Digitaalisen sisällön kysyntä on suurempi kuin koskaan. Markkinointi- ja luovat tiimit tarvitsevat heille sopivat järjestelmät vastatakseen kysyntään. Mikä on siis paras tapa luoda ja hallita mahtavaa sisältöä ja käyttää sitä laajasti? 

Digitaalisen sisällön luomisesta ja hallinnasta on tullut yhä monimutkaisempi, siitä voisi monissa yrityksessä jopa puhua liiketoimintaongelmana. Sisällön kysynnän kasvaessa sisällöntuotantoprosessit ovat hajautuneet sekä sisäisiin että ulkoisiin sisällöntuottajiin. Asiaa mutkistaa entisestään se tosiasia, että useimmat luovat tiimit työskentelevät etänä ainakin osan ajasta. 

Lyhyesti sanottuna tiimeillä on paineita luoda lisää sisältöä nopeammin ja samalla sisältöä tulee kaikkialta. Miten markkinoinnin ja luovien tiimien tulisi skaalata sisällöntuotantoaan menestyäkseen tässä toimintaympäristössä? Useimmilla menestyneillä strategioilla on kuusi yhteistä peruselementtiä.

 1. Järjestä digitaalinen omaisuutesi kuntoon

Ennen kuin voi skaalata on luotava vankka perusta sisällölle. Tiimit tarvitsevat järjestelmän hallitakseen digitaalisia aineistoja, jotka toimivat heidän sisältöstrategiansa rakennuspalikoina – eli resursseja, kuten valokuvia, asiakirjoja, PowerPoint-esityksiä, PDF-tiedostoja ja videoita.

Digitaalinen omaisuuden hallinta
Tarvitaan paikka, johon voi sijoittaa kaikki tiimin luoma sisältö sekä siihen liittyvät tiedot. Digitaalinen aineistonhallinnan alusta tarjoaa tämän toiminnallisuuden, ja se on minkä tahansa sisältöön keskittyvän teknologiapinon ydin. Siellä kaikki digitaalinen sisältö on keskitetysti ja käyttäjät tietävät mistä sisältö tulee, ja ovat valmiit ottamaan aineistot käyttöön.

Mitä digitaalisen aineistonhallinnan työnkulun käyttöönotto vaatii?
DAMin määritelmä on oikeastaan enemmän prosessi kun sovellus tai palvelu. Pelkkä ohjelmisto ei valitettavasti ratkaise aineistonhallinnan ongelmia. Työkalut, riippumatta käyttämistä sovelluksista, eivät ratkaise vaan ihmiset ratkaisevat menestyykö yrityksen tiedostonhallinnan toiminta.  Sen lisäksi tarvitaan selkeät ohjeistukset, toimintaprosessit, osaamista ja oikein luokiteltua digitoitua aineistoa.

Onnistuminen edellyttää käyttäjien sitoutumista pelisääntöihin ja oikein valmisteltua kuranttia sisältöä sekä mielellään kokenutta aineistonhallinan toimittajaa käyttöönoton tukena ja apuna. Digitaalisen aineistonhallinnan tärkeimpiä tehtäviä on sovittujen ja uusien toimintamallien jalkauttaminen organisaatiossa.

Tee digitaalisen sisällön paikannus ja tarkastus
Ensin tulee varmistaa, että kaikki nykyinen asiaankuuluva sisältö on keskitetyssä paikassa. Jotta sisältöä voidaan luoda ja ottaa käyttöön laajemmin, tarvitaan yksi totuuden lähde, eli osoite/sovelluspalvelu, josta jokainen organisaation jäsen voi löytää tarvitsemansa sisällön.

Vanhan aineiston perkaaminen auttaa uuden palvelun pystyttämistä
Digitaalisen aineistonhallinan käyttöönotto on myös oivallinen hetki arvioida vuosien varrella kertynyttä materiaalia. Tarvitaanko varmasti kaikkia vuosien takaisia aineistoja aktiivikäytössä vai arkistoidaanko ne yritykseen historiatietona?

Kuvat, joiden käyttöoikeuksista ei ole enää tietoa, on syytä laittaa "arkistoon ei julkisina" koska kuvien julkaisemisessa voi olla riskejä ja koska sisältöä hoitaneet henkilöt ovat mahdollisesti vaihtuneet. Sisältö kannattaa perata, jotta uusi ajankohtainen ja vahvistettu sisältö palvelussa tulee tehokkaasti hyödynnettäväksi.

Merkitse ja tägää kaikki metatiedoilla

Vaikka kaikki sisältö on yhdessä paikassa ei sitä voi käyttää ellet sitä löydä. Sisällön merkitseminen tunnisteilla, avainsanoilla, luokituksella ja muilla metatiedoilla tekee siitä haettavan ja löydetävän sekä varmistaa sen, että sisältöön liittyvät tiedot tallennetaan tiedoston kylkeen. Metatietojen lisäämisen ei aina tarvitse olla työvoimavaltainen prosessi. Kuvantunnistus, tekstintunnistus ja muut tekoälyllä tuetut AI-työkalut voivat lisätä osan tiedoista automaattisesti.

