Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa. 

Digitaalisen aineiston määrän kasvaessa herää kuitenkin kysymys: tarvitsevatko museot ja arkistot raskaiden tiedostojen hallintaan erillistä mediapankkia (DAM - Digital Asset Management, kuvapankki, mediapankki) CMS-järjestelmän rinnalle?Mediapankilla digitaaliset kuvatiedostot saadaan helpommin järjestykseen ja hyötykäyttöön.

Tässä blogikirjoituksessa pohdimme, missä tilanteissa erillinen DAM-järjestelmä voi olla tarpeellinen ja milloin moderni CMS voi riittää kattamaan kaikki tarpeet. Tarkastelemme, samalla mitä hyötyjä ja haasteita liittyy CMS- ja DAM-järjestelmien yhteiskäyttöön. Lopuksi esittelemme, miten moderni CMS, kuten CollectionPro -alusta voi tarjota kokonaisvaltaisen ratkaisun museoiden ja arkistojen digitaalisen aineiston hallintaan."

Kokoelmanhallintasovellusten uusi rooli digitaalisen aineiston hallinnassa

Työskentelemme monien museoiden ja arkistojen kanssa, jotka käyttävät CollectionPro -tietojärjestelmäämme (CMS) järjestääkseen ja ylläpitääkseen kokoelmatietojaan. Vaikka DAM-järjestelmät ja mediapankit ovat suunniteltu suurten digitaalisten kokoelmien hallintaan, uusi moderni CollectionPro tietojärjetelmä täyttää usein laitoksen medianhallinnan tarpeet sellaisenaan ilman erillistä DAM-järjestelmän lisämonimutkaisuutta tai kustannuksia.

Perinteiset CMS kokoelmanhallintasovellukset ovat ensisijaisesti suunniteltu hallinnoimaan kokoelma- tai arkistotietoja, jotka sisältävät metatiedot, provenienssin, säilytyshistorian, sijainnin seurannan ja muut tärkeät tiedot, jotka liittyvät fyysisiin esineisiin tai dokumentteihin.

Museoilla on kasvavia haasteita raskaiden digitaalisten aineistojen hallinnassa erityisesti, kun käytössä on perinteinen kokoelmanhallintasovellus (CMS), joka ei aina tue suuria, monimuotoisia ja jatkuvasti karttuvia digitaalisia kokoelmia.

Milloin erillinen DAM-järjestelmä (media- tai kuvapankki) on toimiva CMS (kokoelmanhallinnan) rinnalla?

Seuraavissa tapauksissa DAM-järjestelmän lisääminen CMS rinnalle voi olla perusteltua:

• Tallennustilan rajallisuus ja skaalaus: Perinteiset CMS-järjestelmät eivät välttämättä tue suuria mediatiedostoja (kuten korkearesoluutioiset kuvat tai videot), ja tallennustila voi tulla nopeasti täyteen.
• Suuria määriä kokoelmaan liittymättömiä aineistoja: Jos laitos hallitsee paljon kokoelman ulkopuolista multimedia-aineistoa, kuten markkinointimateriaaleja, näyttelysuunnitelmia tai opetussisältöä, DAM tarjoaa parempia työkaluja näiden erilliseen hallintaan.
• Aineistojen löydettävyys: CMS-järjestelmät voivat rajoittaa aineistojen löydettävyyttä ja niiden yhteyksien esittämistä, erityisesti kun aineistojen määrä kasvaa.
• Kehittynyt käyttö- ja oikeuksienhallinta: Laitoksille, jotka usein lisensoivat tai jakavat digitaalista sisältöä, DAM tarjoaa kehittyneet työkalut käyttöoikeuksien, tekijänoikeuksien ja käytön seurannan hallintaan.
• Monimutkaiset mediatyönkulut: Jos useat osastot (esim. markkinointi, koulutus, kuraattorit) tarvitsevat eri mediaversioita eri käyttötarkoituksiin, DAM:issa parannettu versionhallinta ja yhteistyötyökalut voivat sujuvoittaa prosesseja.
• Korkean volyymin multimedia-tuotanto: Laitokset, jotka tuottavat paljon multimedia-aineistoa näyttelyihin tai verkkoalustoille, voivat hyötyä DAM-järjestelmän kapasiteetista hallita suuria määriä monimutkaisia digitaalisia aineistoja. 
• Käyttäjäystävällisyys: Digitaalisten aineistojen hallinta vaatii joustavampaa käyttöliittymää kun mitä CMS tarjoaa, ja tämä ei aina vastaa nykyisiä vaatimuksia. 

