Hur kunde AI hjälpa museer att hantera data och information kring musei- och arkivsamlingar effektivare? Administrationen av samlingar är kärnan men också flaskhalsen i museers verksamhet. Med nya AI skräddade rutiner kunde man göra digital information mer lättillgänglig och användbar för samlingsförvaltning.

Generativ AI, såsom OpenAI:s ChatGPT eller Claude och Gemini, kunde integreras i arbetsflöden för samlingshantering på många sätt. Här följer exempel på hur AI kunde hjälpa museer både i redigeringsarbetet och i slutanvändarnas sökprocesser inom samlingshanteringssystemet.

Exemplen är inte i prioritetsordning och är inte heller alla genomförbara i sin nuvarande form och alla bör inte heller implementeras. Utgångspunkten för exemplen är att visa hur redaktörer, editorer och slutanvändare kan dra nytta av AI i arbetsflöden för samlingshantering.

---

1. Skapande och berikning av metadata

Nytta för editorers arbete:

• Exempel: När nya objekt läggs till i ett samlingshanteringssystem (CMS) kan AI analysera beskrivningen av objektet och automatiskt föreslå lämpliga metadata, nyckelord och klassificeringar. Detta sparar tid och säkerställer konsekvent märkning.
• Fördel: AI kan hjälpa särskilt vid komplexa metadata, exempelvis för historiska objekt, genom att föreslå kontextuella fakta och öka materialets relevans.

---

2. Skriva beskrivningar och sammanfattningar

Nytta för editorers arbete:

• Exempel: AI kan analysera långa dokument eller tekniska beskrivningar och generera tydliga och kortfattade sammanfattningar för olika målgrupper. Detta är särskilt användbart för utställningsmaterial eller onlinepresentationer.
• Fördel: Editorer kan anpassa AI-sammanfattningar för forskare, studenter eller allmänheten, vilket minskar behovet av manuellt arbete och förbättrar kommunikationen.

---

3. Generera användarcentrerade nyckelord

Förbättring av sökprocessen:

• Exempel: AI kan föreslå nyckelord baserade på utgjord innehållsalanalys, vilket gör det lättare för slutanvändare att hitta innehåll, även om de inte använder fackspråk.
• Fördel: Sökningsprocessen blir mer inkluderande och omfattande, särskilt när användarna använder varierade uttryck för att beskriva samma material.

---

4. Innehålls rekommendationer till kunder 

Förbättring av sökprocessen:

• Exempel: AI kan analysera en användares sökhistorik och automatiskt föreslå relevanta föremål i samlingen baserat på tidigare sökningar.
• Fördel: Användare kan hitta relaterade föremål som de annars skulle missa, vilket förbättrar användarupplevelsen och möjliggör en mer omfattande utforskning av samlingen.

---

5. Sökning med naturligt språk (LLM) i stället för fackspråk 

Förbättring av sökprocessen:

• Exempel: Användare kan skriva frågor som "Visa holländska landskapsmålningar från 1700-talet", och AI tolkar frågan och visar relevanta resultat.
• Fördel: Intuitiv sökning som passar användare utan specialistkunskaper i samlingens terminologi.

---

6. Bildbaserad sökning och identifiering

Förbättring av sökprocessen:

• Exempel: AI-drivna bildigenkänningsverktyg gör det möjligt för användare att ladda upp en bild och hitta visuellt liknande föremål i samlingen.
• Fördel: Möjliggör snabbare forskning och jämförelser mellan konstverk och stilar över olika tidsperioder.

---

7. Skapande av flerspråkiga beskrivningar och översättningar

Nytta för editorers arbete och förbättrar sökprocessen:

• Exempel: AI kan översätta metadata till flera språk, vilket gör materialet mer tillgängligt för internationella besökare.
• Fördel: Slutanvändare kan söka på sitt eget språk, vilket förbättrar deras tillgång till samlingen.

---

Slutsats

Genom att införa AI i samlingshanteringssystem kan museer förbättra effektiviteten och tillgängligheten för sina resurser. Detta gynnar både personalen och slutanvändarna och frigör tid för mer kreativt och strategiskt arbete.

Jag vill dock understryka i detta sammanhang, att för att kunna utvärdera AI-genererat innehåll bör dess data lagras i separata fält i applikationerna. Endast så och genom att följa fördefinierade regler kan AI skapa beskrivningar, taggar och alternativtext där man kan säkerställa informationens korrekthet och ursprung och att detta går att spåra för senare bruk.

Moderna CMS som CollectionPro kan integreras med verktyg som ChatGPT och innehåll som genereras av maskiner för att optimera arbetsflöden och förbättra användarupplevelsen. CollectionPro är en avancerad plattform som hanterar innehåll, samlingar, mediefiler och dokument på ett säkert och flexibelt sätt.

Utforska möjligheterna med CollectionPro eller kontakta oss för en demonstration.