Onko organisaation sisällön hallinnan ongelmat nyt ja tulevaisuudessa ratkaistu koska viimeisten vuosien aikana on vihdoin hankittu DAM-mediapankki? Mediapankissa on hienosti kuratoitu joukko aineistoja, sisältäen vankat metatiedot, luokittelut ja kuvaustiedot, joten työntekijöiden ei periaatteessa tarvitse huolehtia muusta kun sisällön ajankohtaisuudesta? No ehkä ei kuitenkaan!

Totuus on, että liiketoiminta ympärillämme muuttuu, joskus hyvinkin nopeasti, ja DAM-mediapankkisovellukset sekä niiden prosesseja on silloin mukautettava, jotta pysytään mukana kehityksessä. 

Oman mediapankin muokattavuus voi tulla haasteeksi

Organisaatioissa ilmaantuu aina uusia sisältöongelmia tai kipukohtia, kuten "kuinka hallitsemme kaikkia näitä nyt luomiamme videoita?" DAM on sikäli hämmästyttävä työkalu, että se voi auttaa kaikenlaisissa erilaisissa ongelmissa ja kiehtovaa DAM:ssa on, että yleensä sen käyttö laajenee jatkuvasti.

Samalla kun tekniikka DAM-sovelluksissa kehittyy jatkuvasti, osa yrityksistä pysyvät nykyisissä sovelluksissa, koska nykyinen kokoonpano sopii heidän tarpeisiinsa - tai he keskittyvät muihin digitaalisen muutoksen prioriteetteihin. Joskus on perusteltua pitää kahta erilaista mediapankkia, kun käyttöä halutaan kohdistaa työnkulullisesti mahdollisimman toimivaksi molemmissa käyttösoveluksessa.

Mutta mikäli DAM-sovellus estää yritystä saavuttamasta keskeisiä tavoitteita, koska käytetään liian vanhaa ja tehotonta tekniikkaa ja mahdollisesti muuntumatonta työkalua, on aika tutustua laajempiin ominaisuuksiin.

Mitä mediapankilla halutaan tehdä?

Monikanavainen sisältö voi olla olennainen osa yrityksen strategiaa, mutta täysin soveltumaton toiselle. Ensiksi on siis kysyttävä: tarvitseeko yrityksesi kokonaisvaltaista uusinta DAM-teknologiaa ja hyötyykö organisaatio todellakin siitä, vai riittääkö kevyempi mediapankki, tai miksei jopa osastokohtaiset eri mediapankit?

Lue blogistamme: Toimiva monikanavainen sisällön hallinta edellyttää sitä tukevaa datamallia mediapankissa

Organisaation nykyinen mediapankin käyttötaso

Perustaso:
Digitaalisen aineistonhallinnan sovelluksen rooli on tavallisesti organisaatiossa tuotettujen kuvien ja videoiden ja jossain tapauksissa  esitysten keskitetty hallinnointi. Kun yrityksellä on perinteinen mediapankki, löytävät käyttäjät aineistot palvelusta ja voivat jakaa sisältöä tarvitseville. 

Mediapankkia käytetään kaiken organisaation digitaalisen omaisuuden keskustietovarastona, mikä tekee tiedostojen tallentamisesta, etsimisestä, jakamisesta ja käyttämisestä paljon helpompaa. Perus-mediapankin integraatiot muihin järjestelmiin ovat kuitenkin vähäiset. Osa mediapankeista tarjoavat saavutettavia käyttöliittymiä, mutta harvoin DAM-toimittaja tarjoaa saavutettavuutta kokonaisuutena.

Käytännössä prosessi hallinnoitujen kuvien osalta toimii näissä DAM-järjestelmissä siten, että kuva ladataan DAM:ista omalle koneelle ja kuvaa hyödynnetään uudelleen vaikkapa somepostaukseen. Perus mediapankit tarjoavat erinomaiset kyvykkyydet kuvien metadatan ja käyttöoikeuksien hallintaan. Käyttäjillä on tapana löytää tiedostonsa, ladata ne ja siirtää ne manuaalisesti muihin ohjelmistoihin. 

