Oletko kuullut kollegojesi tai yhteistyökumppaneidesi puhuvan DAM:sta? Ei, he eivät manaile kiirettä tai epäonnistunutta työtehtävää, vaan kyseessä on lyhenne sanoista Digital Asset Management. Suomeksi termi tunnetaan digitaalisena aineistonhallintana, ja se tarkoittaa yrityksen tapaa hallita digitaalista omaisuuttaan.

Mitä kaikkea DAM pitää sisällään?

Digitaalinen aineistonhallinta on laaja käsite, joka pitää sisällään kaikki digitaalisten tiedostojen käsittelyyn sisältyvät toiminnot ja päätökset. DAM:iin sisältyy tiedostojen hankinta, tallentaminen, indeksointi, kategoriointi, jakelu, julkaiseminen ja niin edelleen. Digitaalisen aineistohallinnan sovellusta kutsutaan useimmiten mediapankiksi.

Mitä on digitaalinen aineisto?

Digitaalista aineistoa voivat olla niin kuvat, esitteet, videot ja manuaalit kuin muukin digitaalisessa muodossa oleva sisältö. Englanninkielinen termi Digital Asset kuvaa ehkä paremmin sitä, että tällainen aineisto on yrityksesi digitaalista omaisuutta. Oikein ja tehokkaasti käytettynä digitaaliset aineistot ovat todellinen etu ja voimavara organisaatiosi toiminnalle.

Mikä on DAM-järjestelmä?

Vaikka digitaalista aineistonhallintaa on toki myös tiedostojen pyörittely eri verkkolevyillä ja yksittäisten henkilöiden omilla tietokoneilla, on aineistonhallinta sujuvampi hoitaa siihen suunnitellun DAM-järjestelmän avulla. DAM-järjestelmä on ohjelmistosovellus, joka helpottaa digitaalisten tiedostojen hallintaa. Esimerkiksi kuvapankki on DAM-järjestelmä.

DAM-järjestelmän toteuttamiseen on monia eri ratkaisuja. Se voi toimia organisaation omalla palvelimella niin sanottuna onsite-ohjelmistosovelluksena tai ulkopuolisella pilvipalvelimella SaaS (Software as a Service) -mallin mukaisesti.

Useimmiten DAM-järjestelmä toimii oman käyttöliittymänsä kautta, mutta ratkaisun laajuutta voi säädellä organisaation tarpeen mukaan. Laajimmillaan järjestelmä voi toimia koko organisaation keskitettynä tiedostojenhallintaratkaisuna, jonka kautta muut käytössä olevat sovellukset hakevat tietonsa. Integroimalla DAM-järjestelmä esimerkiksi tuotetiedon- tai sisällönhallintajärjestelmään saa digitaaliset aineistot tuotua helposti saataville kaikkialle missä niitä tarvitaan, yhdestä keskitetystä sijainnista.

Miksi panostaa DAM:iin?

Organisaatiosi digitaalinen omaisuus on tehokkaasti hyödynnettynä valtava kilpailuetu. Digitaalisen aineiston avulla markkinoidaan yritystä ja sen tuotteita, kerrotaan yrityksen historiasta ja tulevaisuudesta, luodaan brändiä ja yrityskuvaa, ohjeistetaan sisäisesti, viestitään sidosryhmien kanssa ja paljon muuta. Alasta ja työtehtävästä riippumatta lähes jokainen meistä on työssään päivittäin tekemisissä digitaalisten aineistojen kanssa.

Juuri siksi aineistojen tehokas hallinta on niin tärkeää. Jos työpäivästä iso osa kuluu oikeiden kuvien tai muiden tiedostojen haeskeluun, jäävät tärkeämmät työtehtävät tekemättä. Jos ajantasaiset manuaalit ja käyttöohjeet eivät ole ajallaan oikeiden henkilöiden saatavilla, voi se pahimmillaan johtaa isoihinkin ongelmiin ja viivästyksiin työnkuluissa.

Tyypillisiä asiakkaidemme kohtaamia haasteita digitaalisessa aineistonhallinnassa ovat esimerkiksi:

• Kuvien ja muiden aineistojen etsimiseen kuluu liikaa aikaa
• Kuvia käytetään ilman asianmukaisia käyttöoikeuksia, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia
• Kuvia ja tiedostoja joudutaan tuottamaan uudestaan, koska ne häviävät tai niiden sijaintia ei tiedetä
• Materiaalin jakelu sidosryhmille on aikaavievää
• On haastavaa tarjota yhteistyökumppaneille kattava kokonaiskuva tarjolla olevasta aineistosta, jos aineistoja on tallennettu moneen eri sovellukseen

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, saattaisi teidänkin organisaatiossanne olla tarve DAM-järjestelmälle.

MediaBank – Luotettava kotimainen pilvipalvelu digitaalisen aineiston hallintaan

CommunicationPro on digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntija jo yli 20 vuoden kokemuksella. MediaBank-aineistonhallintaratkaisullamme hallitset digitaaliset materiaalisi yhdestä keskitetystä sijainnista, laitteesta ja paikasta riippumatta.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja tutustu, miten mediapankki voi palvella organisaatioanne. Voit varata ajan ilmaista keskusteluaikaa tai online-tuote-esittelyä varten yhdelle asiantuntijoistamme verkkosivumme kalenterista tästä linkistä.

Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteyttä, niin kerromme mieluusti lisää aineistopankin toiminnasta ja käyttöönotosta. Voit myös lukea lisää MediaBankista sivuiltamme.