En arbetsflödesguide för att bygga ett digitalt bildarkiv i ett mediebankssystem

Om bilderna är utspridda på olika enheter och molntjänster kan det vara svårt att hålla dem organiserade. Börja med att samla alla bilder på ett centralt ställe, som en mediebank (DAM), vilket gör det enkelt att organisera, hitta och dela bilder. På så sätt har du allting hanterbart på ett och samma ställe.

När du bygger ett digitalt bildarkiv i en mediebank är det viktigt att följa ett systematiskt arbetsflöde så att bilderna blir lätta att hitta och använda i hela organisationen. En bra mediebank är en som används aktivt och fungerar som ditt smarta media rum. Här följer en steg-för-steg-guide som hjälper dig att organisera och beskriva bilderna effektivt.

1. Planering

• Definiera målen: Bestäm syftet med bildarkivet och målgruppen som ska använda det. Tänk på vilken typ av bilder som ska arkiveras och vem som ska använda dem. Vad ska bilderna användas till? Vilken information behöver man om bilderna?

• Planera strukturen: Planera en logisk hierarkisk mappstruktur för bilderna. Tänk på detta som ett traditionellt sätt att organisera filer på din dator med hjälp av en hierarki av mappar och undermappar. Du kan till exempel organisera bilderna efter projekt, ämne, datum eller användningsområde. Fundera över hur användarna troligen kommer att söka efter bilder och bygg mappstrukturen utifrån det. Du kan skapa breda mappar som:

• Produktbilder

• Evenemangsbilder

• Teamfoton

• Kundprojekt

• Personal

• Visuellt material

• Marknadsföringskampanjer

Du kan skapa undermappar för mer detaljerad organisering. I mappen “Marknadsföringskampanjer” kan du till exempel skapa undermappar för olika kampanjer som “Vårrea 2024” eller “Julkampanj 2024.”

Vissa tjänster, som MediaBank, tillåter att filer placeras i flera kategorier och album utan att kopiera filerna. Filerna är bara länkade till dessa medan de fysiskt är lagrade i olika mappar. Kategorier och album kan vara hierarkiska och följa en viss logik. Material kan finnas i en kategori, men också i en annan.

• Definiera användarrättigheter: Rättigheter är en fråga som nästan alltid dyker upp  i samband med införande av ett nytt bildarkiv. Rättighetsstyrning och även säkerhet är områden som Communication Pro sedan länge satsat hårt på, och funktionerna för detta i mediebanken är både kraftfulla och förhållandevis mycket enkla att använda.

Nästan alla vill kunna styra så att vissa användare endast ser ett begränsat urval filer, medan andra ser allt. Du skall ha tillträde till allt material, men fotografer, reklambyråer, dotterbolag eller olika interna avdelningar har tillgång endast till eget material eller möjligen gemensamt material, vilket du tidigare specificerat.

Konfigurera alltså säkra användarrättigheter i mediebanken. Bestäm vem som har rätt att lägga till, ta bort och redigera bilder. Ange också vem som kan se vilka bilder. Detta hjälper till att hålla innehållet organiserat även i framtiden.

Flera mappar eller kategorier är absolut ett alternativ och har sina fördelar, men i just detta sammanhang blir lösningen med användningrättigheter enklare i och med att endast en mappstruktur behövs.

En hierarktisk mappstruktur innebär:

• Endast enkla mapp- eller kategoriträd att underhålla
• Enklare användar- och rättighetsadministration
• Tydligare och mer lättbegriplig lösning för alla

Det som klara användningsrättigheter möjliggör är en av de nyckelfunktioner som krävs för att kunna realisera tanken bakom en mediebank för alla.

Tips: En välplanerad struktur sparar tid och minskar onödigt arbete senare. Håll strukturen enkel och konsekvent.

2. Val och bearbetning av bilder

• Välj ut bilderna: Välj noggrant vilka bilder som ska läggas till i bildarkivet. Ta bort eventuella dubbletter och oskarpa bilder. Plattformer som MediaBank hjälper automatiskt att identifiera och rensa bort dubbletter. Detta säkerställer att du bara har en version av varje bild i ditt bibliotek.

