I kommunikation- och marknadsföringsavdelningen finns en sak som alltid gäller: ingen dag blir exakt som planerat. En bildförfrågan kommer precis när du är på väg in i ett möte. Kampanjens huvudbild visar sig vara föråldrad. Rättigheter löper plötsligt ut. Eller så flyttas något i webbuppdateringen och bildlänkarna går sönder.

MediaBank är byggd för just de ögonblicken. Den samlar bilder, video och dokument på ett centralt ställe, gör dem sökbara på sekunder och sköter rättigheter och distribution så att arbetet fortsätter, även när tidsplanen är tight.

Människorna  tenderar gärna att agera som de alltid har gjort. De sparar filer tillfälligt där det är bekvämt och tänker sällan på filerna som något för andra att använda. Detta inträffar när individer blir alltför bekväma med befintliga arbetsflöden, även om de är ineffektiva, och  kan snart spridas och utgöra ett hot mot organisationen. Medarbetare tenderar lätt att motstå förändring och hålla fast vid status quo.

När det gäller mediebanker eller digital asset management är det intressant att se hur varje mediebibliotek verkligen är unikt. DAM-struktur och taxonomi skapar ett mediebibliotek som är anpassat efter dess användare. Varje bibliotek behöver en struktur för att användarna ska förstå hur de ska använda det.

Struktur skapar förutsättning för att hitta innehåll

Utan en tydlig och logisk organisation kan ditt team slösa bort otaliga timmar på att leta efter filer, återskapa material eller av misstag använda föråldrade versioner. En välstrukturerad mediebank utnyttjar mappar, kategorier, album och nyckelord – där varje del spelar en unik roll.

​​​​​​​

Rättigheter för att använda visuellt innehåll, såsom bilder och videor, är en viktig del av filhantering, arbetsflöden och lagstiftning, särskilt i ljuset av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR), som fokuserar på skyddet av personuppgifter. Det är därför viktigt att förstå när och hur samtycke för användning av visuellt innehåll ska ges. Nedan förklarar jag detta genom att ge praktiska exempel och beskriva hur man tekniskt kan begära samtycke och på vilken nivå.

En arbetsflödesguide för att bygga ett digitalt bildarkiv i ett mediebankssystem

Om bilderna är utspridda på olika enheter och molntjänster kan det vara svårt att hålla dem organiserade. Börja med att samla alla bilder på ett centralt ställe, som en mediebank (DAM), vilket gör det enkelt att organisera, hitta och dela bilder. På så sätt har du allting hanterbart på ett och samma ställe.

När du bygger ett digitalt bildarkiv i en mediebank är det viktigt att följa ett systematiskt arbetsflöde så att bilderna blir lätta att hitta och använda i hela organisationen. En bra mediebank är en som används aktivt och fungerar som ditt smarta media rum. Här följer en steg-för-steg-guide som hjälper dig att organisera och beskriva bilderna effektivt.