Dropbox tyyliset kuvien jakelusovellukset eivät tarjoa mediapankkien tyypillisiä ratkaisuja sisällön löytämisen ja hallinnoinnin osalta ja siksi Dropbox ratkaisut toimivat paremmin kun ovat integroituna johonkin mediapankkiratkaisuun. Tämän kaltaisia ratkaisuja on tarjolla, josta alla esimerkkikuva yhdestä tavasta ratkaista löydettävyys integroinnin avulla. 

Brändinhallinta: 
Mediapankit tarjoavat brändättyjä mediaportaaleja, jossa kuvat, videot, ja asiakirjat tarjotaan saataviksi yhdessä tai useammassa mediaportaalissa eri käyttäjille, kuten lehdistölle, jälleenmyyjille, toimittajille ja/tai omalle henkilöstölle. Hyväksyttyjen brändisisältöjen uusin versio on helposti löydettävissä aina kun käyttäjät niitä tarvitsevat? Myös online brändiohjeistus on osa mediapankkien ominaisuuksien tarjontaa.

Brändi-mediapankeista (BAM) onnistuu lisäksi julkaisujen ja dynaamisten bannereiden koostaminen. Helppokäyttöisillä graafisilla suunnittelumalleilla, sekä printti- että digitaaliseen muotoon tehdyillä, yhtiö voi varmistaa, että organisaatio ylläpitää aina korkeaa standardia viestinnässään. Online suunnittelumalleilla ja mediaportaaleilla helpotetaan julkaisujen tekemistä.

Videoiden konvertointi, striimaus ja segmentointi ovat tyypillisesti tarpeita nykypäivän mediapankin käyttäjillä. Saavutettavuuteen mukautettu mediapankki tarjoaa WCAG-videosoittimen, tekstieditorin, automaattisen tekstityksen toiminnot ja osa tarjoaa jopa live-lähetyksiä. Tekoälyavusteisia ratkaisuja ja työnkulkuja on tulossa moniin eri DAM-toiminnallisuuksiin lähivuosina.

Kuvitus: Jarrod Ingras

Integroitu mediapankki:
Nykyään monet uudet mediapankit ovat integroituina muihin ohjelmistoihin työnkulkujen virtaviivaistamiseksi ja joidenkin prosessien puoliautomatisoimiseksi. Näin mahdollistetaan käyttäjälle kyky etsiä, tallentaa ja käyttää DAM-sisältöä yrityksen käyttämistä suunnitteluohjelmistosta tai CMS sisällönhallintajärjestelmästä. Verkkopalvelut voivat noutaa kuvat ja videot DAM:ista suoraan käyttöliittymään ilman, että kuvia kierrätetään oman työpöydän kautta sisällönhallinnan järjestelmään. Kuva päätyy verkkopalveluun vain, jos se on DAM:issa.

Headless mediapankki:
Jotkut yritykset käyttävät ns. päätöntä DAM:ia eli "headless DAM" osana sisällönjakeluverkkoa (CDN). Tämä mahdollistaa digitaalisen aineiston hyödyntämistä API-rajapinnan kautta tehokkaasti suoraan verkkosivustoille tai kulissien takana oleviin sovelluksiin eikä siirto vaadi omaa DAM-käyttöliittymää. Kuten monet kypsät DAM sovellukset, tämä parantaa nopeutta ja tehokkuutta vähentämällä manuaalista puuttumista sisällön luomisen ja kulutuksen välillä.

Lue blogistamme: Etsitkö tehokkaampaa sisällön hallintaa ja toimivampaa digitaalista toimitusketjua?