• Bearbeta bilderna: Bearbeta bilderna vid behov innan de läggs till i arkivet. Detta kan inkludera att ändra storlek, justera färger eller korrigera andra faktorer som påverkar kvaliteten.

Tips: Se till att bilderna alltid håller hög kvalitet och är konsekventa. Använd bildredigeringsprogram vid behov för att säkerställa att bilderna uppfyller organisationens standarder.

3. Metadata och beskrivning av bilder

• Filnamn: En sak man lätt glömmer är att alla mediebanker alltid läser filnamnet och gör detta sökbart. Genom att ge filerna smarta namn kan du alltså smyga in metadata automatiskt vid indexering i systemet. Konkret innebär det mindre tid och mindre handläggning i mediabanken. 

Ta fram en namngivningspolicy.
Ett exempel på namngivningens vikt är om du publicerar dina filer externt. Säg att någon ringer och vill fråga något om filen ”DSC0238.jpg” som de precis laddat ned. Vad gör du då om det finns många filer med just det namnet? Vilken bild tittar den som ringer på?

Namnge filerna tydligt och konsekvent. Ett bra filnamn innehåller till exempel en beskrivning av innehållet, datum och eventuellt projektnamn. Att styra upp namngivning av filer, handlar om att ta fram en policy eller riktlinjer för hur filer ska namnges. En bra policy undviker namnkonflikter och säkerställer unika filnamn. Två filer kan inte få samma namn.

Försök också hålla din policy så enkel som möjligt. Ju enklare, desto enklare är den att komma ihåg. 

• Metadata (EXIF/IPTC): Metadata är beskrivande data om filen. Lägg till så mycket metadata som möjligt i bilderna. Detta kan inkludera information som fotograferingsdatum, fotografens namn, plats och kamerainställningar.

• Lägg till beskrivande titlar: Beskriv vad som finns på bilden.

• Använd beskrivande nyckelord: Vilka ord skulle du använda när du beskriver bilden?

• Lägg till upphovsrättsinformation: Vem har tagit bilden?

• Lägg till licensinformation: Har bilden upphovsrätt?

Vissa mediebanker erbjuder funktioner för att validera att metadata är korrekt ifylld. Undersök om dessa funktioner är något du kan använda för att ”påminna” användare att följa katagoliserings policyn.

Återskapa inte metadata som redan finns! En fallgrop många lätt faller i är att skapa ett kategoriträd som innehåller metadata som redan finns på andra ställen i mediebanken. 
Filtyp är något som mediebanken automatiskt känner igen, och därmed något som redan kan används som sök- eller filtreringsbegrepp.
Andra sådan exempel på metadata som redan finns är bland annat:

• olika typer av datum
• namn på den som katalogiserade filen
• färgläge på bilder
• orientering på bilder (stående/liggande)

• Nyckelord och taggar: Lägg till relevanta och beskrivande nyckelord och taggar i bilderna. Använd vanliga termer som beskriver bildens innehåll och överväg att använda synonymer för att göra bilderna lättare att hitta. Använd olika filter, som datum, filtyp och annan metadata. Använd de verktyg som låter dig tagga flera bilder samtidigt och ge dem enhetliga och beskrivande namn.

• Lägg till en beskrivning: Skriv en text som beskriver bildens innehåll och hjälper till att förstå bildens sammanhang. Detta kan inkludera information om var och varför bilden togs. Kontrollera och redigera bildmetadata regelbundet så att de förblir korrekta och relevanta. Ju mer detaljerad metadata, desto bättre sökresultat får du. 

• Hantera bildversioner: När bilder redigeras för olika ändamål, håll koll på de olika bildversionerna med hjälp av mediebankens versionshantering, vilket effektiviserar lagringsbehoven och håller gamla filversioner organiserade.

Tips: Använd tydliga och konsekventa nyckelord. Bra metadata gör att bilderna blir snabbare och enklare att hitta.

4. Lagring och organisering av bilder i mediebanken

• Ladda upp bilderna: Ladda upp bilderna till mediebanken enligt den planerade mappstrukturen, kategoristrukturen och albumstrukturen. Se till att all metadata och beskrivning är inkluderad.

