Usein tästä hankintamallista seuraa, että monet organisaatiot käyttävät mediapankkia (Digital Asset Management DAM) kaikkein yksinkertaisimmalla tavalla: aineistojen säilömispaikkana, jossa sisältöjä voi selailla visuaalisesti. Mediapankit hankitaan hyvin rajattuun tarkoitukseen, ja monet ominaisuudet jäävät silloin hyödyntämättä. Organisaatiot haluavat vain edullisen ja nopean käyttöönoton, mutta nopea toteutus saattaa johtaa heikkoon lopputulokseen.
Tyypilliset virheet mediapankin käyttöönotossa
Monet mediapankit asetetaan toimimaan pelkkänä pilvipohjaisena tiedostopalvelimena. Käyttäjät kopioivat palvelimen kansiorakenteen mediapankkiin ja etsivät tiedostoja samalla tavalla kuin ennenkin. Jos tämä on valittu lähestymistapa, miksi siis edes investoida DAM-järjestelmään?
Käytännössä mainittu ratkaisu on kuin hieman hienostuneempi versio Dropboxista tai SharePointista. Jos näihin ratkaisuihin pystyisi lisäämään työnkulku, esikatselukuvat ja hieman metatietoja, osa mediapankeista jäisi jopa tarpeettomiksi.
Haasteet mediapankkien investoinneissa
Budjetin ja rahoituksen puute, haluttomuus käyttää aikaa järjestelmän kunnolliseen rakentamiseen sekä SaaS-palveluilta odotettu välitön käyttöönotettavuus ovat kaikki vaikuttavia tekijöitä palvelun heikon käytön lopputulokseen.
Todellisuudessa ongelma ei useinkaan ole mediapankki, vaan tavassa, jolla sitä käytetään. Mediapankki ei ole pelkkä työkalu – se on strateginen valinta, jonka hyödyt näkyvät pitkällä aikavälillä.
Vision puute hankinnoissa
Vaikka organisaatioilla olisi aikomus hyödyntää mediapankin kaikkia mahdollisuuksia, suuri osa ominaisuuksista jää kuitenkin käyttämättä. Syy tähän on usein vision puutteessa.
Sisällön hallinnan asiantuntijat ymmärtävät, miten tehokas työväline mediapankki voi olla. Mutta jos et kuulu tähän asiantuntijayhteisöön, olitpa sitten IT-osastolla tai markkinointiosastolla, käsityksesi mediapankista saattaa rajoittua vain hieman SharePointia parempaan tiedostovarastoon. Tästä syystä palveluun ei investoida kunnolla, eikä resursseja varata riittävästi käyttöönottoon ja kehittämiseen.
Älä aliarvioi mediapankkia
Jos organisaatiossasi ei ole valmiiksi asiantuntemusta, älä yritä ottaa palvelua käyttöön ilman suunnitelmaa tai tukea. Muutamassa vuodessa saatat huomata moittivasi palvelua sen sopimattomuudesta tai toimittajaa huonosta käyttöönotosta. Seuraavaksi hankit toisen mediapankin ja toistat mahdollisesti samat virheet.
Suunnittele pitkällä tähtäimellä
Ennen mediapankin käyttöönottoa on tärkeää laatia tulevien vuosien visio siitä, miten palvelu tukee organisaation toimintaa. Luo tulevaisuuden visio ja suunnittele toteutus vaiheittain. Aloita pienestä, kasvata käyttöä ja laajenna sitten järjestelmän käyttöä tavoitteiden mukaisesti.
Älä kiirehdi käyttöönotossa
Mediapankin käyttöönottoon käytetty aika on investointi tulevaisuuteen. Monet organisaatiot haluavat nopean käyttöönoton, mutta nopea toteutus saattaa johtaa heikkoon lopputulokseen. Ota aikaa suunnitteluun ja toteuta järjestelmä harkiten, jotta tulos vastaa todellisia tarpeita. Tee kuvaus nykyisestä toiminnasta ja tee lista parannus toivomuksista uudelle palvelulle yhdessä käyttäjien kanssa.
Ohjelmistojen käyttöönoton haasteet
Useimmat mediapankit hankitaan hyvin rajattuun tarkoitukseen, ja monet ominaisuudet jäävät silloin hyödyntämättä. Ohjelmistotoimittajatkaan eivät aina tee hyvää työtä tehokäyttäjien kouluttamisessa, minkä vuoksi monet ominaisuudet jäävät tuntemattomiksi. Toimittajan valinta tulisi johtaa ratkaisun toteutuksen osaavan kumppanin valintaan. Oikein valittu kumppani ja mediapankki ei ainoastaan vastaa tämänhetkisiin tarpeisiin, vaan mukautuu liiketoiminnan kehittyessä. Tämä yhteistyö varmistaa järjestelmän jatkuvan arvon ja käytettävyyden.
Lue blosgistamme: Varmista yrityksesi mediapankin aktiivinen käyttö - valitse ratkaisun toteutukseen kumppani, älä pelkästään toimittajaa
Strateginen muutos – ei pelkkä työkalu
Mediapankin käyttöönotto edellyttää ajattelutavan muutosta: et ole hankkimassa pelkkää työkalua, vaan rakentamassa palvelua joka tukee organisaatiosi toimintaa jatkossa myös kokonaisvaltaisesti. Mediapankin todellinen arvo tulee esiin vasta, kun se on integroitu laajasti organisaation sisällöntuotantoon ja jakeluun.
Johdon sitouttaminen
Johdon sitouttaminen mediapankin investointiin on usein haasteellista. Mediapankki saattaa näyttää alkuun pelkältä "nice-to-have"-ratkaisulta, mutta sen arvo konkretisoituu nopeasti palvelun puuttuessa. Johdon sitouttaminen onnistuu parhaiten osoittamalla käytännön hyötyjä ja konkreettisia tuloksia ajan mittaan.
Lue blogistamme: Kun mediapankin tekninen päivitys on edessä, päivitä samalla organisaatiosi toimintatavat
Vaikka mediapankki-palvelun täyden hyödyn saavuttaminen voi viedä aikaa, sen pitkän aikavälin edut tehokkuudessa, laadussa ja tuottavuudessa tekevät siitä organisaatiolle korvaamattoman työkalun.
Tehokas mediapankki ei vain optimoi työnkulkuja, vaan varmistaa myös, että jokainen digitaalinen aineisto tukee organisaation liiketoiminnallisia tavoitteita. Jos haluat ymmärtää tarkemmin, kuinka mediapankin toimintaa voi parantaa ota yhteys ja sovi etätapaamisen asiantuntijamme kanssa tästä.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |