Kun puhutaan digitaalisten aineistojen hallinnasta (DAM) ja mediapankeista, keskustelu kääntyy usein pelkästään markkinointiin ja mediasektorille. Kuitenkin DAM-järjestelmien potentiaali on paljon laajempi ja niitä käytetään jo nyt aktiivisesti monilla muilla aloilla – siitä ei vaan puhuta eikä markkinoida yhtä paljon.
Communication Pro - laajan tiedonhallinnan ratkaisuja
Communication Pro on toiminut digitaalisen aineistonhallinnan saralla yli 25 vuotta, ja palvellut asiakkaitaan monella eri toimialalla vaihteliviin käyttötarkoituksiin. Monissa markkinoinnin ulkopuolella olevissa käyttökohteissa liittyy paljon yksilöllistä tiedonhallintaa joka vaatii toimittajilta laajaa ymmärtämystä ja kokemusta.
DAM: Voimavara koko organisaatiolle
DAM-järjestelmät nähdään usein osana markkinoinnin teknologiaa, vaikka niiden hyödyt ulottuvat huomattavasti tätä laajemmalle. Useat organisaatiot hyödyntävät DAM-ratkaisuja hyvinkin kohdistetusti.
Käyttöesimerkkejä eri aloilta:
Alla olevat käyttöesimerkit havainnollistavat, että DAM ei ole vain markkinoinnin työkalu, vaan tehokas, monipuolinen ja strateginen ratkaisu tiedonhallintaan, yhteistyöhön, tehokkuuteen ja sääntöjen noudattamiseen kaikilla toimialoilla.
Esimerkkeinä laajasta asiakasryhmistä mainittakoon taide- ja historialliset museot, arkistot, kirjastot, yliopistot, tutkimuslaitokset, virastot sekä teknisten alojen toimijat.
1. DAM - arkistoissa ja museoissa
- Historiallisen aineiston säilytys ja arkivointi:
Arkistot käyttävät DAM-järjestelmiä historiallisten dokumenttien, valokuvien, käsikirjoitusten ja audiovisuaalisten aineistojen digitointiin, katalogisointiin ja pitkäaikaiseen säilyttämiseen, mikä helpottaa aineistojen löydettävyyttä ja turvallista säilyttämistä. - Tutkijoiden keskitetty aineistojen käyttö:
Kirjastot ja arkistolaitokset hyödyntävät DAM-ratkaisuja tarjotakseen tutkijoille, opiskelijoille ja yleisölle tehokkaan pääsyn digitaalisiin kokoelmiin monipuolisten metatietojen ja hakutoimintojen kautta. - Yritysten ja yksityissektorin arkistot:
Yritykset käyttävät DAM-alustoja hallitakseen yrityksen omaa arkistomateriaalia, kuten historiallisia dokumentteja, tuotesuunnitelmia, markkinointikampanjoita ja muuta yrityksen sisäistä aineistoa brändin ja historiallisen tiedon ylläpitoa varten.
2. DAM - teknisen laadun varmistuksessa ja tuotantoprosesseissa
- Laadunvalvonta ja vaatimustenmukaisuus:
Yritykset hyödyntävät DAM-ratkaisuja säilyttääkseen tarkat dokumentit sertifikaateista, laaturaporteista, standardeista ja auditointiraporteista. Metatiedot ja luokittelu varmistavat, että tarvittavat tiedot ovat nopeasti käytettävissä auditoinneissa ja laadunvarmistuksen yhteydessä. - Valmistusdokumentaatio ja suunnittelu:
Teollisuus ja insinööritoimialat käyttävät DAM-järjestelmiä teknisten tiedostojen, kuten CAD-piirustusten, teknisten dokumenttien, 3D-mallien ja käyttöohjeiden hallintaan. Tämä varmistaa laadunvalvonnan ja yhdenmukaisen dokumentaation saatavuuden tuotteen koko elinkaaren ajan. - Versiohallinta ja tuotteen eheys:
DAM-järjestelmät varmistavat, että tuotanto-, suunnittelu- ja laatutiimeillä on aina käytössään dokumenttien uusimmat versiot, mikä vähentää riskiä kalliisiin tuotantovirheisiin vanhentuneen tiedon vuoksi.
