Ihmiset toimivat yleensä kuten ovat aina toimineet. He tallentavat tiedostoja väliaikaisesti sinne, missä se on kätevää, eivätkä usein ajattele tiedostoja sellaisina, joita muut voisivat käyttää. Näin tapahtuu, kun yksilöt mukautuvat liikaa nykyisiin työnkulkuihin, vaikka ne ovatkin tehottomia, ja tämä epäjärjestälminen toiminta voi pian levitä ja muodostaa uhan organisaatiolle. Osalla työntekijöistä on lisäksi taipumus vastustaa muutosta ja mielellään pysyä nykytilassa.

Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että tärkeitä tiedostoja ei merkitä metatiedoilla mediapankissa vaikka näin on ohjeistettu tai että ehdotettu uusi ehdotettu työnkulku voi tuntua ylivoimaiselta. Uuden työnkulun testaaminen tai käyttöönotto lykkääntyy jatkuvasti sen mahdollisen vaikutuksen tai muutoksen "epäjärjestyksen" vuoksi.

Näin saat käyttäjät tallentamaan tiedostot organisaation tarpeita varten?

Jotta saadaan henkilöiden tapoja muutettua, alkaa tämä usein siitä, että näytetään, miten muutos hyödyttää heitä henkilökohtaisesti ja helpottaa heidän työtään – eikä vain sitä, miten se hyödyttää organisaatiota. Sovelluksen käytettävyyden optimoimiseksi sinun on hahmoteltava maailma käyttäjiesi silmin. Jos pystyt tuomaan esiin suorat edut tiedostojen asianmukaisesta järjestämisestä, metatietojen käytöstä ja keskitetyn järjestelmän hyödyntämisestä, on todennäköisempää, että saat aikaan muutoksen käyttäytymiselle.

Alla joitakin lähestymistapoja:

1. Tee prosessista helppoa ja nopeaa:
   Jos tiedostojen tallentaminen keskitettyyn järjestelmään tuntuu monimutkaiselta tai aikaa vievältä, ihmiset eivät tee sitä. Näytä, kuinka nopeasti ja yksinkertaisesti tiedosto voidaan ladata ja lisätä perusmetatiedot—mieluiten muutamalla napsautuksella. Prosessin integroiminen olemassa olevaan työnkulkuun sen sijaan, että lisättäisiin ylimääräisiä vaiheita, vähentää vastarintaa.
2. Näytä suorat hyödyt heille:
   Selitä, kuinka hyvin organisoitujen, asianmukaisesti merkittyjen tiedostojen käyttäminen säästää heiltä aikaa jatkossa. Kun dokumentti löytyy sekunneissa sen sijaan, että sitä etsisi useista kansioista—tai pahimmillaan loisi tiedoston uudelleen alusta—he ymmärtävät, miksi pieni vaivannäkö alussa on sen arvoista.
3. Näytä yhteinen hyöty:
   Ihmiset eivät välttämättä ajattele tiedostojaan muiden kannalta hyödyllisinä, joten anna konkreettisia esimerkkejä. Esimerkiksi: “Kun lisäät tuotteen kuvan ja oikeat tunnisteet, markkinointitiimi voi nopeasti löytää ja käyttää sitä ensi kuun kampanjassa.” Reaalimaailman esimerkit auttavat ihmisiä ymmärtämään, kuinka heidän työnsä suoraan tukee kollegoja ja organisaation tavoitteita.
4. Tarjoa tunnustusta ja kannustimia:
   Tunnusta, kun joku jatkuvasti tallentaa tiedostot oikein ja lisää metatiedot. Yksinkertainen kiitos tai maininta tiimikokouksessa voi kannustaa muita toimimaan samoin. Pienet palkkiot, kuten maine “tiimipelaajana” tai “tehokkaana yhteistyökumppanina,” voivat motivoida käytöksen muuttamiseen.
5. Tarjoa koulutusta ja resursseja:
   Ihmiset vastustavat muutosta, jos he eivät tiedä, miten toimia tai eivät ymmärrä hyötyjä. Järjestä lyhyitä käytännön koulutuksia, tarjoa pikaohjeita tai videoita, jotka selittävät, miksi ja miten uutta järjestelmää käytetään. Varmuus prosessista lisää käyttöönottoa.
6. Toteuta standardit vähitellen:
   Jos yhtäkkiä otat käyttöön tiukat säännöt, saatat kohdata vastarintaa. Kannusta ensin vapaaehtoista osallistumista ja rakenna momentumia. Ajan myötä, kun yhä useammat näkevät hyödyt ja omaksuvat tavan, voit ottaa käyttöön selkeämpiä ohjeita ja odotuksia.
7. Korosta pitkäaikaisia vaikutuksia:
   Yhdistä yksilölliset toimenpiteet suurempiin organisaation tavoitteisiin. Esimerkiksi: “Kun me kaikki tallennamme tiedostot oikein, on helpompaa noudattaa säädöksiä, varmistaa projektien nopeampi valmistuminen ja ylläpitää yhtenäistä brändikuvaa. Se hyödyttää kaikkia, myös sinua.”

Näyttämällä, miten tiedostojen asianmukainen tallentaminen hyödyttää sekä yksilöitä että organisaatiota, ja tekemällä siitä mahdollisimman vaivatonta, onnistut todennäköisemmin muuttamaan tiimisi tapoja ajan myötä.

Communication Pro tarjoaa mediapankkipalvelut kaikkien ulottuville

Meidän tehtävämme on tarjota teknologian uusia mahdollisuuksia ja toteuttaa tulevaisuuden ratkaisuja kuvien, vidoiden, esitysten ja dokumenttien tehokkaaseen käyttämiseen ja hallintaan.

IHMISLÄHEISTÄ MEDIAPANKKIPALVELUA

Tiedämme, että merkittävin vaikutus käyttäjiin tehdään tarjoamalla käyttökokemuksia, jotka tuottavat aitoa hyötyä medianhallinnan osapuolille. Tavallista ihmisläheistä mediapankkipalvelua.

Tutustu MediaBankiin tästä tai sovi etätapaaminen tästä.

Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. www.communicationpro.com