Nykypäivän digitaalisessa maailmassa organisaatiot luottavat digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) ratkaisuihin helpottaakseen sisällön tallennusta, hakua ja jakelua. Näiden sovellusten luvataan tuovan tehokkuutta, yhtenäisyyttä ja hallintaa suuren digitaalisen aineiston käsittelyyn. Kuitenkin monien DAM-mediapankkien alkuinnostus hiipuu ajan myötä, eikä palvelu tuota toivottuja tuloksia.
Miksi näin käy?
Yleinen syy on siinä että kehitetään helposti toimintamalli joka perustuu, liian monimutkaiseen tapaan täyttää tiedoston kuvaustietoja. Muita syitä ovat puuttuva sisäinen markkinointi sekä jatkuvan sisällön ylläpidon puute. Keskitytään siis liikaa aikaa teknisiin ratkaisuihin, unohtaen usein järjestelmän käyttäjien huomioiminen.
Metadatan syöttö on tehty liian monimutkaiseksi käyttää.
Tämä virhe syntyy yllättävän helposti. Kuvittele, että aloitat uuden DAM-palvelun (mediapankki) rakentamisen. Päätät, mitä metatietoja haluat tallentaa. Alat listata kaikkea, mitä tiedostosta voisi kertoa, esimerkiksi:
- Luontitiedot (päivämäärä, tekijä, sijainti, laite)
- Sisällön yksityiskohdat (otsikko, aihe, teema, henkilöt, aihealueet)
- Konteksti (kampanja, projekti, lähde)
- Liittyvät tiedostot (liittyvät aineistot, sisältö)
- Aineiston ominaisuudet (koko, formaatti, resoluutio)
- Käyttö (tekijänoikeudet, sallitut käyttötavat)
Ennen kuin huomaatkaan, lista on pitkä – mutta kaikki tuntuu tärkeältä, joten päätät tehdä monista kentistä jopa pakollisia. Ne on täytettävä, ennen kuin tiedostoja voi käyttää.
Kun palvelu otetaan käyttöön ja aineistoja aletaan ladata, alkaa käsittelyt kasaantua. Kaikkien näiden metatietojen lisääminen vie runsaasti aikaa. Ja mikä pahempaa, ne eivät välttämättä ole käyttäjien kannalta hyödyllisimpiä.
Kokeile sen sijaan tätä:
Tee pitkä lista mahdollisista metatietokentistä, kuten yllä.
Tunnista ne henkilöt, jotka edustavat DAM-järjestelmän eri käyttäjäryhmiä.
Tee lyhyet haastattelut jokaisen kanssa ja kysy:
- Mitä etsit, kun haet aineistoa?
- Kun löydät aineiston, mitä tietoja tarvitset sen käyttämiseen?
- Yhdistä heidän vastauksensa ja etsi yhteisiä teemoja ja kaavoja.
- Yhdistä tärkeimmät käyttäjätarpeet metatietokenttien listaasi.
- Tee näistä pakollisia kenttiä.
- Testaa järjestelmää todellisten aineistojen ja käyttäjien kanssa ennen täyttä käyttöönottoa.
Tämä lähestymistapa
- Yksinkertaistaa pakollisia kenttiä
- Helpottaa aineistojen syöttöä ja tagaysta
- Vähentää riskiä työn ruuhkautumiselle
- Parantaa käyttäjien tuloksia
Markkinoi mediapankkia organisaatiossa
Valitettavasti yhtiön mediapankki-palveluja markkinoidaan harvemmin riittävästi organisaatioissa. Moni ei tiedosta että mediapankki on heille luotu palvelu. Palvelun ideana on useimmiten aineistojen löytäminen ns itse-palvelumallilla, siis että käyttäjä ensin itse oivaltaa ja tiedostaa löytävänsä oikeita sisältöjä organisaation mediapankista. Mediapankki palvelusta on siis pidettävä ääntä ja viestittää organisaatiossa.
