Museer och arkiv står inför en digital transformation där effektiv hantering av samlingar och digitala resurser är avgörande. Traditionella samlingshanteringssystem (CMS) har länge använts för att administrera fysiska föremål och dokument, men den ökande mängden digitala filer väcker frågan: Behövs en mediebank (DAM) för att hantera tunga digitala filer eller räcker ett CMS och en skild filserver?

I denna blogg diskuterar vi när ett separat DAM-system kan vara nödvändigt och när ett modernt CMS kan täcka museers alla behov. Vi diskuterar också fördelar och utmaningar med att använda CMS- och DAM-system tillsammans. Slutligen presenterar vi hur ett modernt CMS, CollectionPro, som kan erbjuda en heltäckande lösning för hantering av digitala resurser för museer och arkiv.

Samlingshanteringssystemens nya roll i hanteringen av digitala resurser

Vi arbetar med många museer och arkiv som använder vårt samlingshanteringssystem CollectionPro (CMS) för att organisera och underhålla sina samlingsdata. Även om DAM-system är utformade för att hantera stora digitala samlingar, kan ett modernt CMS som CollectionPro ofta möta behoven för mediehantering utan den extra komplexiteten och kostnaden för ett separat DAM-system.

Traditionella CMS har huvudsakligen utvecklats för att hantera metadata, proveniens, lagringshistorik, lokalisering och annan viktig information om fysiska föremål eller dokument. Dock står museer inför växande utmaningar med hantering av tunga digitala resurser, särskilt när deras CMS inte stödjer stora, komplexa och växande digitala samlingar.

När är ett separat DAM-system nödvändigt?

I vissa fall kan det vara fördelaktigt att lägga till ett DAM-system bredvid sitt samlingshanteringssystem:

• Begränsad lagringskapacitet: Traditionella CMS kanske inte stöder stora mediefiler som högupplösta bilder eller videor, vilket kan leda till snabbt fyllda lagringsutrymmen.
• Hantering av externa resurser: Om organisationen hanterar stora mängder multimedia utanför samlingen, såsom marknadsföringsmaterial, utställningsplaner eller pedagogiskt innehåll, erbjuder DAM bättre verktyg för dessa.
• Svårigheter med sökbarhet: Ett CMS kan begränsa tillgången till resurser och deras relationer, särskilt när mängden digitalt material växer.
• Avancerad rättighetshantering: Institutioner som ofta licensierar eller distribuerar digitalt innehåll kan dra nytta av DAMverktyg för rättighetshantering och användningsspårning.
• Komplexa arbetsflöden: Om flera avdelningar behöver olika versioner av samma media kan DAM:ens versionerings- och samarbetsverktyg effektivisera processerna.
• Storskalig medieproduktion: Institutioner som producerar mycket multimedia för utställningar eller digitala plattformar kan använda DAM för att hantera stora mängder komplexa filer.
• Användarvänlighet: Digitala resurser kräver ofta ett mer flexibelt gränssnitt än vad CMS erbjuder, vilket kan vara avgörande för moderna användarbehov.

Organisationer med traditionella CMS-system och stora multimedia-behov kan därför överväga att använda ett DAM-system. Genom att använda molnbaserad lagring parallellt med ett CMS kan man också flexibelt utöka lagringskapaciteten och hantera stora filer effektivt.

Samtidigt bör man vara medveten om att ett DAM-system som inte är utformat för museers specifika behov kan leda till ineffektiva processer och frustration.

Fördelarna med ett modernt CMS som CollectionPro

Ett modernt CMS kan inkludera många av de funktioner som vanligtvis förknippas med DAM-system. CollectionPro är ett utmärkt exempel som erbjuder omfattande funktionalitet utan att öka komplexiteten eller kostnaderna. Det hanterar en bred uppsättning digitala resurser, inklusive:

• Högupplösta bilder
• IIIF-bilder
• Videor och 360-graders videor
• Ljudfiler
• 3D-skanningar
• Digitaliserade dokument

Dessa resurser är ofta avgörande för att förbättra förståelsen och tolkningen av fysiska samlingar. Till exempel:

• Högkvalitativa bilder och 3D-skanningar: Ger digital åtkomst till ömtåliga föremål som inte enkelt kan visas.
• Videor och ljudinspelningar: Dokumenterar föreläsningar eller utställningar, vilket ger kontext och förbättrar besökarupplevelsen.
• Digitaliserade dokument: Länkar till fysiska motsvarigheter och gör dem tillgängliga för forskare och allmänheten utan att behöva hantera originalen.

Funktioner för ett effektivt CMS med DAM-liknande kapabiliteter

Ett modernt CMS som CollectionPro bör kunna:

• Lagra digital media och länka dem till databasposter.
• Hantera metadata för digitala resurser, inklusive taggar, beskrivningar och filformat.
• Tillhandahålla snabb sökning och hämtning av digitala resurser.
• Automatiskt konvertera äldre filformat till moderna standarder.
• Generera olika upplösningar och storlekar av media.
• Begränsa åtkomst till känsliga eller licensierade medier.

Genom att kombinera dessa funktioner minskar behovet av separata system.

Förenklad drift och lägre kostnader

Ett integrerat system som CollectionPro hanterar både samlingsdata och digitala medier, vilket effektiviserar arbetsflöden och minskar administrativa bördor. Detta gör det enklare för personal att arbeta med både metadata och digitala resurser på samma plattform. Genom att undvika dubblering mellan CMS och DAM minskar också kostnaderna för underhåll och samordning.

Slutsats

Att migrera sitt nuvarande samlingssystem till ett modernare alternativ kan var utmanande i sig för vilken organisation som helst speciellt bara för att bättre hantera institutionens digitala filer. Om mängden digitala filer däremot är enorm känns en investering i en skild mediebank som befogad. I detta fall fungerar CollectionPro som en mediebank utan att man tillfogat samlingshantering till arbetsflödet.

I de flesta fall kan ett välutrustat CMS som CollectionPro hantera både samlingar och digitala resurser effektivt, vilket gör ett separat DAM-system överflödigt. Institutioner med specifika behov kan fortfarande dra nytta av en kombinerad lösning, men för många museer och arkiv är en modern, integrerad plattform det mest kostnadseffektiva och strategiska valet.

Vill du veta mer om hur CollectionPro kan förbättra ditt digitala arbetsflöde?
Kontakta oss för en demonstration! 

Författare Rolf Koppatz Rolf är grundare och VD för Communication Pro, DAM-konsult, marknadsförings- och IT-professionell med 35 års erfarenhet. Säg hej på LinkedIn.. www.communicationpro.com