DAM-mediapankkien tekninen rakenne

Mitä siis vaaditaan tekniikalta, jotta DAM mediapankki pysyy synkronoituna ympärillämme kehittyvän liiketoiminnan ja tarvittavien sovellusten kanssa? Entä miten sovelluksella olisi "valmius" myös tuleviin olosuhteisiin, sen sijaan että joudutaan reagoimaan jälkijunassa vasta kun muutos on jo tapahtunut. 

Millaiseen teknologiaan kannattaa turvautua mediapankki ratkaisuissa, jotta muokattavuus ja skaalautuvuus säilyy jatkossa? Jos mahdollista, nyt kannattaa valita teknologia siten, että toiminnan muuttuessa DAM palvelun tekninen rakenne ei vaadi sovellusten päivittämistä. Uusimpien viimeisimmän sukupolven DAM mediapankki-sovellusten teknisistä ominaisuuksista alla kuusi teknistä huomiota.

Nykyaikainen DAM mediapankki tulee parhaimmassa tapauksessa perustua uusimpiin teknologiapilareihin: 

1. "Uusimpiin teknologia rakenteisiin", kuten Docker- ja Kubernetes- teknologia, jotta sovelluksia voidaan tietoturvallisesti käyttöönottaa hyödyntää ja siirtää riippumattomasti eri infrarakenteissa aina natiivipilvestä, hostattuna sekä myös on-premise installaatioista .
2. "Joustavaan inegroitavuuteen" eli perustua API-rajapinta ensin rakenteeseen erilaisten  integraatioden, käyttöliittymien ja sovelluksien hyödyntämiselle ns. headless DAM:ina.
3. "Olio/objekti keskeisiin tietomalleihin" sisältöjen tehokkaaseen ristiin hallintaan, 
4. "Metatietojen tehokas hyödyntäminen" (tietoa tiedosta) ja sisällön taksonomia (hierarkkinen luokittelu) metadatamallina 
5. "Tekoälyn ja automaation hyödyntäminen" luokittelussa ja jakelussa
6. "Kanavariippumaton sisältö" Osalla organisaatioita on kehittymässä tarve muuttaa koko sisällöntuotantoketju kanavariippumattomaksi, eli tallentaa aineisto kerran, julkaista kaikkialle, eli rakentaa uusi digitaalisen sisällön toimitusketju.

Ja mitähän tämä kaikki tarkoittaa mediapankin ero käyttötasoille?

Missä mediapankkien tulee sijaita? 
Pilvessä, hostattuna tai omalla palvelimella? 

Monet isot toimijat vannoutuvat natiivipilvipohjaisiin rakenteisiin, mutta siinä on vain osa mahdollisista soveltamisvaihtoehdoista. Mediapankin tekninen rakenne ratkaisee sen, mihin ja miten mediapankki sijoitetaan. Alla esimerkkejä eri ratkaisuista.

Natiivipilvi ja rajapinta ensin. Integroitu monikanavainen pilvipalvelu, rajapinta ensin rakenne, palvelu tarjotaan vain pilvestä.
Esimerkkinä Sharedien 

Pilvi. Natiivipilveen tai hostaukseen rakennettu mediapankkisovellus erillisillä integraatioilla ja laajennetuilla markkinointiviestinnän toiminnallisuuksilla.
Esimerkkinä Papirfly ja Pickit.

Rajapinta ensin joustavilla Docker- ja Kubernetes teknologioilla sopimaan sekä pilveen, hostaukseen että "on-premise" paikalliselle palvelimelle asennettavaksi aivan asiakkaan toiveiden mukaan.  
Esimerkkinä 4ALL PORTAL, MediaBank ja CollectionPro

Toimivat integroinnit toteutetaan "rajapinta ensin periaatteella"

Mikä ohjelmistotoimittaja ei väitä omaavansa maailman parhaita integraatioita kertomalla kaikille, kuinka "sujuva" ja "saumaton" heidän ratkaisunsa on "yhdistämällä yhdellä napsautuksella" uuteen sovellukseen?! Mutta onko näin?