2. Määrittele käyttäjien roolit sisällön käytössä

Kun olet määrittänyt sisällöllesi ns. yhden totuuden lähteen, eli keskitetyn osoitteen jonne tallennetaan kaikki aineisto, totuta ja rohkaise tiimejä käyttämään tätä aina tallennuspaikkana ikään kuin keskustietovarastona. Näin kaikki työskentelevät aina sisällön virallisilla versioilla, eivätkä käytä vahingossakaan vanhentuneita kopioita jotka ovat tallentuneet omille laitteille.

Eri käyttäjärooleilla varmistat sisällön käyttöä ja laatua
Mediapankin mukautettavien käyttäjäroolien ansiosta ihmiset pääsevät käyttämään kaikkea mitä he tarvitsevat – eikä mitään, mitä he eivät tarvitse. Loppukäyttäjät, yhteistyökumppanit sekä omat työntekijät voivat palvelusta helposti napata tarvitsemansa, ja samalla sisällön adminit nauttivat mielenrauhasta tietäen, että kukaan ei pääse käsiksi, muokkaa tai (pahinta) poistaa sisältöä tai asetuksia, joita heidän ei pitäisi käsitellä.

Lue myös blogistamme: DAM-mediapankki - kenelle ja miksi

3. Luo brändiohjeistus

Jos organisaatio ei vielä ole työskennellyt brändiohjeiden mukaan, nyt on aika aloittaa. Sisällön skaalautumiseen tarvitaan joukko ohjeita tarvittavista toimenpiteistä pitääkseen kaiken ajan tasalla . Useimmilla organisaatioilla on useita ryhmiä useissa paikoissa luomassa sisältöä. Sovitun yhteisen rakenteen luominen toiminnalle varmistaa, että kaikki liikkuvat osat yhdistyvät saumattomasti ja muodostavat yhtenäisen, brändin mukaisen sisällön, joka palvelee organisaation tavoitteita.

Miksi tarvitaan brändiohjeita

Riippumatta siitä, kuka on sisällön luonut, kaiken on heijastettava brändi-identiteettiä ja kerrottava yhtenäinen tarina. Vahvan brändiohjeiston luominen (tai päivittäminen) luo johdonmukaisuutta kaikissa kosketuspisteissä riippumatta siitä, kuinka monta ihmistä työskentelee sisällön parissa samanaikaisesti. Hyvä asiakaskokemus  edellyttää hyvää brändinhallintaa.

4. Työkalupakkiin tarvittavat ohjelmistot 

Kun sisältö on suunniteltu, tiimin on luotava se. Oikeat ohjelmistovalinnat vapauttavat tiimejä tekemisestä turhia töitä, ja voivat keskittyä siihen, mihin tehtäviin joihin ovat palkatut tekemään. Tämä tarkoittaa sellaisten työkalujen valintaa, jotka mahdollistavat työskentelemään tehokkaasti eivätkä rajoita tekemistä.

On varmistettava, että tekniikka on riittävän joustava mukautuakseen tiimin omiin toimintamalliin. Esimerkiksi myyntitiimi tarvitsee pääsyn vain hyväksyttyyn myyntiaineistoon, kun taas luovien toimijoiden ja yhteistyökumppaneiden sisällöntuotannossa on päästävä käsiksi sekä päivittää ja mukauttaa käynnissä olevia töitä.

Mitä työkaluja tarkalleen ottaen tarvitaan? Jokaisen tiimin tarpeet ovat erilaiset, mutta on joitain yleisiä alueita, jotka olisi syytä varmistaa.

Projektinhallinta ja toimituksellinen suunnittelu
Hyvä projektinhallintatyökalu auttaa jokaista pitämään kirjaa siitä, kuka tekee mitä ja mitä on tulossa seuraavaksi. Tiimi voi priorisoida työnkulkunsa, ja saat yhdellä silmäyksellä yleiskatsauksen kaikista tiimisi projekteista ja edistymisestä.

Sisällön julkaisutyökalut
Tekniikkapalettia täydentävät alustat, joiden kautta julkaiset tiimin sisältöjä. Näitä voivat olla työkalut, kuten verkkosivustollesi linkitetty sisällönhallintajärjestelmä, sosiaalisen median kanavat ja sähköpostimarkkinointi-alustat. Näiden ratkaisujen linkittäminen digitaaliseen aineistonhallinta-alustaan ​​voi parantaa työnkulkua entisestään.