Organisaatioille, joilla on perinteinen kokoelmanhallintasovellus ja samalla laajat multimedia-tarpeet voi DAM-järjestelmää olla järkevää harkita. Hyödyntämällä pilvipohjaisia säilytyspalveluja CMS:n rinnalla voidaan joustavasti laajentaa tallennuskapasiteettia ja mahdollistaa suurten tiedostojen tehokas säilytys.

Huomioi kuitenkin että luottaminen sellaiseen mediapankkiin, jonka tietomallia ei ole kehitetty tai sitä ei voida muokata museoiden erityistarpeita varten, voi johtaa ajanhukkaan, viallisiin prosesseihin ja henkilöstön turhautumiseen, koska siitä puuttuu toimialakohtaisia ominaisuuksia ja toimintoja.

Mitä etuja moderni CMS tietojärjestelmä tuo sisällönhallintaan?

Nykyisen CollectionPro alustan toiminnallisuus on kehittynyt merkittävästi. CollectionPro:ssa on vahvoja DAM-järjestelmälle tyyppillisiä ominaisuuksia jolla voi tarjota kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vähentää monimutkaisuutta ja kustannuksia. Sovellus voi käsitellä laajan valikoiman digitaalisia aineistoja perusmetatietojen lisäksi, kuten korkearesoluutioisia kuvia, IIIFkuvia, videoita, 360-videoita ja äänitiedostoja, 3D-skannauksia ja digitoituja dokumentteja. Nämä aineistot ovat usein ratkaisevan tärkeitä fyysisen kokoelman tai arkistomateriaalien ymmärryksen ja tulkinnan parantamisessa.

Esimerkiksi korkealaatuiset kuvat tai 3D-skannaukset voivat tarjota digitaalisen pääsyn esineisiin, jotka ovat hauraita tai joita ei ole helppo asettaa esille. Video-, 360video- ja äänitallenteet voivat tallentaa suullisia kertomuksia, luentoja tai näyttelyiden tallenteita, mikä tarjoaa kontekstia tai rikastuttaa vierailijan kokemusta. Digitoidut dokumentit, kuten kirjeet, käsikirjoitukset tai harvinaiset julkaisut, voidaan linkittää suoraan niiden fyysisiin vastineisiin, jolloin tutkijat ja yleisö voivat käyttää näitä resursseja digitaalisesti ilman alkuperäisten käsittelyä.

Modernin CMS kokoelmanhallinnan vaatimukset DAM-ominaisuuksien suhteen

Tehokkaan CMS-järjestelmän tulisi pystyä suorittamaan monia DAM-järjestelmälle tyypillisiä toimintoja, jolloin erillistä järjestelmää ei välttämättä tarvita. Modernin CMS keskeisiä ominaisuuksia tulisi olla:

• Digitaalisen median (kuvat, videot, äänitiedostot, dokumentit) tallentaminen ja linkittäminen tietokannan mihin tahansa tietueeseen.
• Digitaalisten aineistojen metatietojen hallinta, mukaan lukien tunnisteet, kuvaukset, tiedostomuodot ja resoluutiotiedot.
• Haku- ja noutotoiminnot digitaalisten aineistojen sekä niihin liittyvien kokoelmatietojen nopeaan löytämiseen.
• Automaattinen tiedostomuuntaminen standarditiedostojen luomiseksi vanhoista ja vanhentuneista lähdeformaateista (esim. Windows Media Player -videoista MPEG4-muotoon).
• Pikkukuvien luominen digitaalisen median eri koko- ja resoluutioversioiden tarjoamiseksi.
• Käyttöoikeuksien hallinta, joka rajoittaa pääsyä arkaluonteisiin tai lisensoituihin mediakansioihin.
• Tekoälyä, kuten ChatGPT kaltaiset palvelut, voidaan linkittää kokoelmanhallintaan auttaamaan editoreita luokittelussa ja parantamaan loppukäyttäjien sisällön löydettävyyttä.

Lue tästä: Näin teköäly voisi tehostaa ja helpottaa kokoelmanhallintasovellusten käyttöä.

Muita etuja yhdistetystä sovelluksesta:

Parannettu saavutettavuus ja organisaation tehokkuus
Yhdistetty sovellus toimii keskitettynä säilytyspaikkana kaikille fyysisille ja digitaalisille aineistoille, mikä yksinkertaistaa niiden käyttöä ja hallintaa. Metatietojen yhdenmukainen soveltaminen kaikkiin aineistoihin parantaa löydettävyyttä ja luokittelua, tehden järjestelmästä tehokkaamman ja käyttäjäystävällisemmän.

Markkinointi ja yleisöyhteys
Fyysisten ja digitaalisten kokoelmatarinoiden integrointi mahdollistaa tehokkaan tarinankerronnan ja näyttelysuunnittelun. Digitaalisten aineistojen hyödyntäminen markkinoinnissa parantaa laitoksen verkkonäkyvyyttä ja ulottuvuutta, edistäen suurempaa yleisön osallistumista.

