Tehokasta ja hallittua tiedostojen jakamista joustavalla järjestelmällä

19. syyskuuta 2017

Tiedoston eri jakelumuodot

Hyvä aineistonhallintajärjestelmä tarjoaa käyttäjille monipuoliset ja helpot tavat jakaa visuaalisia tiedostoja ulkopuolisille tahoille. Tässä artikkelissa käydään läpi erilaiset jakelumuodot sekä niiden erot ja hyödyt.

Julkinen aineistopankki helppona jakelukanavana
Ehkä yleisin tapa jakaa tiedostoja aineistopankista, on luoda julkinen osuus johon kuka tahansa pääsee käsiksi ilman kirjautumista. Tämän tavan etuna on yksi helposti markkinoitava verkko-osoite, josta ulkopuoliset tahot voivat milloin tahansa hakea ajankohtaista aineistoa.

Monet aikaa vievät pyynnöt jäävät pois, kun henkilöt pääsevät suoraan etsimään tarvitsemansa. Aineistopankissa on kuitenkin useimmiten paljon ei-julkista aineistoa. On siis tärkeää, että järjestelmä tarjoaa helppokäyttöisen tavan hallita mitkä tiedostot näkyvät pankin julkisessa osuudessa ja mitkä eivät.

Haasteena ei-julkiset tiedostot

Myös ei-julkisia tiedostoja täytyy pystyä jakamaan ja käyttämään, joten pelkkä julkinen osuus harvoin riittää ainoana jakelukanavana. Pankkiin voi toki lisätä uusia käyttäjätunnuksia lisäoikeuksilla, mutta käyttäjätunnuksien hallinta on yleensä hankalaa ja aikaa vievää. Tilannetta voidaan parantaa luomalla vastaava julkinen osuus yrityksen verkon sisälle henkilökuntaa varten, mutta sekään ei aina ole riittävä. Yrityksen ulkopuolella on usein yhteistyökumppaneita, joille täytyy pystyä toimittamaan tiedostoja helposti ja hallitusti.

Kokoelma ikkunana aineistopankkiin

Yleinen ominaisuus aineistonhallintajärjestelmässä on kokoelmien hallinta. Tietyt käyttäjät voivat luoda itselleen kokoelmia jotka toimivat kuten pienet ikkunat laajaan aineistopankkiin. Näin saadaan kätevästi niputettua ajankohtaiset tiedostot, joiden pariin voidaan nopeasti palata aina uudestaan. Kokoelmien sisältöä voi tarvittaessa päivittää monta kertaa, ja sitten kun aihe ei enää ole ajankohtainen poistetaan kokoelma.

Kokoelmat toimivat kohdistettuna jakelukanavana

Kokoelmat eivät ole tarkoitettuja pelkästään omaan käyttöön, vaan niitä voi myös jakaa. Yleisin tapa on lähettää kokoelmalinkki ulkopuoliselle käyttäjälle. Vastaanottaja saa sähköpostitse linkin, joka aukaisee kokoelman sisällön selattavaksi tavallisella selaimella. Siellä käyttäjä voi esikatsella tiedostoja ja määrättyjä tietoja niistä, sekä valita tarvittavat tiedostot ladattavaksi eri formaateissa. Tiedostot eivät välttämättä ole muuten julkisia, vaan niihin pääsee vain tämän uniikin linkin kautta. Vastaanottajan ei tarvitse kirjautua millään omalla tunnuksella. Tämä helpottaa sekä lähettäjän että vastaanottajan työtä.

Erilaiset kokoelmat erilaisiin tarpeisiin

On tärkeää, että kokoelman lähettäjällä on käytössään monipuoliset mahdollisuudet rajata kokoelmalinkkiä muutenkin kuin pelkän sisällön osalta. Kokoelmat soveltuvat hyvin monenlaiseen käyttöön ja rajoitukset asetetaan aina käyttötarkoitukseen sopiviksi. Kokoelmalinkillä voidaan esimerkiksi toimittaa isoja projektitiedostoja painoa varten, toimittaa yhteistyökumppanille tarvittavat dokumentit, lähettää aineistoa asiakkaalle esikatseltavaksi ja kommentoitavaksi, tai julkaista pieni kuvagalleria tietystä aiheesta. Tästä syystä on hyvä, että on mahdollista tehdä erilaisia kokoelmia tarpeesta riippuen.

