Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa.
Generatiivinen tekoäly, kuten Open AI:n ChatGPT, Claude, Gemini ja muut mallit, voidaan linkittää kokoelmanhallinnan työnkulkuun useilla tavoin. Seuraavassa esimerkkejä siitä, miten tekoäly voisi auttaa museoiden kokoelmahallintaa sekä editointityössä että loppukäyttäjien hakuprosesseissa:
Kaupunkien ja kuntien, erityisesti niiden kulttuurilaitosten, viestintäosastojen, rakennusvalvonnan ja hallinnon haasteena on usein tehokkaan ja kustannustehokkaan sisällönhallintaratkaisun löytäminen. Monet kaupungit kamppailevat erillisten järjestelmien kaaoksen kanssa, jossa kokoelmanhallinta, mediahallinta ja tiedostojenhallinta toimivat erillisinä kokonaisuuksina. Tämän seurauksena resurssit, aika ja raha hajaantuvat, mikä johtaa tehottomuuteen ja ylimääräisiin kustannuksiin.
Museot voivat esitellä näyttelyjään ja museotaan virtuaalisesti monin eri tavoin, ainakin mikäli he ovat ottaneet mediapankin käyttöön hallitsemaan mediatiedostojaan.
Alla 6 esimerkkiä:
Kun DAM-ohjelmistosovellus sijaitsee sitä käyttävän organisaation fyysisessä tiloissa kutsutaan sitä nimikkeellä ”On-premise DAM”.
Perinteisesti on-premise-tekniikka oli DAM (digitaalisten aineistonhallintajärjestelmien) ja muiden ohjelmistojen suosima malli vielä runsaat 10 vuotta sitten, mutta on menettänyt jalansijaa viime vuosina pilvipohjaisten DAM-ratkaisujen suosion kasvaessa. Pilvipalvelussa tiedot, sovellukset ja laitteistot sijaitsevat etänä ja tarjotaan asiakkaille Internetin kautta.
Pilvipohjaisilla DAM:eilla on nykypäivänä etuja paikallisesti asennettujen DAM:eihin verrattuna, mutta argumentteja löytyy myös paikallisen sovellukseen asentamisen puolesta. Erityisesti suuremmat organisaatiot, joissa löytyy ammattitaitoisia IT-tiimiä, tiedostavat, että paikalliset DAM-järjestelmät antavat heille enemmän hallintaa ja joustavuutta sisällöilleen. Tässä blogissa arvioidaan paikallisen DAM-ratkaisun käytön hyödyt mutta myös rajoitteet.