Parannettu tutkimus, julkaisu ja yleisön kanssa kommunikointi
Yhdistetty järjestelmä tukee esineiden yksityiskohtaisia tietoja ja digitaalisia edustuksia, mikä on olennaista tutkimus- ja koulutustarkoituksissa. Se myös mahdollistaa digitaalisten kokoelmien julkaisun verkossa, lisäten laitoksen aineistojen näkyvyyttä ja edistäen yleisön huomioimista.

Vähemmän ylläpitoa ja kevyempi kustannusrakenne

Luottamalla yhteen, yhtenäiseen CollectionPro järjestelmään—jossa sovellus hallitsee sekä kokoelmatietoja että niihin liittyvää digitaalista mediaa—museot ja arkistot voivat yksinkertaistaa työnkulkujaan. Tämä lähestymistapa sujuvoittaa päivittäistä toimintaa, jolloin henkilökunnan on helpompi käyttää ja päivittää sekä objektin metatietoja että digitaalisia aineistoja yhdessä alustassa ja mahdollistaa laitosten kohdentaa enemmän resursseja ydintehtäväänsä, tehden siitä kestävän ja budjettiystävällisen strategian. 

Kun vältetään tietojen siirrot erilliselle DAM-järjestelmälle vähentää tämä myös kahden erillisen järjestelmän ylläpidosta ja koordinoinnista aiheutuvia kustannuksia, mikä voi johtaa päällekkäisiin töihin, hajanaisiin tietoihin tai tehottomuuksiin.

Useimmissa tapauksissa museot ja arkistot ovat huomanneet, että hyvin varustettu CMS, kuten CollectionPro:lla voi hallita sekä kokoelmia että digitaalisia aineistoja tehokkaasti ilman DAM-järjestelmää. CollectionPro:ssa on vahvoja DAM-tyyppisiä ominaisuuksia jolla voi tarjota kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vähentää monimutkaisuutta ja kustannuksia.

Käyttäjäystävällisyyttä voidaan parantaa siten että sovelluksen käyttäjälle tarjotaan helpompi käyttöliittymä kun käyttö on pääasiassa digitaalista aineistonhallintaa ja kokonaisvaltaiseen kokoelmanhallintaan  tarjotaan sille dedikoitua käyttöliittymää.

Erillistä DAM-järjestelmää ei tarvita modernin uuden CollectionPro:n rinnalla.

Väitän, että jos instituution digitaaliset aineistot liittyvät pääasiassa sen kokoelmiin tai arkistoihin, nykyaikainen moderni CMS, jossa on yllä mainitut ominaisuudet, voi tehokkaasti hallita sekä fyysisiä että digitaalisia tietueita ja digitaalisia aineistoja.

Tällaisissa tapauksissa DAM-järjestelmän lisääminen voi tuoda tarpeetonta monimutkaisuutta, vaatia lisähallintaa ja mahdollisesti johtaa korkeampiin kustannuksiin tuomatta merkittäviä lisäetuja. Tämä pätee erityisesti, jos laitos ei käsittele suurta määrää kokoelmiin liittymättömiä digitaalisia aineistoja, kuten markkinointimateriaaleja tai näyttelysisältöä.

Arvioimalla digitaalisen aineiston hallinnan tarpeensa huolellisesti museot ja arkistot voivat määrittää, täyttääkö pelkkä CMS niiden tarpeet vai toisiko DAM-järjestelmä merkittävää lisäarvoa toimintaan. 

CollectionPro

CollectionPro on moderni ja edistyksellinen kokoelmanhallintaratkaisu joka tarjoaa paljon enemmän kuin pelkkä perinteinen kokoelmanhallintasovellus. Kyseessä on uuden sukupolven tiedonhallintaa. Tietoalustalla hallitset sisällöt, kokoelmat, mediatiedostot ja dokumentit, jaat ja arkistoit sisältösi turvallisesti ja ketterästi.

CollectionPro on ihanteellinen digitaalisen aineiston työnkulkujen ja kokoelmien luomiseen ja hallintaan. Tehosta museosi toimintaa hyödyntämällä vankkoja, tuotteen sisäisiä työnkulkuja CollectionPro:ssa tai rakentamalla ja mukauttamalla omasi. CMS- ja DAM-järjestelmän yhdistäminen yhdeksi alustaksi ei ole ainoastaan strateginen päätös operatiivisen tehokkuuden kannalta, vaan myös taloudellisesti järkevä valinta.

Tutustu CollectionPro sovellukseen tästä tai pyydä esittely