API-rajapinta ensin on edelleen useasti vain väite, joita monet perinteiset DAM toimittajat sisällyttävät markkinointi- ja myyntiesitteissään, vaikka heidän rajapinnan toteutukset sellaisenaan olisivat toiminnoiltaan rajalliset, eivätkä tarjoa riittävää toiminnallisuutta tai läpinäkyvyyttä käytännön tarpeisiin, etenkin jos tavoitteenna on headless-DAM ratkaisu.

Kuvitus: Theresa Regli

Uutta DAM:ia tulisi mielellään ajatella integraatiomahdollisuuksilla. Tiedämme, että sisältöteknologia on keskeinen osa ns. teknistä markkinointiohjelmistonippua. Monikanavaiset sisällön alustat ovat yleistymässä ja moni perinteinen toimittaja haluaisi laajentaa toiminta-aluettaan "myyttisinä asiakaskokemusalustoina" mahdollistamalla ydinsisältöä jatkuvasti kasvaville asiakkaiden sitouttamiskanaville.

Muut tekniset ominaisuudet liittyvät tietokantojen datamallin rakenteisiin ja niiden ominaisuuksiin sekä sisällön toimitusketjun vaatimuksiin:

Lue blogistamme: Etsitkö tehokkaampaa sisällön hallintaa ja toimivampaa digitaalista toimitusketjua?

DAM mediapankki on työnkulun prosessi

Kun mediapankki on hankittu, kyseessä ei ole mikään käyttöönottoprojekti, se on jatkuva prosessi, siis digitaalisen aineiston hallintaa. Siksi on tärkeää tehdä vuotuinen kuntotarkastus DAM:illesi. Ymmärtää, mikä toimii ja mikä ei, jotta palvelua voi parantaa ja iteroida. Mediapankin käyttö on jatkuva prosessi, eikä sisällön valvontavastuu tai ympäristön teknisten vaatimuksien kirjo lopu koskaan.

Jos toisaalta uusia DAM järjestelmiä ei hyödynnetä tehokkaasti, ei ole väliä kuinka teknisesti kehittyneitä ne ovat, koska tyydyttävää käyttöhyötyä ei saavuteta. Yrityksen DAM sovellusten käyttöönotoissa on epärealistista odottaa organisaation muuttavan työskentelytapoja helposti mukautuakseen DAM mediapankin rajoituksiin. Sen sijaan itse DAM alustalla olisi oltava tarvittava joustavuus mukautuakseen käyttäjien tarpeisiin.

Mediapankissa kyse on monista manuaalisista työnkulun prosesseista, joita organisaatiossa tehdään päivittäin. Mediapankilla tehdään kaikista näistä työnkulun prosesseista digitaalisia ja automatisoituja, olipa kyseessä sitten sisältöjen ja tiedostojen etsiminen, luominen tai niiden toimittaminen asiakkaille tehokkaalla tavalla. 

Luomalla sääntöjä aineiston sisällön tallennukselle ja käytölle, voivat organisaation käyttäjät rauhassa luottaa sovelluksen tarjoamiin aineistoihin "totuuden ainoana lähteenä”. Pohjimmiltaan se on niin yksinkertaista.

Miten moderni mediapankki auttaa sisällönhallinnassa?

Haluatko tietää lisää siitä, mitä moderni DAM on ja miten mediapankki voi auttaa yhteisöjä saavuttamaan liiketoimintatavoitteet ja kyetä tarjoamaan "Sisältöä sormiesi ulottuville"? Missiomme on auttaa yrityksiä, työntekijöitä, tiimejä ja brändejä työskentelemään tehokkaammin ja auttaa käyttäjää löytämään parempi tapa tehdä asioita oikean teknologian avulla!

Tiedämme, että merkittävin vaikutus käyttäjiin tehdään tarjoamalla käyttökokemuksia, jotka tuottavat aitoa hyötyä digitaalisia aineistoja työssään käyttäville. Tarjoamme tavallista, ihmisläheistä mediapankkipalvelua, jossa käyttäjän tarpeet ovat etusijalla.