Människorna tenderar gärna att agera som de alltid har gjort. De sparar filer tillfälligt där det är bekvämt och tänker sällan på filerna som något för andra att använda. Detta inträffar när individer blir alltför bekväma med befintliga arbetsflöden, även om de är ineffektiva, och kan snart spridas och utgöra ett hot mot organisationen. Medarbetare tenderar lätt att motstå förändring och hålla fast vid status quo.
Detta märks i bristen på metadata för viktiga filer i mediebanken eller att det föreslagna nya arbetsflöde kan kännas överväldigande. Testning eller implementering av ett nytt arbetsflöde skjuts ständigt upp på grund av den potentiella påverkan eller den "röriga och jobbiga" karaktären av förändringen.
Hur övertygar man användare att spara filer för organisationens behov?
Att övertyga människor om att ändra sina vanor börjar ofta med att visa hur förändringen gynnar dem personligen och gör deras arbete enklare – inte bara hur det gynnar organisationen. Om du kan lyfta fram de direkta fördelarna med att organisera filer ordentligt, använda metadata och arbeta i ett centraliserat system, är det mer sannolikt att du får till en beteendeförändring.
Här är några tillvägagångssätt:
- Gör det enkelt och snabbt:
Om det känns krångligt eller tidskrävande att spara filer i ett centraliserat system, kommer folk inte att göra det. Visa hur snabbt och enkelt det är att ladda upp en fil och lägga till grundläggande metadata – helst på några få klick. Om processen smidigt integreras i deras befintliga arbetsflöde, snarare än att lägga till extra steg, minskar motståndet. - Visa den omedelbara nyttan för dem:
Förklara hur välorganiserade och korrekt taggade filer sparar dem tid i framtiden. När de kan hitta ett dokument på några sekunder istället för att leta igenom flera mappar – eller värre, skapa filen från grunden igen – kommer de att förstå varför den lilla insatsen från början är värd det. - Visa den kollektiva nyttan:
Folk tänker inte alltid på sina filer som användbara för andra, så ge konkreta exempel. Till exempel: “När du märker och sparar den produktbilden korrekt kan marknadsavdelningen snabbt hitta och använda den i nästa månads kampanj.” Verkliga exempel hjälper människor att förstå hur deras arbete direkt stödjer kollegor och organisatoriska mål. - Erbjud erkännande och incitament:
Uppmärksamma när någon konsekvent sparar filer korrekt och lägger till metadata. Ett enkelt tack eller en uppmärksamhet vid ett teammöte kan uppmuntra andra att göra detsamma. Små belöningar, som att bli känd som en “teamspelare” eller “effektiv medarbetare,” kan motivera till en beteendeförändring. - Erbjud utbildning och resurser:
Folk motsätter sig ofta förändringar när de inte vet hur de ska göra eller inte förstår nyttan. Tillhandahåll korta, praktiska utbildningssessioner, snabbreferenser eller videor som förklarar varför och hur man använder det nya systemet. Om de känner sig säkra på processen är det mer troligt att de tar till sig det. - Inför standarder gradvis:
Om du plötsligt inför strikta regler kan det möta motstånd. Börja istället med att uppmuntra frivilligt deltagande och bygg upp momentum. Med tiden, när fler ser fördelarna och antar arbetssättet, kan du införa tydligare riktlinjer och förväntningar. - Lyft fram långsiktiga effekter:
Koppla individens åtgärder till större organisatoriska mål. Till exempel: “När vi alla sparar filer korrekt blir det enklare att följa regler, säkerställa snabbare projektleveranser och upprätthålla en konsekvent varumärkesprofil. Det gynnar alla – även dig.”
Genom att visa hur korrekt filhantering gynnar både individer och organisationen – och göra det så smidigt som möjligt – är det mer troligt att vanor ändras över tid.
 |
Författare Rolf Koppatz Rolf är grundare och VD för Communication Pro, DAM-konsult, marknadsförings- och IT-professionell med 35 års erfarenhet. Säg hej på LinkedIn.. |