Miksi työntekijänne ei käytä mediapankkinne sisältöjä?

keskiviikko 5. tammikuuta 2022


Office 365 on yritysten toimistoissa ja etäkäytössä jo arkipäivää.  Digitalisaatio on tyypillisesti lisännyt työn tehokkuutta ja tiedonkulkua, suurella osalla myös luovuuden mahdollisuuksia työssä, mutta vaan ei kaikille.
Digitaalisaatio luo myös haastavia käyttötilanteita. Onko teillä käytössä perinteinen mediapankki yhtiön sivuilla jonka sisältöjen käyttö on kuitenkin vain harvojen käsissä?

Miten meidän kannattaa muuttaa työtapojamme, kun kuvien ja visuaalisten tiedostojen käyttö mediapankkien kautta ei olekaan kaikille itsestään selvää eikä riittävän helppoa. Käytännössä ei ehkä etsitä ja ei ainakaan löydetä käyttökelpoisia kuvia eikä niitä silloin hyödynnetä esim. yhtiön omien PowerPoint esitysten tekemisessä.

Liian moni digivälineitä käyttävistä työntekijöistä kokee käyttötapahaasteita. Tämä tarkoittaa, että heillä ei ole kykyä, motivaatiota ja mahdollisuutta käyttää digitaalisia sovelluksia, välineitä ja palveluja työssään taitavasti ja monipuolisesti.

Moni kokee digiosaamisen puutteiden mukanaan tuomia haasteita johtuen kiihtyvästä digikehityksestä, ja muille hyvin osaaville, digityö taas näyttäytyy keskeytysten sävyttämänä ja kuormittavana.

Mitä tulee tehdä, että saatte mediapankista hyödyn irti?

Mediapankki on jokseenkin perinteinen, mutta välillä myös tehoton toimintamalli, etenkin jos sen sisältöjä ei aktiivisesti käytetä! Yhtiön mediapankki-palveluja harvemmin markkinoidaan riittävästi organisaatioissa. Palvelun ideana on useimmiten aineistojen löytäminen ns itse-palvelumallilla.

Sovellus perustuu siihen, että käyttäjä ensin oivaltaa ja tiedostaa löytävänsä oikeita sisältöjä mediapankin kotisivuilta, joutuu ehkä kirjautumaan palveluun kotisivuilta tai intranetista ja tämän jälkeen osaa etsiä ja ladata sisältöä koneelleen. Siirtyminen kotisivuille, mediapankkisivustolle tai sovelluksesta toiseen on jo sellaisenaan turhauttava välivaihe ja hidaste tavalliselle käyttäjälle kun vielä tiedostot pitää ladata omalle työpöydälle.

Entäs jos sama sisältö löytyisikin omasta Word tai Powerpoint käyttöliittymästä, josta sisältöä voi käyttää lataamatta aineisto ensin omalle koneelle? Myös muissa Office 365:n sovelluksissa samaa mediapankki-ominaisuutta voi hyödyntää käyttöliittymän sisällä.

Jotta mediapankin aineistoista saadaan hyötyä, tulee mediapankin käyttöä jalkauttaa organisaatiossa siten, että pääsy aineistoihin olisi mahdollisimman helppoa kaikille osapuolille ja aineistoja voidaan käyttää jo käytössä olevilla Office 365 sovelluksilla.



Pickit app-in on materiaalipankki Office 365:ssä

Pickit ei ole mikä tahansa materiaalipankki tai trendikkäämmin sanottuna Content Hub, vaan on  Office 365 app-in sovellus, jonka avulla voit käyttää aikaasi mahdollisimman tehokkaasti Microsoft 365 työympäristössä, jossa luovuutesi saa lisävoimaa.

Pickit palvelu on tarkoitettu kaikille, jotka käyttävät tai tulevat käyttämään työssään M365 / Office 365 -ympäristöä ja sen sovelluksia. 

Pickit soveltuu erityisesti kaikille niille, jotka suunnittelevat uusien toimintatapojen käyttöönottoa omassa organisaatiossaan. Teet siis enemmän Office 365 sovelluksilla, hyödyntämällä Pickit for Office 365 pilvipalvelu-sovellusta huippuluokan tietoturvalla!

 


Pilvipalvelun kätevyys ja hyödyllisyys tulee esiin kun pääset helposti tekemään tavallisia toimenpiteitä Office 365 -ympäristössä. Ottamalla Pickit Office 365:ssä haltuun ja käyttöön on toimintojen tekeminen jo paljon helpompaa. Omia "entisiä" perustoimintojakin kuten lataamista,  tallentamista, jakamista jne. pitää vähän miettiä uudelleen. Organisaation työntekijät pääsevät eroon epävarmuudesta aineistojen oikeuksista ja käytöstä.