3. DAM - tieteellisessä tutkimuksessa
- Tutkimusdatan hallinta:
Tutkimuslaitokset käyttävät DAM-ratkaisuja tutkimusaineistojen, kokeellisten tulosten, mikroskooppikuvien, laboratorio-videoiden ja kliinisten tutkimusten dokumenttien turvalliseen tallentamiseen ja jakeluun, tehostaen tutkimustiimien yhteistyötä ympäri maailman. - Lääketieteellinen kuvantaminen ja potilasasiakirjat:
Sairaalat ja tutkimuslaitokset hallitsevat DAM:n avulla lääketieteellisiä kuvia (MRI, röntgen, ultraäänitutkimukset, leikkausvideot) turvallisesti ja sääntöjen mukaisesti, varmistaen samalla potilastietojen luottamuksellisuuden. - Tiedon jakaminen ja tutkimusyhteistyö:
Yliopistot ja tutkimuslaitokset hyödyntävät DAM-alustoja kansainvälisessä tutkimusyhteistyössä, tarjoten valvotun pääsyn tutkimusmateriaaleihin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin, parantaen tuottavuutta ja tutkimuksen luotettavuutta.
4. DAM - julkisen sektorin organisaatioissa
- Julkisten asiakirjojen hallinta:
Viranomaiset hyödyntävät DAM-järjestelmiä tärkeiden julkisten asiakirjojen, lakiaineistojen, historiallisten dokumenttien ja julkisten tapahtumien multimedia-aineistojen järjestämiseen ja turvalliseen säilyttämiseen sekä avoimeen tiedonjakeluun. - Kriisiviestintä ja hätätilanteisiin varautuminen:
Pelastuslaitokset ja hätätilanteiden hallintaan keskittyvät organisaatiot hyödyntävät DAM-järjestelmiä nopeaan pääsyyn kriisitilanteisiin liittyviin aineistoihin, kuten karttoihin, toimintasuunnitelmiin, ohjeisiin ja koulutusmateriaaleihin. - Brändinhallinta ja viestinnän yhdenmukaisuus:
Kunnat ja julkishallinnon toimijat käyttävät DAM-järjestelmiä viestintämateriaalien, kampanja-aineistojen, lehdistötiedotteiden, virallisten logojen sekä koulutusmateriaalien yhtenäiseen hallintaan, varmistaen viestinnän johdonmukaisuuden ja helpon saatavuuden.
Miksi markkinoinnin ulkopuoliset DAM-tarpeet jäävät varjoon?
Monet DAM-järjestelmien käyttäjät kohtaavat jatkuvaa tarvetta selittää DAM:n hyötyjä organisaatioissaan, koska perinteiset käyttöskenaariot painottuvat vahvasti markkinointiin. Tämän vuoksi monet muut alat joutuvat mukauttamaan markkinoinnille suunniteltuja ratkaisuja, mikä voi johtaa alhaiseen käyttöönottoon ja epäoptimaalisiin ratkaisuihin.
On tärkeää ymmärtää, että DAM ei ole vain yhden tiimin työväline, vaan se luo pohjan organisaation digitaaliselle toiminnalle. Kun organisaatiot alkavat nähdä DAM-järjestelmät osana toimintansa infrastruktuuria, ne voivat saavuttaa merkittäviä tehokkuuden ja yhteistoiminnan hyötyjä.
Tietoisuuden lisääminen ja resurssien laajentaminen
Jotta DAM-järjestelmien täysi potentiaali hyödynnettäisiin eri sektoreilla, olisi tärkeää lisätä tietoisuutta niiden monipuolisista käyttökohteista ja rakentaa resursseja myös näille muille alueille.
DAM-sovelluksen strateginen arvo paljastuu, kun se integroidaan saumattomasti yrityksen digitaaliseen ekosysteemiin – ei ainoastaan markkinointiin. Hyödyntämällä DAM:n täyttä potentiaalia voidaan varmistaa organisaation sisältöjen tehokas hallinta ja hyödyntäminen kaikilla tasoilla.
On aika avartaa keskustelua DAM-ratkaisuista ja tunnistaa niiden merkitys
organisaation eri toiminnoissa. Kun tunnistamme DAM:n aidosti strategisena työkaluna, voimme luoda merkittävää lisäarvoa jokaiselle organisaatiolle – riippumatta toimialasta.
Lue lisää blogistamme: Varmista yrityksesi mediapankin aktiivinen käyttö - valitse ratkaisun toteutukseen kumppani, älä pelkästään toimittajaa
Tehokas DAM tai mediapankki ei vain optimoi työnkulkuja, vaan varmistaa myös, että digitaaliset aineistot tukevat organisaation liiketoiminnallisia tavoitteita. Jos haluat ymmärtää tarkemmin, kuinka DAM tai mediapankki voi parantaa organisaation toimintaa, ota yhteys ja sovi etätapaamisen asiantuntijamme kanssa tästä.
Oli kyseessä SaaS-pilvipalvelupohjainen mediapankki tai paikallisesti toimiva on-premise tietojärjestelmä tai hybridiversio yksityisestä pilvipalvelusta tarjoamme siihen sopivat MediaBank ja Collection Pro ratkaisut.
Lisätietoja Communication Pro:sta ja sen innovatiivisista DAM -alustoista saat osoitteesta https://communicationpro.com.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |