelluksen palvelimen rasitus voi keventyä kun kyseessä on jo valmiiksi oikeankokoinen kuva, jolloin sivustolla työskentely nopeutuu ja palvelimen ylikuormitusriski pienenee.

Varmentaa yrityksen brändin yhtenäistä identtiteettiä
Integrointi tuo muitakin etuja. Editorit voivat esimerkiksi varmistua, että kuvasta käytetään aina juuri oikeaa versiota oikealla tavalla jolloin kuvien julkaisuvaiheeseen käytettävä aika vähenee. Kun eri järjestelmät ja samalla ei henkilöt työskentelevät saumattomasti, organisaatiosi visuaalinen identiteetti säilyy muuttumattomana.

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä

Communication Pro:n integraatiot moniin eri sovelluksiin

Miten voimme tehostaa teidän materiaalinhallintaa?
Ohjelmistoratkaisumme integroituu saumattomasti yrityksen jo käytössä oleviin ohjelmistoihin ja rajapintoihin kuten SharePoint, Adobe Creative Suite, MS Office, Dropbox, erilaisiin CMS-järjestelmiin kuten WordPress, Drupal, EpiServer, SiteCore., tuoteinformaatiojärjestelmiin,  verkkokauppoihin kuten Magento ja Web-to-Print-ratkaisuihin kuten Chili ja 2Imagine. Tämä helpottaa järjestelmän käyttöönottoa ja tehostaa työskentelyä. Muita räätälöintejä löytyy API-rajapintaa hyödyntämällä.

Ota yhteyttä meihin niin käydään läpi mitkä ovat teidän tarpeenne ja toiveenne toimivien ja tuottavien aineistonhallintapalveluiden osalta! Mieti, voiko aineistonhallintasovellusta yhdistää teidän järjestelmäänne?

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com