• Organisera mappar: Organisera mapparna logiskt och så att de är lätta att navigera. Använd undermappar vid behov, men undvik en för komplex hierarki - Inte för detaljerat. Ett vanligt fenomen är att man tänker lite för långt… Den mappstruktur man gör blir lätt för detaljerat eller rättare sagt – i för många nivåer.

Välj det alternativ som bäst motsvarar hur kunder tänker när de konsumerar era produkter eller tjänster. På så sätt kommer du inte få problem den dag bestämmer dig för att ge kunder tillgång till hela eller delar av din mediebank. 

• Länkning och korsreferenser: Om samma bild kan tillhöra flera kategorier och album, överväg att länka den till flera album eller kategorier.

Taxonomi handlar om att klassificera eller gruppera saker i ett hierarkiskt system i enlighet med gemensamma relationer eller egenskaper. Syftet med taxonomi i mediebanker är att säkerställa att filer märks på ett enhetligt sätt så att de kan hittas av andra personer, vid senare tillfällen. Filer som delar gemensamma egenskaper kan grupperas enkelt genom att kopplas till samma kategori.

Tips: Använd en struktur som är lätt att förstå även för nya användare. En för komplex struktur kan göra det svårt att hitta bilder.

5. Optimering av sökfunktioner och användarvänlighet

• Användarutbildning: Utbilda organisationens personal i att använda mediebanken effektivt. Visa hur man söker efter bilder och hur man använder nyckelord och metadata. Kommunicera konsekvent med dina team om processen du har skapat för att organisera bilderna.

• Regelbunden underhåll: Avsätt tid för regelbundet underhåll. Detta säkerställer att mediebanken förblir uppdaterad och användbar. Uppdatera och städa bildarkivet regelbundet. Ta bort onödiga bilder och se till att alla nya bilder är organiserade och välbeskrivna. Kontrollera bildtitlar, beskrivningar, taggar och annan viktig metadata regelbundet för att säkerställa att de är korrekta och aktuella.

Tips: Utnyttja mediebankens sökfunktioner till fullo och se till att de stöder olika sökkriterier.

6. Kontinuerlig förbättring

• Samla in användarfeedback: Be regelbundet om feedback från användarna av mediebanken. Detta hjälper till att identifiera problem och förbättra systemet.

• Analys och optimering: Följ hur ofta och vilka typer av sökningar som görs och använd denna information för att förbättra metadataredigeringen och mappstrukturen.

Tips: Håll arkivet levande och uppdaterat. Små förbättringar och kontinuerligt underhåll säkerställer att arkivet förblir användbart under lång tid.

7. Säkerställ innehållet

• Säkerhetskopiering: Mediebanken säkerhetskopierar automatiskt dina digitala bilder och andra filer. Du behöver inte längre oroa dig för om dina bilder är säkra eller säkerhetskopierade.

• Integrera med andra verktyg: Integrera din mediebank med andra verktyg och plattformar du använder för att uppnå optimala arbetsflöden och ökad produktivitet.

Tips: Genom att följa dessa riktlinjer blir det snabbt och enkelt att hitta bilder i mediebanken, vilket sparar tid och ansträngning för alla användare. Målet är att alla användare snabbt och enkelt ska kunna hitta de bilder de behöver.

Ett välbyggt digitalt bildarkiv underlättar organisationens dagliga verksamhet och möjliggör effektiv användning av bilder. Det viktigaste är tydlig planering, systematisk metadataredigering och användarutbildning. Håll processen flexibel så att du vid behov kan uppdatera och förbättra arkivet enligt användaresns behov.

Blev du taggad av att bygga ett bildarkiv?
Kolla in vår lätthanterliga molnbaserade MediaBank SaaS.

Om du har en omfattande samling av oklassificerade bilder i din bildbank eller ska överföra bilderna till en mediebank kan artificiell intelligens spara tid och resurser.

Kolla in hur AI assisterad sökning erbjuder en snabbfil att hitta rätta filer i mediebanken