Oikeat kuvavalinnat PowerPoint esityksissä tukevat yrityksen brändiä paremmin

3. toukokuuta 2018

Brändin ajama ajankohtainen viesti ja työntekijöiden itsensä tekemät PowerPoint esitysten viestit ovat joskus ristiriidassa toistensa kanssa. Usein nähdään edelleen monessa PowerPoint esityksessä vanhoja kuvia ja logoja, kuvia ilman tekijänoikeuksia ja PowerPointit ovat usein lisäksi aivan järkyttävän kokoisia.

Integroimalla kuvapankki PowerPointiin saavutetaan yhtenäisempi viesti​​​ ja helpotetaan tekijöiden arkea

Paras ratkaisu yrityksen brändin ja työntekijöiden esitysten laadun kannalta on integroida yrityksen käyttämä mediapankkisovellus kuvineen, luokituksineen ja hakuominaisuuksineen suoraan PowerPoint käyttöliittymään. Näin voidaan tarjota yrityksen kaikille käyttäjälle hallitut mediapankkipalvelut yhdestä tutusta käyttöliittymästä.

Katso video PowerPoint-integraation käytöstä.

Käytettävä kuva on mediapankissa aina jo tarkistettu ja hyväksytty ennakkoon esityksiä varten, ja ovat lisäksi aina ajan tasalla puhumattakaan siitä että sopivat kuvat ovat löydettävissä nopeasti. Ei enää noloja vanhoja kuvia, logoja tai ei julkista materiaalia.

Kuvia voi hakea ja selata PowerPoint käyttöliittymästä ja liittää oikeankokoinen kuva suoraan esitykseen. Kuva on siis aina heti automaattisesti oikeankokoinen ja kuvaa voi PowerPointissa edelleen rajata omien mieltymysten mukaisesti. Työ ei vaadi mitään erikoistietoa ja riski sisällön virheille on saatu minimoitua.

Haasteena käyttäjille liian monet sovellukset

Äskettäisessä tutkimuksessa todettiin, että keskimääräinen tietotyöntekijä haalii itselleen kovin kirjavaa tiedostojoukkoa kovalevylleen ilman perusteltua syytä. Tilanne  korostuu kun työntekijä rakentaa esimerkiksi PowerPoint esityksensä omalla materiaalillaan, joka ei välttämättä tue yrityksen brändiä.

Kuvamateriaalia PowerPoint esityksiin haetaan yhtiöön hallitsemattomasti eri kanavia pitkin, myös omien henkilökohtaisten kanavien kautta. Vaikka yrityksissä on toimiva  mediapankki, jonka arkistosta voisi ladata juuri oikeankokoisen kuvan PowerPoint esityksiin, eivät käyttäjät useinkaan lataa muuta kun originaalitiedostoja. He eivät osaa tai vaivaudu tekemään lataukset yleisten ohjeiden mukaan.  Näiden isojen kuvien liittämisen seurauksena rakennetaan PowerPoint esitys aivan liian raskaaksi. Lisäksi käyttäjät säilyttävät kopion originaalista omalla kovalevyllään varmuuden vuoksi. Vastaavat tilanteet esiintyvät myös some-maailmassa.

Lataa some kuvakoot muistilista

Ratkaisu tähän ongelmaan olisi toki sellainen, että koulutetaan kaikkia käyttäjiä siihen, miten kuvat tulee ladata, rajata ja liittää Powerpointteihin. Tämä vaan ei ole niin helppoa, koska ihmiset eivät luovu tavoistaan ilman merkittävää hyötyä. Hyvät ja tarkat rajaustyökalut ja automaattiset tiedoston muutokset helpottavat toki jos ovat käytettävisssä.

Brändiä tukeva kuvamateriaali valitaan selektiivisesti

Edellä mainitut vaihtelevat työnkulun skenaariot johtavat yhtiön kannalta helposti “väärien tiedostojen ja sisältöjen” käyttöön väärässä paikassa ja väärässä tilanteessa. Brändin kannalta parempi olisi jos käyttäjälle ei tarjota muuta kun valvottuja ja hyväksyttyjä aineistoja omasta mediapankista. 

PowerPointin käyttöliittymällä, joka on yhdistetty brändinhallinnan mediapankkiin, on helpompi hallita kaikki käytettävä aineisto eri markkinoinnin alueilla. Jokainen yritys haluaa aktiivisesti viestittää ja tuoda brändiä sekä omia teemojaan esille hyvällä sisällöllä, mieluiten kaikissa kanavissa, siis myös työntekijöiden PowerPointeissa, mikä vaatii toimiakseen valikoituja laadukkaita brändiaineistoja, joita päivitetään jatkuvasti ajan tasalle.

Yhtenäinen aineisto auttaa käyttäjiä ymmärtämään yhteisön viestiä

Yhtenäisellä aineistolla aikaansaadaan tilanne, jossa brändin markkinointi ei ole enää joukko irrallisia kampanjoita ja esityksiä, vaan markkinointiponnitusten tuotanto on jatkuva toimintatapa, joka hallitaan parhaiten yhtenevällä aineistolla.

Valvottu ja hallittu brändimateriaali helpottaa tekemisen työnkulkua tilanteissa kun tilanteissa, olipa kyseessä sähköpostimarkkinointi, websivuston ylläpito, PowerPoint esityksen teko tai miksei Word-dokumentin elävöittäminen kuvilla.

Kontrolloitu brändinhallintaprosessi tekee organisaatiostasi tiimin

Kun organisaatiolla on yhteinen markkinoinnin ja myynnin keskitetty aineistopankki aletaan ymmärtää sisältöjen ja kanavien toimivuutta, joka innostaa tekemään asioita paremmin ja paremmin.

Parhaimmillaan se yhtenäistää markkinoinnin ja myynnin viestit ja aineistot tuoden esille sen, että brändin kannalta on turha tehdä henkilötasolla ja siiloissa omat esitykset epäyhtenäisillä, mahdollisesti jopa vahingoittavilla tai julkaisukriittisillä materiaaleilla.

Kiireen tuntu ja turhautuminen vähenee

Parhaimmillaan tekemisestä häviää kiireen tuntu koska ei ole enää epäselvää, mitä kuvia saa käyttää esityksiin ja miten se liitetään esitykseen. Tekeminen nopeutuu ja selkiintyy. Se kannustaa, motivoi ja nostaa toiminnan tasoa.

Lue tästä miksi eri some-kuvakoot ovat tarpeelliset.

Brändi on yrityksen sielu ja se lähtee yrityksestä sekä jokaisesta siellä työskentelevistä työntekijöistä. Yrityksen toiminnassa brändin aineistonhallintasovellus on osa kokonaisuutta ja toimii ennen kaikkea tiedon tuottajana ja jakajana myös integroituna olemassa oleviin sovelluksiin, kuten PowerPoint.

Lue tästä miten logo liitetään sähköpostiin oikein.

Communication Pro tarjoaa brändin aineistonhallintaa

Tutustu Communication Pro:n tarjoamaan keskitettyyn tapaan hallita brändiaineistoja, suunnitella ja toteuttaa kaikenlaisia kampanjoita. MediaBank-sovellukset tarjoavat periaatteessa kaikkea sitä, mitä brändin markkinoinnissa halutaan tänä päivänä tehdä.

 

 

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com