DAM-mediapankkien teknologioiden tuomien uusien työnkulkujen valintaan ei aina panosteta yrityksissä riittävästi eikä siinä siksi aina organisaatioissa onnistuta.
Syynä tähän voi olla niinkin yksinkertainen asia kun että organisaatiossa ei ole päätetty siitä, miten oikeasti menetellään visuaalisten tiedostojen kanssa. Keskeinen haaste on lähes poikkeuksetta vaikeus valita sopiva ratkaisu ja tämän jälkeen työnkulkujen muutosten jalkauttaminen organisaatiossa, muun muassa osaamiseksi, prosesseiksi, työnkuluiksi. Usein organisaatioiden valintaprosessit ja valinnan perusteet vaihtelevat kovinkin paljon.
Alla tyypillisiä tilanteita jonka perusteella organisaatioissa tehdään heikkoja mediapankki valintoja.
Valitessasi DAM-mediapankkia (DAM Digital Asset Management) on tärkeää huomioida useita tekijöitä, jotka vaikuttavat järjestelmän tehokkuuteen ja käyttöikään organisaatiossasi. Alla löydät eri tilanteita ja tapoja ajautua yksisuuntaisiin valintatilanteisiin, jotka yrityksen kannalta eivät johda optimaalisen sovelluksen hankintaan. DAM-järjestelmän valinnassa kannattaa tehdä tietoon perustuvia ja pitkäkestoisia päätöksiä.
1. Menet konferenssiin jossa myyjä osoittautuu ilmeisen mukavaksi ja tehokkaaksi ja tulet kotiin DAM sovelluksen tilaus taskussasi, joka ensivilkaisulla vaikutti täydelliseltä. Ennen mitään päätöksen tekoa, varmista kuitenkin, että pyydät ja vertailet esimerkkejä, jotka todistavat tuotteen sopivuuden juuri teidän tarpeisiinne.
2. Valitset halvimman järjestelmän, jolloin saat mitä tilaat. Halvin vaihtoehto saattaa houkutella kustannustehokkuudellaan, mutta onko se pitkällä tähtäimellä järkevää?
3. Valitset järjestelmän parhaalla käyttöliittymällä (se oli todella siisti demossa), mutta se voi arjessa olla käyttäjälle haastava kaikkine ominaisuuksineen tai puutteineen.
4. Sovellus on tämän vuoden suosituin Forrester/Gartner mukaan (dokumentoidusti turvallinen veto). Vaikka järjestelmä olisi arvostettu alalla, se ei automaattisesti tarkoita, että se olisi paras teidän organisaatiollenne.
5. Valitset järjestelmän, jota kollega suosittelee (usein kuitenkin ilmenee, että organisaatiosi käyttötapaukset ovat täysin erilaisia kuin heidän). Tarkista erityistarpeenne ja miten sovellus vastaisi niihin.
6. Järjestelmä valitaan IT:n toimesta (ilman DAM-järjestelmää käyttävien ihmisten osallistamista). Jos IT-osasto valitsee järjestelmän ilman käyttäjien osallistumista, voi lopputulos olla käytännössä hankala ja käyttö ei vastaa sisällön käyttäjien tarpeita.
7. Järjestelmä valitaan ilman IT-yksikköä (valinta josta joudut varmasti maksamaan myöhemmin). Joskus DAM-järjestelmä valitaan ilman IT:n osallistumista, mikä voi myöhemmin aiheuttaa teknisiä päänvaivoja. Varmista, että IT-osasto on mukana alusta alkaen, jotta tekninen tuki ja integraatiot sujuvat ongelmitta.
8. Valitset mediapankin vain nykyisten tarpeiden perusteella, etkä ajatellut tulevaisuuden tarpeita tai pitkän aikavälin suunnitelmaa! (Sovelluksen käyttö kasvaa liian nopeasti ja prosessi pitää aloittaa alusta.) Arvioi, kuinka helposti järjestelmä skaalautuu ja miten voidaan lisätä uusia toimintoja tai integraatioita tulevaisuudessa.