Ylläpidon laiminlyönti: Yleinen sudenkuoppa
DAM-palvelun käyttöönotto on usein tärkeä tehtävä, joka vaatii huolellista suunnittelua, investointeja ja monien osastojen yhteistyötä. Kun palvelu on saatu toimintaan, monet ajattelevat, että suurin työ on tehty. Tämä on myös iso virhe.
Ylläpito ei tarkoita vain sitä, että palvelu toimii, vaan se tarkoittaa jatkuvaa optimointia, säännöllisiä päivityksiä ja järjestelmän mukauttamista yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Ilman asianmukaista ylläpitoa DAM-palvelu voi ajan myötä muuttua digitaaliseksi kaatopaikaksi, joka on täynnä vanhentunutta, huonosti järjestettyä ja väärin merkittyä aineistoa. Tämä johtaa tehottomuuteen, käyttäjien turhautumiseen ja siihen, ettei investoinnista saada odotettua tuottoa.
Tekninen vs. käyttäjälähtöinen lähestymistapa: Tasapainon löytäminen
DAM-palvelun pitkäaikaisen menestyksen saavuttamiseksi on tärkeää löytää tasapaino teknisten ja inhimillisten tekijöiden välillä. Tämä tarkoittaa sekä ylläpitoon panostamista että sitä, että palvelu kehittyy organisaation tarpeiden mukana. On myös yhtä tärkeää varmistaa, että käyttäjät omaksuvat järjestelmän, saavat koulutusta ja jatkuvaa tukea.
Hyvin ylläpidetyn DAM-palvelun tulisi olla enemmän kuin vain digitaalinen varasto. Sen tulisi olla elävä osa organisaatiota, joka kasvaa ja mukautuu ajan myötä. Tämä vaatii proaktiivista ylläpitotapaa, johon kuuluu säännölliset auditoinnit, päivitykset ja optimoinnit. Lisäksi on tärkeää sitoutua käyttäjien osallistamiseen, jotta järjestelmä pysyy helppokäyttöisenä ja yhteensopivana työnkulun kanssa.
Kuinka Communication Pro voi auttaa
Communication Pro ymmärtää digitaalisten aineistojen hallinnan monimutkaisuuden. Tarjoamme palveluita, jotka auttavat saamaan enemmän irti nykyisistä DAM-ratkaisuista. Emme tarjoa vain teknistä tukea, vaan otamme kokonaisvaltaisen lähestymistavan, joka huomioi organisaation ja sen ihmisten ainutlaatuiset tarpeet.
Meidän johtama sisältöjen hallinta- ja logistiikkapalvelumme varmistaa, että DAM-palvelusi on hyvin järjestetty ja optimoitu suorituskyvyn kannalta. Tämä takaa sen, että arvokkaat aineistosi ovat järjestelmällisesti tallennettuja, luokiteltuja ja helposti saatavilla, mikä vähentää aikaa tiedostojen etsimiseen ja lisää tuottavuutta.
Anna meidän auttaa muuttamaan DAM-palvelusi staattisesta varastosta dynaamiseksi resurssiksi, jotta organisaatiosi voisi menestyä paremmin. Varmistamme, että DAM-palvelu tuottaa tarvittavat tulokset – nyt ja tulevaisuudessa.
Sisällön tehokas hallinta on olennaista. Siksi Mediapankki, tai Digital Asset Management (DAM) -sovellus, on tärkeä! Mediapankki auttaa järjestämään, tallentamaan ja löytämään digitaalisia aineistoja vaivattomasti, jolloin tiimit voivat keskittyä luovuuteen ja tuottavuuteen.
Jos et ole vielä tutustunut DAM-järjestelmään, nyt on sen aika! Se voi olla jokaisen organisaation työnkulun ja toiminnan kannalta todellinen "Game Changer". Meillä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää digitaalisesta aineistonhallinnasta palvelussamme. Käy tutustumassa palveluihimme tästä.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |
