Työnkulku-ohje digitaalisen kuva-arkiston rakentamiseksi mediapankissa

Jos valokuvat ovat hajallaan eri laitteilla ja pilvipalveluissa, niitä on vaikea pitää järjestyksessä. Aloita keräämällä kaikki kuvat yhteen keskitettyyn paikkaan, kuten DAM-mediapankkiin, mikä tekee kuvien järjestelystä, löytämisestä ja jakamisesta helppoa. Näin kaikki kuvat ovat helposti hallittavissa yhdestä paikasta. 

Rakentaessasi digitaalista kuva-arkistoa mediapankissa, on tärkeää noudattaa systemaattista työnkulkua, jotta kuvat ovat helposti löydettävissä ja niitä voidaan hyödyntää koko organisaatiossa. Hyvä mediapankki on sellainen, jota käytetään aktiivisesti ja joka toimii älykkäänä mediatilana. Alla on vaiheittainen ohjeistus, joka auttaa sinua organisoimaan ja kuvailemaan kuvat tehokkaasti.

1. Suunnittelu

• Tavoitteiden määrittely: Määrittele kuva-arkiston käyttötarkoitus ja kohdeyleisö. Mieti, millaisia kuvia arkistoon tullaan tallentamaan ja kuka niitä käyttää. Mihin kuvia käytetään? Mitä tietoja kuvista tarvitaan?

• Rakenteen suunnittelu: Suunnittele kuvia varten looginen hierarkkinen kansiorakenne. Ajattele tätä perinteisenä tapana järjestää tiedostoja tietokoneellasi käyttäen hierarkkista kansioiden ja alikansioiden rakennetta. Voit esimerkiksi järjestää kuvat projekteittain, aiheittain, päivämäärän mukaan tai käyttötarkoituksen mukaan. Mieti, miten käyttäjät todennäköisesti etsivät kuvia, ja rakenna kansiorakenne sen pohjalta. Voit tehdä laajoja kansioita, kuten:

• Tuotekuvat
• Tapahtumakuvat
• Tiimikuvat
• Asiakasprojektit
• Henkilökunta
• Visuaalinen materiaali
• Markkinointikampanjat

Voit luoda alikansioita, jotka auttavat tarkemmassa järjestelyssä. "Markkinointikampanjat"-kansioon voit luoda alikansioita eri kampanjoille, kuten "Kevätale 2024" tai "Joulukampanja 2024."

Jotkut palvelut, kuten MediaBank, sallivat tiedostojen sijoittamisen useisiin ja kategorioihin ja albumeihin ilman, että tiedostoja tarvitsee kopioida. Tiedostot ovat vain linkittyneet niihin samalla kun ovat fyysisesti tallentuneet eri kansioihin. Kategoriat ja albumit voivat olla hierarkkisia ja noudattaa tiettyä logiikkaa. Aineisto voi olla yhdessä kategoriassa, mutta myös toisessa. 

• Määrittele käyttäjäoikeudet: Käyttäjäoikeuksien hallinta on asia, joka melkein aina nousee esiin uuden kuva-arkiston käyttöönotossa. Käyttöoikeuksien hallinta ja turvallisuus ovat alueita, joihin Communication Pro on panostanut pitkään, ja MediaBankin ominaisuudet näiden hallintaan ovat sekä tehokkaita että suhteellisen helppokäyttöisiä.

Useimmat käyttäjät haluavat hallita pääsyä siten, että tietyt käyttäjät näkevät vain rajoitetun valikoiman tiedostoja, kun taas toiset näkevät kaiken. Sinulla tulisi olla pääsy kaikkeen materiaaliin, mutta valokuvaajilla, mainostoimistoilla, tytäryhtiöillä tai eri sisäisillä osastoilla voi olla pääsy vain omaan materiaaliinsa tai mahdollisesti aiemmin määritettyyn yhteiseen materiaaliin.