Tutustu Pickitin mahdollisuuksiin tästä

Luo Pickitin ja Microsoft 365 -sovellusten avulla toimiva hybridityö-ympäristö

Hybridityö vaatii organisaation IT-ympäristöltä paljon luovia ja moderneja ratkaisuita. 
Kun yhä useammat yritykset ottavat käyttöön joustavan, hybridityöpaikkamallin, joka palvelee työntekijöitä sekä etänä että toimistossa, tehokkaan ja tuloksellisen työskentelyn työkalut ovat ratkaisevan tärkeitä asioiden hoidossa.

Aika- ja paikkariippumattomuus

Microsoft 365:n ja Pickitin käytön suurimmista hyödyistä on sen mahdollistama aika- ja paikkariippumaton työskentely. Pilvipohjaiset sovellukset tuovat ihmiset, keskustelut ja tiedostot helposti laitteelle kun laitteelle luettavaksi ja muokattavaksi. Koska sovellukset ovat pilvessä, ne ovat aina ajan tasalla.

Pickit auttaa hallinnoimaan yhtiön kuvamateriaaleja joita voi käyttää verkkokokouksissa. Voit lähettää viestejä ryhmissä tai tiimeissä, jakaa tiedostoja ja hauskoja animaatioita tiimille sekä jakamaan ja hallitsemaan kuvat ja muita visuaalisia tiedostoja.

Tutustu Pickitin Brändinhallintaan blogistamme tästä linkistä.

Helpompaa yhteistyötä Pickitilla myös dokumenteilla

Moni kokee haasteelliseksi esitysten ja kuvien löytämisen ja liittämisen Teams ja Sharepoint sovelluksissa. SharePoint on organisaation intranet ja tiedostojen tallennuspaikka.

Office 365 ja Pickitin saa liitettyä myös dokumentinhallintaan liittyviä sovelluksia kuten Sharepoint tai Dropbox! Pickitillä voit siis antaa pääsyn visuaalisten tiedostojen lisäksi myös yrityksesi asiakirjoihin, esim. Sharepointissa tai Dropboxissa ja näin tehostaa hybridityötä.

Kun olet muodostanut yhteyden Sharepoint- tai Dropbox Business -tiliisi suoraan Pickit-alustalta, voit helposti tuoda, hallita ja jakaa asiakirjojasi muiden mediatiedostojesi ohella, jotta voit tarkastella kaikkia asiaankuuluvia resurssejasi yhdessä paikassa.

SharePointin avulla tiedostoja on helppoa ja tietoturvallista jakaa suoraan pilvestä, mikä helpottaa esimerkiksi yhteistyötä kolmansien osapuolten kanssa.

Pickit auttaa myös näiden sovellusten hallinassa, kun tiedostot synkronoidaan suoraan Sharepointiin. Pickit tuottavuustyökalut helpottavat Teams ja SharePoint Online tiedostojen ja kuvien työstämistä ja tekee työn tekemisestä tiimin kesken helppoa.

Teams on hybridityöskentelyssä keskeinen työkalu

Onko organisaatiossasi otettu käyttöön Teams-sovellus tiimiviestintään ja tiedostojen hallintaan? Teamsin avulla organisaatio selkeyttää sisäistä viestintäänsä, parantaa tiimityötään ja tehostaa toimintaansa. Teams voi toimia käyttäjälle olennaisten sovellusten yhteen kokoavana työpöytänä js kokoaa ihmiset ja työn yhteen.

Pickit, Microsoft 365:n SharePoint ja Teams luovat yhdessä kokonaisuuden, jonka avulla tiedostonhallinta, sisäinen viestintä, kuvienhallinta  ja yhteiset työskentelytavat toimivat arjessa ongelmitta. Kun Pickitillä löydät ja jaat kuvatiedostot tehokkaasti, on hybridityönkulun edellytykset heti käytössäsi.

Pickit Transfer raskaiden tiedostojen siirtoon

Oletko joutunut siirtämään raskaita tiedostoja ulkoisten palveluiden kautta, kuten WeTransfer tai Dropbox? Nyt voi tehdä saman suoraan omasta Pickit ja Microsoft 365 ympäristössä etkä joudu erikseen kirjautumaan sisään ja vaihtamaan sovellusta. 

Uudet Pickitin tuomat mahdollisuudet tiedostojen jakamisessa ja yhtäaikaisessa muokkaamisessa vähentävät latauksia ja sähköpostin liitteitä ja vähentävät virhemahdollisuuksia.

Helppoa kun mikä. Kiinnostuitko?

Varaa aika tästä veloituksettomaan Pickit esittelyyn Teamsin välityksellä 

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com