9. Maksat asiantuntijakonsultille, joka auttaa välttämään kaikki pahimmat virheet, mutta sitten organisaatio jättää konsultin neuvot huomiotta ja päädyttään kuitenkin tekemään samat virheet. Kehitä prosessi, jossa asiantuntijan suositukset dokumentoidaan ja niitä seurataan projektin edetessä.
10. Valitset toimittajan, joka tarjoaa nopean ja kaikille sopivan helpon käyttöönoton mediapankille (ns. valmispaketin). Valmiit pakettiratkaisut eivät todennäköisesti täytä kaikkia vaatimuksia johtuen kunkin organisaation ainutlaatuisista ja monimutkaisuuksista digitaalisen aineiston käyttötarpeista.
Kun valitset DAM-mediapankkia, sinun on siis otettava huomioon monet asiat:
Vinkkien avulla voit lähestyä DAM-järjestelmän valintaa informoituneesti ja varmistaa, että lopputulos palvelee organisaatiosi tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Panostamalla alusta alkaen kattavaan selvitystyöhön ja kaikkien sidosryhmien kuulemiseen, voit minimoida riskejä ja maksimoida investoinnin tuoton.
Kuuntelemalla käytännön näkökohtia mediapankin aloitteen suunnittelussa, mukaan lukien vaatimusten luonteen ymmärtäminen ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä osoittautuu määrittelyssä keskeiseksi. Tähän kuuluu metatietokenttien huolellinen suunnittelu, oikeuksien, lupien ja käyttömekanismien hallinnan selkeyttäminen, selvittäminen kuka vastaa DAM:in omistajuudesta sekä harkitseminen mitä integraatioita ja kolmannen osapuolen työkaluja organisaatiosi saattaa tarvita rakentaakseen arvokkaimman, tehokkaimman ja toimivimman digitaalisen aineistonhallinnan ekosysteemin.
Käy läpi ainakin seuraavat kohdat valintaprosessissa:
- käyttäjät, jotka käyttävät valittua työkalua ja mitkä heidän tarpeensa ovat.
- tietoturva- ja muut IT-organisaatiosi huolenaiheet.
- integrointiominaisuudet, jotka ovat saatavilla heti valmiina muuhun tekniikkapinoon liittyvien laajennusten kautta
- API:t, jotka voidaan integroida, kun laajennuksia ei ole olemassa
- valittujen ja valitsemiesi myyjien maine ja osaaminen
- toiminnallisuus tänään jo saatavilla verrattuna nykyiseen tuotesuunnitelmaan
- päivitettävyys, mitä se vaatii ja kuinka usein se on tehtävä
- käytettävyys ja luotettavuus
- koulutus- ja perehdytysvaatimukset
- SaaS vs. on-premise
On parempi panostaa etukäteen selvitystyöhön ja kaikkien sidosryhmien kuulemiseen onnistuneen toteutuksen varmistamiseksi, muuten huonoista valinnoista joutuu useimmiten maksamaan sekä rahassa että tuotantotehokkuuden puutteesta. Automatisoimalla toistuvia tai työvoimavaltaisia tehtäviä on muuttunut yhä houkuttelevammaksi ajan ja rahan säästämiseksi nykyisillä venytetyillä budjeteilla.
Communication Pro tarjoaa yli 25 vuoden kokemuksella mediapankki ratkaisuja
Olemme vuosien varrella sisällyttäneet valikoimaamme alan parhaita työkaluja eri toimijoilta voidaksemme toteuttaa asiakkaillemme parhaan mahdollisen ratkaisun.
Teemme yhteistyöprojekteja alan parhaiden konsulttien ja yritysten kanssa hyödyntäen kansainvälisiä verkostojamme. Toimivan yhteistyön ansiosta olemme onnistuneesti vieneet läpi kaikenkokoisia projekteja niin suomalaisille kuin kansanvälisillekin asiakkaille.
Tiimimme huolehtii asiakasprojektin onnistumisesta. Tehokkaiden ja helppokäyttöisten järjestelmien ja palveluiden lisäksi olemme kehittäneet käyttöönoton erilaisten asiakastarpeiden ja -kohteiden määrittelyyn, suunnitteluun ja toteutuksiin.
Tutustu palveluumme tästä:
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |
