Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa.
Generatiivinen tekoäly, kuten Open AI:n ChatGPT, Claude, Gemini ja muut mallit, voidaan linkittää kokoelmanhallinnan työnkulkuun useilla tavoin. Seuraavassa esimerkkejä siitä, miten tekoäly voisi auttaa museoympäristössä sekä editointityössä että loppukäyttäjien hakuprosesseissa kokoelmahallinnan puolella:
Digitalisaatio ja kommunikointi edellyttävät taidekokoelmien sisällön hallintaa.
Taideteoksia löytyy Suomessa kovin eriskummallisiin paikkoihin sijoitettuna ja kaikki taide ei ole edes luetteloituna. Taide on hankittu yleensä edustustiloihin sekä yleisten tilojen ja työhuoneiden viihtyvyyden parantamisesksi. Esim. kaupunkien taidekokoelmissa on usein jopa satoja taideteosta, jotka on sijoitettu kaupungin julkisiin tiloihin kuten terveyskeskuksiin, kouluihin, kirjastoihin, vanhainkoteihin, virastoihin ja kaupungintaloon.
Oli kyse pienten kaupunkien, kuntien, säätiöiden, julkishallinnon tai yritysten taidekokoelmista, ovat niiden hallinta usein ohjattu joidenkin yksilöiden tehtäväksi oman toimen ohella. Joukkoon mahtuu sekä niin sanottua romutaidetta että arvoteoksiakin. Eri organisaatiot käsittelevät taidekokoelmia kovin vaihtelevin työkaluin ja kokoelmien hallinta ja käytettävyys on välillä vajavaista.
