Kaupunkien ja kuntien, erityisesti niiden kulttuurilaitosten, viestintäosastojen, rakennusvalvonnan ja hallinnon haasteena on usein tehokkaan ja kustannustehokkaan sisällönhallintaratkaisun löytäminen. Monet kaupungit kamppailevat erillisten järjestelmien kaaoksen kanssa, jossa kokoelmanhallinta, mediahallinta ja tiedostojenhallinta toimivat erillisinä kokonaisuuksina. Tämän seurauksena resurssit, aika ja raha hajaantuvat, mikä johtaa tehottomuuteen ja ylimääräisiin kustannuksiin.
Museot voivat esitellä näyttelyjään ja museotaan virtuaalisesti monin eri tavoin, ainakin mikäli he ovat ottaneet mediapankin käyttöön hallitsemaan mediatiedostojaan.
Alla 6 esimerkkiä:
Kun DAM-ohjelmistosovellus sijaitsee sitä käyttävän organisaation fyysisessä tiloissa kutsutaan sitä nimikkeellä ”On-premise DAM”.
Perinteisesti on-premise-tekniikka oli DAM (digitaalisten aineistonhallintajärjestelmien) ja muiden ohjelmistojen suosima malli vielä runsaat 10 vuotta sitten, mutta on menettänyt jalansijaa viime vuosina pilvipohjaisten DAM-ratkaisujen suosion kasvaessa. Pilvipalvelussa tiedot, sovellukset ja laitteistot sijaitsevat etänä ja tarjotaan asiakkaille Internetin kautta.
Pilvipohjaisilla DAM:eilla on nykypäivänä etuja paikallisesti asennettujen DAM:eihin verrattuna, mutta argumentteja löytyy myös paikallisen sovellukseen asentamisen puolesta. Erityisesti suuremmat organisaatiot, joissa löytyy ammattitaitoisia IT-tiimiä, tiedostavat, että paikalliset DAM-järjestelmät antavat heille enemmän hallintaa ja joustavuutta sisällöilleen. Tässä blogissa arvioidaan paikallisen DAM-ratkaisun käytön hyödyt mutta myös rajoitteet.
Copyright: kuva EMMA-museo verkkosivu
Viestintä- ja markkinointitoimenpiteet vaativat museon työntekijöiltä ketterää sisällönhallintaa ja museossa käytetään lisäksi yhä enemmän pelkästään viestintään tarkoitettua aineistoa. Museot haluavat olla vahvasti läsnä digitalisoidussa maailmassa.
Museon digitaaliset etäpalvelut antavat mahdollisuuden tutustua museon näyttelyyn interaktiivisesti. Tarjoamalla kokoelmat, arkistot, virtuaaliset näyttelyt aina käyttäjien ulottuville, museot kääntävätkin tilanteet päälaelleen - Jos et pääse museoon, museo tulee luoksesi.
Digitalisaatio ja kommunikointi edellyttävät taidekokoelmien sisällön hallintaa.
Taideteoksia löytyy Suomessa kovin eriskummallisiin paikkoihin sijoitettuna ja kaikki taide ei ole edes luetteloituna. Taide on hankittu yleensä edustustiloihin sekä yleisten tilojen ja työhuoneiden viihtyvyyden parantamisesksi. Esim. kaupunkien taidekokoelmissa on usein jopa satoja taideteosta, jotka on sijoitettu kaupungin julkisiin tiloihin kuten terveyskeskuksiin, kouluihin, kirjastoihin, vanhainkoteihin, virastoihin ja kaupungintaloon.
Oli kyse pienten kaupunkien, kuntien, säätiöiden, julkishallinnon tai yritysten taidekokoelmista, ovat niiden hallinta usein ohjattu joidenkin yksilöiden tehtäväksi oman toimen ohella. Joukkoon mahtuu sekä niin sanottua romutaidetta että arvoteoksiakin. Eri organisaatiot käsittelevät taidekokoelmia kovin vaihtelevin työkaluin ja kokoelmien hallinta ja käytettävyys on välillä vajavaista.
