Tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti, ja sen hallinta vaatii yhä älykkäämpiä ratkaisuja. Organisaatiot tarvitsevat mediapankkiratkaisun, joka ei ainoastaan hallitse aineistoa, vaan myös optimoi sisällön käyttöä. Digitaalisen aineistonhallinta (DAM) on enemmän kuin pelkkä tallennusratkaisu. DAM erottuu muista alustoista kyvyllään hallita ja hyödyntää sekä sisältöä että metadataa, ohjata yksilöitä ja tiimejä, ja toimia perustana työnkuluille, yhteistyölle ja integraatiolle.

Vuonna 2014 digitaalisen aineiston hallinnan (DAM) alalla vaikuttaneet ammattilaiset kehittivät 10 keskeistä ominaisuutta, jotka määrittelevät mediapankin ja DAM-sovellusten vaadittavat standardit ja välttämättömät toiminnallisuudet. DAM-sovelluksen ja mediapankin tehokkuus perustuu sen kykyyn järjestää digitaaliset aineistot tavalla, joka vastaa internetin parhaiden resurssien tarjoamaa helppoutta ja tehokkuutta.

Liian usein DAM-termiä on käytetty kuvaamaan järjestelmiä, jotka tarjoavat vain osittaisen toiminnallisuuden, mikä voi johtaa sekaannukseen ja vääriin käsityksiin DAM-järjestelmää hankittaessa.

Usein vääristymä voi vaikuttaa kielteisesti virallisesti DAM:iksi luokiteltuihin ohjelmistotoimittajiin sekä myös loppuasiakkaisiin, jotka olettivat hankkivansa DAM-mediapankin toiminnallisuuksia mutta saavat ratkaisun joka ei ole täysin kykenevä ominaisuuksiltaan vaan sisältää vain rajoitetun joukon DAM-toiminnallisuutta.

Tämän seurauksena organisaatiot voivat päätyä investoimaan järjestelmään, joka ei täytä kaikkia heidän vaatimuksiaan tai edes ymmärtämään täysin, mitä ovat ostamassa. Tämä voi johtaa lisäkustannuksiin myöhemmin, kun puuttuvat ominaisuudet on saatava käyttöön tai kun järjestelmästä puuttuu kriittinen toiminnallisuus, joka on välttämätön organisaation aineistonhallinnan tarpeisiin.

Tutustu Communication Pro:n tarjoamiin palveluihin tästä

Seuraavat standardoidut 10 DAM-core ominaisuudet tulisi sisältyä DAM-mediapankeissa:

1. Sisäänluku: DAM-järjestelmät lukevat sisään metatietoja ja erilaisia tiedostoja, kuten kuvia, dokumentteja ja audiovisuaalisia tiedostoja, joko yksittäin tai erissä. Ne mahdollistavat näiden aineistojen ja niiden metatietojen käsittelyn.

2. Turvaaminen: DAM-järjestelmät suojaavat aineistoja ja metatietoja väärinkäytöltä tai ennenaikaiselta julkaisemiselta. Turvatoimenpiteet kattavat pääsynhallinnan ja käyttäjäroolien määrittelyn digitaalisen aineiston suojaamiseksi.

3. Säilyttäminen: DAM-järjestelmät säilyttävät aineistoja sekä niiden metatietoja. Ne tukevat useita tiedostomuotoja ja mahdollistavat metatietokenttien mukauttamisen.

4. Muuntaminen: DAM-järjestelmät muuntavat aineistoja sisäänluennan yhteydessä uusiin muotoihin, esimerkiksi pikkukuviin tai välitystiedostoihin, jotka säilytetään osana alkuperäistä tiedostoa.

5. Rikastaminen: DAM-järjestelmät lisäävät arvoa aineistoihin laajentamalla niiden metatietoja ja keräämällä tietoja aineiston käytöstä sen elinkaaren aikana.

6. Yhdistäminen: DAM-järjestelmät hallitsevat aineistojen välisiä suhteita, kuten alkuperäisen aineiston ja sen versioiden tai johdannaisten välillä. Versionhallinta on keskeinen osa DAM-järjestelmää.

7. Käsittely: DAM-järjestelmät tarjoavat rakenteellisen prosessin aineistojen hallintaan, luomiseen ja tarkasteluun työnkulkutyökalujen avulla. DAM mahdollistaa hajautetun työvoiman yhteistyön keskitetyssä järjestelmässä.

8. Haut: DAM-järjestelmät mahdollistavat aineistojen haut ja löytämisen metatiedon, kokoelmien, työnkulkujen ja pääsynhallintatyökalujen avulla. DAM parantaa sisällön löydettävyyttä ja hyödyntämistä.

9. Esikatselu: DAM-järjestelmien esikatselutoiminto mahdollistaa erityyppisten tiedostojen tarkastelun lataamatta niitä. Tämä vähentää etsimiseen kuluvaa aikaa.

10. Tuottaminen/julkaiseminen: DAM-järjestelmät mahdollistavat aineistojen tuottamisen ja julkaisemisen sisäisesti ja ulkoisesti integraatioiden ja omien työkalujen avulla. DAM-järjestelmät tarjoavat keinoja digitaalisen aineiston tehokkaaseen hallintaan. Kokoelmia, tiedostoja voidaan jakaa, linkittää tai muutoin levittää sovelluksen ulkopuolelle.

DAM-alustalla aineistonhallinnan kaaoksesta tehokkaaseen toimintaan

Monet yritykset taistelevat sisältökaaoksen kanssa ymmärtämättä, että on olemassa parempi tapa! Mediapankki tai hienosti kutsuttuna Digital Asset Management (DAM) on yritystyökalu, jonka avulla yrityksen työntekijät voivat järjestää ja toimittaa sisältöä tarvitseville osapuolille ja asiakkaillesi oikeaan aikaan. 

Communication Pro ei ainoastaan tarjoa kattavaa ratkaisua mediahallinnan ja tiedostojenhallinnan haasteisiin, vaan myös mahdollistaa organisaatiolle merkittävät kustannussäästöt sen eri yksiköille yhdessä ja erikseen. Modernilla tiedonhallintasovelluksella on helppo toteuttaa mediatiedostojen hallintaa yhtä lailla kun informaation hallintaa. Communication Pro:lla on tarvittava kokemus tarjota teille sopiva ratkaisu ja yhdistää palvelu turvallisesti ja tehokkaasti muihin sovelluksiin.

Investoimalla laadukkaaseen DAM-ratkaisuun alusta alkaen voitte välttää monet myöhemmät haasteet ja keskittyä organisaationne ydintoimintoihin.

Tutustu SaaS-pohjaiseen MediaBank ratkaisuumme tästä

Tutustu räätälöitäviin datamalleihin perustuvaan Collection Pro tietojärjestelmään tästä