Kun valitset digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) järjestelmää, on helppo jäädä ansaan, jossa kilpailutus (RFP) täytetään toiminnallisilla ja ei-toiminnallisilla vaatimuksilla, ja vertailtavana ovat toimittajien ominaisuuslistat ja tekniset spesifikaatiot.

Todellisuus on kuitenkin haastavampi: runsaasti ominaisuuksia sisältävä DAM ei välttämättä vastaa organisaatiosi tarpeisiin. Oikean ratkaisun tekemiseksi sinun tulee siirtää painopiste ominaisuuksista liiketoiminta-arvoon, skaalautuvuuteen ja käytännön työnkulkuihin. Näin voit onnistua.

Ota strateginen lähestymistapa DAMin valintaan

DAMin valinta ei ole pelkästään järjestelmän, jossa on eniten ominaisuuksia, valintaa – kyse on ratkaisun löytämisestä, joka vastaa liiketoimintatarpeitasi, skaalautuu organisaatiosi mukana ja varmistaa saumattoman käyttöönoton eri tiimien kesken.

DAMin tulee olla tarpeeksi joustava sopeutumaan muuttuviin vaatimuksiin, integroitumaan nykyisiin ja tuleviin järjestelmiin sekä tukemaan ainutlaatuisia prosessejasi – ei päinvastoin. Tavoitteena ei ole pelkästään hallita aineistoja tänään, vaan varmistaa, että DAM jatkaa arvon tuottamista organisaation kasvaessa ja muuttuessa.

Ajattele laajemmin kuin pelkkiä toiminnallisia ja ei-toiminnallisia vaatimuksia

Monet organisaatiot keskittyvät DAMia valitessaan vahvasti siihen, mitä järjestelmä pystyy tekemään – sen toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin vaatimuksiin – sen sijaan, kuinka hyvin sen käyttö todella palvelee heidän liiketoimintatarpeitaan. Tämä lähestymistapa johtaa usein ominaisuuksiltaan rikkaaseen DAMiin, joka kuitenkin epäonnistuu todellisissa käyttötapauksissa. Järjestelmä, joka on täynnä toimintoja, ei välttämättä integroidu saumattomasti työnkulkuihin, sopeudu organisaation kasvuun tai ole tarpeeksi käyttäjäystävällinen laajaa käyttöönottoa varten.

Priorisoi käyttäjäkokemusta ja käyttöönottoa

Vaikka DAM olisi kaikkein edistynein, se on hyödytön, jos sitä ei käytetä. Järjestelmä, joka on liian monimutkainen, epäintuitiivinen tai vaatii laajaa koulutusta, hidastaa työnkulkua sen sijaan, että parantaisi tehokkuutta. Huono käyttöönotto taas johtaa sisällön hallinnan ongelmiin, aineistojen säilyttämiseen DAMin ulkopuolella ja matalaan investoinnin tuottoon.

DAMin tulee toimia kaikille käyttäjille – markkinoijille, myyntitiimeille, tuotehallinnan ammattilaisille ja ulkoisille kumppaneille – ei vain DAM-järjestelmän ylläpitäjille. Organisaatioiden tulisi varmistaa, että järjestelmä on helppo navigoitava, tarjoaa älykkään haun ja vaatii mahdollisimman vähän koulutusta käytön aloittamiseksi.

Tarkista ainakin seuraavat kohdat 

• Onko DAM intuitiivinen kaikille käyttäjätyypeille, niin aktiivisille kuin satunnaisille käyttäjille eli omaksuvat sekä tekniset että ei-tekniset sen vaivattomasti?
• Tarjoaako se mahdollisesti tekoälypohjaisen haun, jolla aineistot löytyvät nopeasti ja niitä voidaan jakaa vaivattomasti?
• Onko olemassa roolipohjaisia käyttökokemuksia, jotka varmistavat, että jokaisella käyttäjällä on oikeat työkalut ja käyttöoikeustasot?
• Tarjoaako toimittaja edellytykset laadukkaaseen perehdytyksen, koulutuksen ja jatkuvan tuen käyttöönoton edistämiseksi?
• Onko toimittajalla pitkä dokumentoitu kokemus aineistonhallinnasta.

Suunnittele skaalautuvuus alusta alkaen

Monet organisaatiot valitsevat DAMin nykyisten tarpeidensa perusteella, vain huomatessaan myöhemmin, etteivät se pysty skaalautumaan, kun sisällön määrä kasvaa. Järjestelmä, joka toimii hyvin satojen aineistojen kanssa, voi kamppailla tuhansien kanssa, ja jos metatietorakenteet, käyttöoikeudet ja integraatiot eivät ole suunniteltu skaalautuviksi, tuleva laajentuminen voi muodostua kalliiksi haasteeksi.

Oikean DAMin valinta tarkoittaa sitä, että varmistetaan järjestelmän kyky käsitellä kasvavaa aineistojen monimutkaisuutta, globaaleja tiimejä ja kehittyviä sisältökanavia ilman suorituskykyongelmia.

DAMin tulisi olla pitkäaikainen investointi, ei pikaratkaisu.

Näitä seikkoja kannattaa pohtia

• Pystyykö DAM hallitsemaan suuria aineistokirjastoja ja kasvavaa datamäärää?
• Tukeeko se kaikkia tiedostotyyppejä, jolloin voit laajentaa perinteisten tarpeiden ulkopuolelle, kuten 3D-kuvia ja piirustuksia?
• Tarjoaako se helposti muokattavat metatietorakenteet, jotka kehittyvät liiketoimintasi kasvaessa?
• Ovatko API:t riittävän vahvat ja avoimet, jotta integraatio muihin alustoihin onnistuu helposti?
• Kuinka hyvin se suoriutuu suuremmalla aineisto- ja käyttäjämäärällä?
• Tukeeko DAM todellisia työnkulkujasi, eikä vain yleisiä aineistonhallinnan toimintoja?
• Kuinka hyvin se integroituu nykyisiin työkaluihisi.
• Mikä on todellinen tarve integroitumiselle kuten Adobe, Office, PIM-, tai CMS--järjestelmiin ja mitä se vaatii?
• Pystyykö järjestelmä mukautumaan tulevaisuuden liiketoimintatarpeisiin, kuten tiimien kasvuun tai aineistokirjastojen laajenemiseen?

Välttääksesi sudenkuopat priorisoi, kuinka hyvin DAM sopii päivittäiseen toimintaan, skaalautuu liiketoiminnan muutosten myötä ja tukee tiimien käyttöönottoa. Avain on keskittyä käytettävyyteen, työnkulkujen integraatioon ja pitkän aikavälin joustavuuteen sen sijaan, että vain rastittaisiin ominaisuuslista.

💡 Haluatko keskustella siitä, miten pilvipohjaiset MediaBank tai Collection Pro DAM-palvelu voi muuttaa liiketoimintaasi?
Ota yhteyttä tästä ja jutellaan!