Kaiken kaikkiaan tiimin teknologiapalettin pitäisi virtaviivaistaa sisällöntuotantoa, mahdollistaa yhteistyötä ja nopeuttaa markkinoille pääsyä. Kun oikeat työkalut ovat käytössä, ei enää tarvitsisi joutua hallitsemaan kaikkia toiminnallisia ja hallinnollisia yksityiskohtia päivittäin. Teknologia voi tehdä sen puolestasi.

5. Uusiokäytä olemassa olevaa sisältöä

Yksi helpoimmista tavoista skaalata sisältöstrategiaasi on saada enemmän irti jo olemassa olevasta sisällöstä. Jos kerran on jo hienoa sisältöä, miksi ei sitä käyttäisi?

Avain sisällön uudelleenkäyttämiselle on aloittaa valmiista kokonaisuuksista, kuten e-kirjoista ja webinaareista, ja suunnitella uusiokäyttö etukäteen, kuinka ne voi pilkkoa ja käyttää uudelleen. Ehkä e-kirjan luvusta tulisi loistava blogipostaus, tai demovideosta voidaan leikata mukaansatempaavia leikkeitä sosiaaliseen mediaan.

Keskitetty aineistonhallinta loistaa aineistojen löydettävyydessä, kun kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa. Pitkästäkin sisällön osasta, voidaan napata lyhyt leike videosta tai rajata valokuvan sopivampaan kokoon. Ja koska digitaaliset aineistonhallintajärjestelmät ryhmittelevät sisältöä, kaikki metatiedot, kuten tunnisteet ja lisenssitiedot linkitetään yhteen, pysyy sisältö jatkossakin muuttumattomana. Voit käyttää sisältöä uudelleen ja uudelleen uusille kanaville menettämättä tietoa.

Lue blogistamme: Etsitkö tehokkaampaa sisällön hallintaa ja toimivampaa digitaalista toimitusketjua?

6. Käytä dataa sisältöpäätösten pohjaksi

Markkinoinnissa on tänä päivänä kyse datasta, mutta liian suuri määrä dataa voi nopeasti tulla ylivoimaiseksi hallita tai hyödyntää. Yksi yleisimmistä virheistä on kerätä liikaa dataa ja sitten eksyä etsiessään datasta käyttäytymismalleja. Laajasta datasta etsitään sopivia rakenteita, jotta niistä saisi uusia oivalluksia. Tämä voi helposti johtaa tiimit myös vääriin johtopäätöksiin.

Asiaa voi edistää esim. kysymällä ensin, mitä voisi tehdä toisin jonkun jo tehdyn liiketoiminnan päätöksen osalta, jos itsellään olisi parempi näkemys aiheesta. Kun tiedetään mitä tekisi toisin, voi etsiä tätä päätöksentekoa tukevaa dataa. Dataa voi tässä tilanteessa käyttää kohdistetusti ja tarkoituksellisesti.

Mikä sisältö toimii parhaiten tietyllä alustalla? Tarkastelemalla käyttäjien aktiviteettia ja sitoutumista sekä kyseisen median verkkoliikennettä, voidaan päätellä mikä versio toimii parhaiten, kuten vaikka A/B-testauksen avulla.

Millainen aineisto on hyödyllisin tai toimivin myyntiorganisaatiolle voidaan selvittää käyttämällä mediapankin tilastollisia latausmääriä, eli minkä tyyppisen sisällön pariin asiakkaat ja myyntiedustajat jatkuvasti palaavat. Kysymällä oikeat kysymykset voidaan välttää dataylikuormitusta ja puuttua nimenomaan siihen, mikä on todella hyödyllistä.

Kun nämä määritteet ovat tiedossa ja käytössä, voidaan asettaa prioriteetteja sisältöstrategialle ja keskittää resurssit sisältöihin, joilla on suurin vaikutus käyttäjiin. Tämä tasoittaa tietä paremmalle lähestymistavalle päätettäessä, kuinka toimitus jatkaa julkaisujen tuottamista.

Hyvät järjestelmät ja työkalut auttavat menestymään

Olet toivottavasti huomannut erään yhteisen tekijän näiden kuuden vinkin osalta. Digitaalisen sisällön tuotannon onnistuneessa skaalauksessa on oleellista investoida etukäteen tiedon järjestämiseen ja hallintaan.

DAM, eli digitaalisen aineistonhallintaratkaisu mukautuu asiakkaiden tarpeisiin ja tiimit voivat tehdä juuri sen mitä tarvitsevat toimivan työkalun avulla. DAM on keskitetty totuuden ja tiedon lähde koko organisaatiolle ja ulkoisille kumppaneille – se poistaa pullonkauloja, vähentää kitkaa ja helpottaa sisällön luomista ja hallintaa laajemmassa mittakaavassa.

Haluatko nähdä, kuinka DAM voi auttaa tiimiäsi työskentelemään nopeasti ja strategisesti? Varaa ilmainen, henkilökohtainen esittely digitaalisen omaisuuden hallinnan asiantuntijan kanssa tästä.