Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa.
DAM-mediapankkien teknologioiden tuomien uusien työnkulkujen valintaan ei aina panosteta yrityksissä riittävästi eikä siinä siksi aina organisaatioissa onnistuta.
Syynä tähän voi olla niinkin yksinkertainen asia kun että organisaatiossa ei ole päätetty siitä, miten oikeasti menetellään visuaalisten tiedostojen kanssa. Keskeinen haaste on lähes poikkeuksetta vaikeus valita sopiva ratkaisu ja tämän jälkeen työnkulkujen muutosten jalkauttaminen organisaatiossa, muun muassa osaamiseksi, prosesseiksi, työnkuluiksi. Usein organisaatioiden valintaprosessit ja valinnan perusteet vaihtelevat kovinkin paljon.
Toimiva mediapankki on tae sujuvan markkinointi- ja viestintäaineiston hallintaan ja korostaa osaltaan etätyön tärkeyttä nykymaailmassa. Toimiva DAM-mediapankki tarjoaa organisaatioille joustavuutta, tehokkuutta ja siten etulyönti aseman.
DAM-teknologioiden ja uusien työnkulkujen käyttöönottoon ei aina panosteta riittävästi eikä siinä siksi aina onnistuta monessa organisaatiossa.
Vaikka uudet työkalut on hankittu markkinoinnin, organisaation ja asiakaspalvelun tukemiseksi, niitä harvoin käytetään toivottavissa määrin ja läpi organisaation yhtenäisesti. Itse asiassa DAM:n ikivanha ongelma on ollut sen käytön omaksuminen organisaatiossa henkilötasolla. Monet käyttäjät tarvitsevat edelleen apua oikean sisällön löytämisessä.
Tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti, ja sen hallinta vaatii yhä älykkäämpiä ratkaisuja. Organisaatiot tarvitsevat mediapankkiratkaisun, joka ei ainoastaan hallitse aineistoa, vaan myös optimoi sisällön käyttöä. Digitaalisen aineistonhallinta (DAM) on enemmän kuin pelkkä tallennusratkaisu. DAM erottuu muista alustoista kyvyllään hallita ja hyödyntää sekä sisältöä että metadataa, ohjata yksilöitä ja tiimejä, ja toimia perustana työnkuluille, yhteistyölle ja integraatiolle.
Vuonna 2014 digitaalisen aineiston hallinnan (DAM) alalla vaikuttaneet ammattilaiset kehittivät 10 keskeistä ominaisuutta, jotka määrittelevät mediapankin ja DAM-sovellusten vaadittavat standardit ja välttämättömät toiminnallisuudet. DAM-sovelluksen ja mediapankin tehokkuus perustuu sen kykyyn järjestää digitaaliset aineistot tavalla, joka vastaa internetin parhaiden resurssien tarjoamaa helppoutta ja tehokkuutta.
Luokittelu, metadata ja taksonomia on sisältöjen löydettävyyden tae!
Visuaaliset aineistot ovat vain tiedostoja ilman metatietoja. Yrityksellä voi olla paras DAM tai mediapankki-sovellus, mutta jos metatiedot (tietoa tiedosta) ja taksonomia (hierarkkinen luokittelu) ovat heikot, hakutulokset tökkivät. Investointi DAMiin/mediapankkiin ilman kunnon rakenteita voikin yllättäen olla pullonkaula ja estää sisällön käyttöä niitä tarvitsevilta tiimeiltä.