Konfiguroi turvalliset käyttöoikeudet mediapankkiin. Mieti, kenellä on oikeus lisätä, poistaa ja muokata kuvia. Määritä myös, kuka voi nähdä mitäkin kuvia. Näin sisältö pysyy siistinä jatkossakin

Useat kansiot tai kategoriat ovat varmasti vaihtoehto ja niillä on etuja, mutta tässä yhteydessä ratkaisu käyttäjäoikeuksien avulla on yksinkertaisempi, koska tarvitaan vain yksi kansiorakenne. Hierarkkinen kansiorakenne tarkoittaa:

• Vain yksi kansio- tai kategoriapuu ylläpidettävänä
• Helpompi käyttäjä- ja oikeushallinta
• Selkeämpi ja helpommin ymmärrettävä ratkaisu kaikille

Selkeästi määritellyt käyttäjäoikeudet ovat yksi avainominaisuuksista, jotka vaaditaan toteuttamaan ajatus kaikkien käytettävissä olevasta mediapankista.

Vinkki: Hyvin suunniteltu rakenne säästää aikaa ja vähentää turhaa työtä myöhemmin. Pidä rakenne yksinkertaisena ja johdonmukaisena.

2. Kuvien valinta ja käsittely

• Kuvien valinta: Valitse arkistoon lisättävät kuvat huolellisesti. Poista mahdolliset duplikaatit ja epätarkat kuvat. DAM-alustat, kuten MediaBank, auttavat automaattisesti tunnistamaan duplikaatit ja siivoamaan ne. Tämän avulla voit varmistaa, että kirjastossasi on vain yksi versio kustakin kuvasta.

• Kuvien käsittely: Käsittele kuvat tarvittaessa ennen niiden lisäämistä arkistoon. Tämä voi sisältää koon muuttamisen, värien säätämisen tai muiden laatuun vaikuttavien tekijöiden korjaamisen.

Vinkki: Pidä kuvat aina laadukkaina ja yhtenäisinä. Käytä tarvittaessa kuvankäsittelyohjelmia varmistaaksesi, että kuvat ovat organisaation standardien mukaisia.

3. Kuvien metadata ja kuvaileminen

• Tiedostonimet: On helppo unohtaa, että kaikki mediatietokannat lukevat tiedostonimen ja tekevät siitä haettavan. Antamalla tiedostoille älykkäät nimet voit automaattisesti lisätä metatietoja järjestelmään indeksoinnin yhteydessä. Tämä tarkoittaa vähemmän aikaa ja käsittelyä mediapankissa.

Kehitä nimeämiskäytäntö: Jos esimerkiksi julkaiset tiedostoja ulkoisesti, kuvittele, että joku soittaa ja kysyy tiedostosta "DSC0238.jpg", jonka hän juuri latasi. Mitä teet, jos on olemassa monta tiedostoa samalla nimellä? Mitä kuvaa soittaja katsoo?

Nimeä tiedostot selkeästi ja johdonmukaisesti. Hyvä tiedostonimi sisältää esimerkiksi kuvauksen sisällöstä, päivämäärän ja mahdollisesti projektin nimen. Tiedostojen nimeämiskäytännön tai -ohjeiden luominen tarkoittaa, että tiedostojen nimet ovat ainutlaatuisia. Kaksi tiedostoa ei voi saada samaa nimeä. Pidä myös käytäntö mahdollisimman yksinkertaisena. Mitä yksinkertaisempi se on, sitä helpompi se on muistaa.

• Metadata (EXIF/IPTC): Lisää kuviin mahdollisimman paljon metadataa. Tämä sisältää tiedot, kuten kuvauspäivämäärän, kuvaajan nimen, sijainnin, ja käytetyn kameran tiedot.

• Lisää kuvaavat otsikot: Kerro, mitä kuvassa on.
• Käytä kuvaavia avainsanoja: Mitä sanoja käyttäisit kuvausta tehdessäsi?
• Lisää tekijätiedot: Kuka on ottanut kuvan?
• Lisää lisenssitiedot: Onko kuvassa tekijänoikeuksia?