Latausvaihtoehdot määräävät tiedostojen käyttöasteen
Kokoelmalinkin vastaanottajalla voi olla oikeudet ladata vain pienet esikatseluversiot, mahdollisesti jopa vesileimatut versiot tiedostoista. Hänelle ei välttämättä anneta latausoikeutta ollenkaan, vaan pelkkä esikatseluoikeus. Silloin vastaanottajan täytyy erikseen pyytää tai tilata tiedostot saadakseen ne käyttöönsä. Kenties tarkoitus on vain saada vastaanottajan kommentit tiedostoista. Yhtä lailla voi olla tarkoituksenmukaista ohittaa esikatselu ja valinnat ja siirtyä suoraan lataukseen. Jos henkilö on pyytänyt toimittamaan määrätyt kuvat tietyssä formaatissa, hän arvostaa sitä kun saa suoraan sen mitä on pyytänyt, ilman että tarvitsee tehdä sama pyyntö uudestaan kokoelman sisällä.

Linkin voimassaoloaika ehkä tärkein rajoitus
Harva kokoelma säilyy ajankohtaisena vuosia tai edes kuukausia, joten kokoelmalinkin voimassaoloajan rajoittaminen on erittäin suositeltavaa. Yleinen voimassaoloaika linkille on noin kaksi viikkoa. Jos järjestelmään jää vanhoja unohdettuja kokoelmia niin on riski että ulkopuolinen käyttäjä käy lataamassa jotain mitä ei enää ole tarkoituksenmukaista. Lisäksi se hankaloittaa kokoelmien hallintaa jos kokoelmia on paljon.

Joustava järjestelmä antaa lähettäjälle mahdollisuuden muuttaa kokoelman aikarajoitusta myös jälkeenpäin. Silloin voidaan tarvittaessa pidentää tai lyhentää linkin voimassaoloa. Voidaan luoda kokoelma ja lähettää linkki silloin kun itselle parhaiten sopii, mutta linkki kuitenkin toimii vasta silloin kun on tarkoitus. Myös jälkeenpäin voidaan rajoittaa linkin toimivuutta, esimerkiksi sisällön päivityksen ajaksi.

Pitkäaikaiset kokoelmalinkit laajempaan jakeluun
Vaikka kokoelmalinkki usein on tarkkaan kohdistettu ja lyhytaikainen jakelumuoto, niin myös pitkäaikaisille kokoelmille löytyy oma käyttötarkoituksensa. Näillä voidaan julkaista pieniä gallerioita tietyistä aiheista. Voi esimerkiksi luoda linkin, josta aukeaa pelkästään kuvia hallituksesta, ja julkaista tämä linkki kotisivuilla, uutiskirjeissä tai jopa painetussa lehdessä. Näin käyttäjän, joka etsii kuvia hallituksesta, ei tarvitse siirtyä laajaan kuvapankkiin etsimään niitä, vaan hän saa ne suoraan yhden linkin kautta. Kokoelmalinkki voi tarvittaessa olla hyvin pitkäikäinen, sen sisältöä voi päivittää ja sen toiminnan hetkellisesti sulkea, ilman että kokoelma katoaa tai linkki muuttuu.

Suorat linkit tiedostojen yksittäiseen jakeluun

Kokoelma voi tarvittaessa sisältää vain yhden tiedoston. Usein suorat tiedostolinkit kuitenkin palvelevat paremmin, jos puhutaan yksittäisistä tiedostoista. Kun halutaan lisätä tiedosto ladattavaksi uutisartikkelin yhteyteen, on kätevää lisätä linkki joka hakee tiedoston suoraan aineistopankista ilman välivaiheita. Tiedostolinkin ei välttämättä tarvitse olla originaalitiedoston lataus, vaan se voi myös olla esikatselukuva tai pienoiskuva. Esimerkiksi yrityksen kotisivuilla näkyvä logokuva voi tulla suoraan kuvapankista linkin kautta. Jos kuvapankkiin tulee uusi päivitetty versio logosta, niin se päivittyy automaattisesti myös kotisivuilla.

Integraatiot ja automaatiot tehostavat jakelua

Kaikki yllä mainitut tavat perustuvat siihen että aineistonhallintajärjestelmän käyttäjä jakaa tiedostoja haluttuun paikkaan silloin kun on tarve. On myös mahdollista tehostaa jakelua erilaisilla integraatioilla ja automaatioilla. Suoraan verkkosivuille voidaan esimerkiksi rakentaa kuvagalleria, joka automaattisesti hakee kuvapankista kuvia määrätyllä hakukriteerillä ja määrätyssä koossa. Näin toteutettuna gallerian sisältö elää kuvapankin päivityksien mukana ilman erillisiä toimenpiteitä. Toinen esimerkki on valittujen tiedostojen ajastettu tai reaaliaikainen siirto julkaisujärjestelmän käyttöön. Tässä tapauksessa viestintävastaavat saavat käyttöönsä uusimmat aineistot juuri siinä missä niitä tarvitaan.

Mikäli integraatiot ja automaatiot kiinnostavat, löytyy niistä tarkempaa tietoa artikkelista Mitä aikaansaadaan materiaalipankin integraatiolla?

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä