När det gäller mediebanker eller digital asset management är det intressant att se hur varje mediebibliotek verkligen är unikt. DAM-struktur och taxonomi skapar ett mediebibliotek som är anpassat efter dess användare. Varje bibliotek behöver en struktur för att användarna ska förstå hur de ska använda det.
Struktur skapar förutsättning för att hitta innehåll
Utan en tydlig och logisk organisation kan ditt team slösa bort otaliga timmar på att leta efter filer, återskapa material eller av misstag använda föråldrade versioner. En välstrukturerad mediebank utnyttjar mappar, kategorier, album och nyckelord – där varje del spelar en unik roll.
Använd mappar för strukturerad organisering
Mappar fungerar som grunden i ditt innehållsbibliotek. De ger en tydlig, hierarkisk struktur, liknande den du hittar i ett dators filsystem. Till exempel kan du ha en överordnad mapp för varje avdelning – Marknadsföring, Försäljning och Produktutveckling – och undermappar för kampanjer, produktlanseringar eller pågående projekt. Denna struktur hjälper användare att navigera logiskt, men den förutsätter att alla vet var de ska leta. Om en ny kampanj heter "Vårrea" placeras den i mappen "Marknadsföring" under en undermapp som heter "Kampanjer 2025".
Utnyttja kategorier för bred gruppering
Kategorier är mer flexibla än mappar och möjliggör överlappande klassificeringar. Till exempel kan en produktbild tillhöra flera kategorier: "Vinterkollektion", "Herrkläder" och "Livsstilsfotografering". Användare behöver inte veta exakt var filen är placerad – om de söker på kategori returnerar systemet alla tillgångar som taggats därefter. Detta tillvägagångssätt är särskilt hjälpsamt för användning över avdelningsgränser, där en bild som behövs av både marknadsföring och försäljning inte behöver dupliceras eller sparas i flera mappar.
I grund och botten anpassar du dina taggar och kategorier på ett sätt som fungerar för ditt team och hur de kommer att använda DAM. När en kategori skapas i MediaBank blir den automatiskt ett nyckelord, och varje tillgång som placeras i den kategorin får det nyckelordet kopplat. Kategorier gör det enkelt för organisationer att organisera ett bibliotek efter sina unika affärsbehov, vilket gör tillgångarna lätt att hitta med avancerade sökfunktioner.
Skapa album för tematiska samlingar
Album erbjuder ett sätt att gruppera tillgångar som kan sträcka sig över flera mappar eller kategorier till en tematisk helhet. Till exempel, om du planerar en kampanj för sociala medier, kan du skapa ett album med namnet "Semester 2025" och lägga till tillgångar från olika avdelningar – grafik från Marknadsföring, produktbilder från Produktutveckling och evenemangs-foton från PR. Album är ofta temporära eller baserade på specifika händelser och kan delas med utvalda team eller intressenter. Denna funktion gör att användare snabbt kan komma åt ett kuraterat urval av filer utan att innehållsadministratören behöver omorganisera hela DAM-strukturen.
Rollspecifik åtkomst
Det kommer alltid att finnas vissa tillgångar som inte är avsedda att upptäckas av vanliga användare av ditt DAM. Med anpassade behörigheter kan du hålla dessa tillgångar ur sikte samtidigt som du sparar tidigare kampanjer, fotograferingar och videor i mediebanken.
Partnersamarbete
DAM-administratören i MediaBank kan skapa ett album som är exklusivt för externa partners att komma åt varumärkeslogotyper, produktbilder, specifikationsblad och varumärkesfonder. Exklusiva och specifika album säkerställer att din partnerbyrå endast har tillgång till de relevanta tillgångar som krävs för produktkatalogen.
Utnyttja nyckelord för exakt sökbarhet
Nyckelord är magin bakom att hitta rätt tillgång omedelbart. Genom att applicera detaljerade taggar – som "röd jacka", "stadsmiljö", "kollektion 2025" eller "modell som går" – kan användare hitta bilder eller videor även om de inte vet vilken mapp, kategori eller album de finns i. Nyckelord gör sökfunktionen robust och mycket användarvänlig. Till exempel kan någon som behöver en bild till en vinterkatalog helt enkelt söka på "vinterrock" och omedelbart se alla relevanta tillgångar, oavsett var de ursprungligen är placerade.
Lär dig mer från vår blogg: Metadata i bilder - se hur företag organiserar och effektiviserar sin bildhantering
Förbättra funktionerna för maximal nytta
- Avancerade filter: Kombinera nyckelord med kategorier eller mappar för att begränsa resultaten. Till exempel kan en användare filtrera på kategorin "Livsstil" och nyckelordet "strand" för att hitta sommartema-foton.
- Anpassade metadatafält: Genom att lägga till unika fält som "Fotografens namn", "Användarrättigheter" eller "Godkännandestatus" kan sökningarna ytterligare förfinas och efterlevnaden säkerställas.
- Smarta förslag: Systemet kan föreslå ofta använda nyckelord, vilket vägleder användare snabbare till rätt innehåll.
Lär dig mer från vår blogg: AI assisterad sökning erbjuder en snabbfil att hitta rätta filer i mediebanken
Sammanfattning: Tillämpa din organisationsmetod
Genom att integrera förbättrade mappar, kategorier, album och nyckelord förvandlas en mediebank från att vara ett statiskt arkiv till ett dynamiskt, användarvänligt verktyg. Varje organisationsmetod har ett annat syfte – mappar ger struktur, kategorier skapar flexibla gruppering, album kuraterar tematiska samlingar, och nyckelord möjliggör exakt sökbarhet. Tillsammans gör de det enklare för vem som helst – oavsett teknisk expertis – att hitta, dela och använda exakt det innehåll de behöver, vilket sparar tid och förbättrar arbetsflödeseffektiviteten.
Ditt mediebibliotek bör spegla organisationens digitala tillgångar och hur du arbetar med dem. Håll dina tillgångar säkra och i rätt händer, och ge enkel åtkomst till dem som behöver arbeta med dem.
För att lära dig mer om MediaBank och allt annat vi har att erbjuda, besök vår webbplats eller boka ett onlinemöte.
 |
Författare Rolf Koppatz Rolf är grundare och VD för Communication Pro, DAM-konsult, marknadsförings- och IT-professionell med 35 års erfarenhet. Säg hej på LinkedIn.. |