Joissakin mediapankeissa on ominaisuuksia, jotka validoivat metatietokenttiä, eli että ovat  oikein täytetty kyseiseen kenttään. Tarkista, onko näistä ominaisuuksista hyötyä, jotta käyttäjiä voidaan "muistuttaa" noudattamaan luokittelupolitiikkaa.
Älä luo uudelleen metatietoja, jotka ovat jo olemassa! Yleinen virhe on luoda kategorian puu, joka sisältää metatietoja, jotka ovat jo tallennettuina muualle mediatietokannassa. Tiedostotyyppi on jotain, jonka mediapankki tunnistaa automaattisesti ja jota voidaan jo käyttää haku- tai suodatuskriteerinä. Muita esimerkkejä olemassa olevista metatiedoista ovat:

• Erilaiset päivämäärät
• Tiedoston luokittelijan nimi
• Kuvien värimoodi
• Kuvien suunta (pysty/vaaka)

• Avainsanat ja tagit: Lisää kuviin relevantteja ja kuvailevia avainsanoja ja tageja. Käytä yleisesti käytettyjä termejä, jotka kuvaavat kuvan sisältöä, ja harkitse synonyymien käyttöä, jotta kuvia on helpompi löytää. Hyödynnä erilaisia suodattimia/filttereitä, kuten päivämäärä, tiedostomuoto ja muut metatiedot. Käytä työkaluja, joilla voit merkitä useita kuvia kerralla ja antaa niille yhtenäiset ja kuvaavat nimet.

• Kuvauksen lisääminen: Kirjoita kuvan sisältöä kuvaava teksti, joka auttaa ymmärtämään kuvan kontekstin. Tämä voi sisältää tietoa esimerkiksi siitä, missä ja miksi kuva otettiin. Tarkista ja muokkaa valokuvien metadataa säännöllisesti, jotta ne pysyvät tarkkana ja relevanttina. Mitä tarkemmat metatiedot ovat, sitä parempia hakutuloksia saat.

• Kuvaversioiden hallinta: Kun kuvia muokataan eri käyttötarkoituksiin, pidä kirjaa eri valokuvaversioista käyttämällä mediapankin versionhallintaa, mikä tehostaa tallennustarpeita ja pitää vanhat tiedostoversiot järjestyksessä.

Vinkki: Käytä selkeitä ja johdonmukaisia avainsanoja. Hyvä metatiedon editointi  tekee kuvien löytämisestä nopeampaa ja tehokkaampaa.

4. Kuvien tallentaminen ja järjestäminen mediapankissa

• Kuvien lataaminen: Lataa kuvat mediapankkiin suunnitellun kansiorakenteen, kategoriarakenteen ja albumirakenteen mukaisesti. Varmista, että kaikki metadata ja kuvaus ovat mukana.

• Kansioiden järjestäminen: Järjestä kansiot loogisesti ja helposti navigoitavaksi. Käytä alikansioita tarvittaessa, mutta vältä liian monimutkaista hierarkiaa.- ei liian yksityiskohtaisesti. Yleinen ilmiö on, että asioita ajatellaan liikaa... Luomasi kansiorakenne voi helposti tulla liian yksityiskohtaiseksi tai, pikemminkin, sisältää liian monta tasoa.
Valitse vaihtoehto, joka parhaiten heijastaa, miten asiakkaat ajattelevat, kun he kuluttavat tuotteitasi tai palveluitasi. Näin et kohtaa ongelmia, jos myöhemmin päätät antaa asiakkaille pääsyn koko mediatietokantaan tai sen osiin.

• Linkitykset ja cross-referencing: Jos sama kuva voi kuulua useampaan kategoriaan ja albumiin, harkitse sen ristiinviittausta ja linkittämistä useampaan albumiin tai kategoriaan. 

Taksonomia tarkoittaa sisältöjen luokittelua tai ryhmittelyä hierarkkisessa järjestelmässä yhteisten suhteiden tai ominaisuuksien perusteella. Taksonomian tarkoitus mediapankissa on varmistaa, että tiedostot merkitään johdonmukaisesti, jotta muut voivat löytää ne myöhemmin. Tiedostot, joilla on yhteisiä ominaisuuksia, voidaan ryhmitellä helposti linkittämällä ne samaan kategorialuokkaan.

Vinkki: Käytä rakennetta, joka on helppo ymmärtää myös uusille käyttäjille. Liian monimutkainen rakenne voi vaikeuttaa kuvien löytämistä.

5. Hakutoimintojen ja käytettävyyden optimointi

• Käyttäjien koulutus: Kouluta organisaation henkilöstöä käyttämään mediapankkia tehokkaasti. Näytä, miten kuvia haetaan, ja kuinka avainsanoja ja metadataa voidaan hyödyntää. Kommunikoi johdonmukaisesti tiimiesi kanssa prosessista, jonka olet luonut valokuvien järjestämistä varten.

• Säännöllinen ylläpito: Varaa aikaa säännölliseen ylläpitoon. Näin varmistat, että mediapankki pysyy ajan tasalla ja käyttökelpoisena. Päivitä ja siivoa arkistoa säännöllisesti. Poista tarpeettomat kuvat ja varmista, että kaikki uudet kuvat ovat järjestyksessä ja hyvin kuvailtuja. Tarkista valokuviesi otsikot, kuvaukset, tunnisteet ja muut olennaiset metatiedot säännöllisesti varmistaaksesi, että ne ovat tarkkoja ja ajantasaisia.

Vinkki: Hyödynnä mediapankin hakutoimintoja täysimääräisesti ja varmista, että ne tukevat monipuolisia hakukriteerejä.

6. Jatkuva parantaminen

• Käyttäjäpalautteen kerääminen: Pyydä säännöllisesti palautetta mediapankin käyttäjiltä. Tämä auttaa tunnistamaan ongelmia ja parantamaan järjestelmää.

• Analysointi ja optimointi: Seuraa, kuinka usein ja millaisia hakuja tehdään, ja käytä näitä tietoja parantaaksesi metadatan edtointia ja kansiorakennetta.

Vinkki: Pidä arkisto elävänä ja ajan tasalla. Pienet parannukset ja jatkuva ylläpito varmistavat sen, että arkisto pysyy hyödyllisenä pitkään.

7. Varmista sisältö

• Huolehdi varmuuskopioinnista: Mediapankki tekee varmuuskopion automaattisesti digitaaliset valokuvasi ja muut tiedostot puolestasi. Näin sinun ei tarvitse enää stressata, ovatko valokuvasi turvassa tai varmuuskopioituina.

• Integroi muihin työkaluihin: Integroi DAM-mediapankkisi muihin käyttämiisi työkaluihin ja alustoihin optimaalisten työnkulkujen ja lisääntyneen tuottavuuden saavuttamiseksi.

Vinkki: Kun noudatat näitä ohjeita, kuvien löytäminen DAM-mediapankista on nopeaa ja tehokasta, mikä säästää aikaa ja vaivaa kaikilta käyttäjiltä. Tavoitteena on, että kaikki käyttäjät löytäisivät tarvitsemansa kuvat nopeasti ja helposti.

Hyvin rakennettu digitaalinen kuva-arkisto helpottaa organisaation jokapäiväistä toimintaa ja mahdollistaa kuvien tehokkaan hyödyntämisen. Tärkeintä on selkeä suunnittelu, systemaattinen metadatan edtointi ja käyttäjien koulutus. Pidä prosessi joustavana, jotta voit tarvittaessa päivittää ja parantaa arkistoa käyttäjien tarpeiden mukaan.

Kiinnostuitko MediaBankista? Tästä saat lisätietoa aiheesta. 

Kiinnostuitko metadatasta? Tästä löydät lisätietoa metadatasta ja sen käytöstä.