DAM Helsinki 2020 tapahtuma - kaikki mitä haluat tietää aineistonhallinnasta

Kahdeksas DAM Helsinki 2020 tapahtuma 19-20.11.2019 toi kuulijoille kansainvälisen, skandinaavisen ja suomalaisen viestin DAM-kehityksen alalta. Seminaarin aiheena oli DAM:in rooli ja miten DAM, eli digitaalinen aineistonhallinta, palvelee tiedostotulvan valjastajana yrityksissä. 

Esitysten kohteena olivat tulevaisuuden visiot konkreettisten esimerkkien kautta, miten tekoälyä, työnkulkuja sekä dataa hyödynnetään vuonna 2020 menestyksekkäästi. Tarjolla oli siis tietoa, koulutusta ja vinkkejä brändin ja tiedostonhallinnan huippuammattilaisilta.

Lisäarvoa osanottajille toi seuraavan päivän DAM-workshop, jossa kuulijat saivat neuvoja ja vinkkejä digitaalisten aineistojen hallintaan arvostetulta johtavalta kansainväliseltä DAM-asiantuntijalta Theresa Regli:ltä. 

Tapahtuman anti oli sen verran runsas, että yhteenvetona voi seuraavassa tutustua vain osiin tapahtuman sisällöstä :

• DAM:in rooli yrityksissä ja yhteisöissä
• Mikä on DAM-prosessi
• Perus DAM mediapankkipalveluna
• DAM integroidaan työntekijöiden sovelluksiin
• "Headless DAM" integroidaan muihin sovelluksiin
• DAM implementoinnin haasteet
• Tekoäly avuksi aineiston luokituksissa ja tägäyksissä

Edellinen DAM Helsinki tapahtuma sai ennennäkemättömän hyvää palautetta osallistujilta ja saatujen palautteiden pohjalta pidimme jälleen kiinni siitä, että emme tarjoaisi DAM Helsinki 2020 tapahtumassa tuote-esittelyitä, demoja tai yritysesittelyjä, vaan enemminkin näytettiin miten yritykset voivat hyödyntää saatavilla olevaa teknologiaa, markkinointikanavia ja mainontaa edistämään sisällönjakaoa.

Osallistujat olivat yhteisöjen ja yrityksen päättäjät, markkinoijat, ICT- ja digimanagerit sekä viestinnän ammattilaiset. Seminaari tarjosi mahdollisuuden vaihtaa ajatuksia ja ideoita muiden kollegoiden kanssa ja tarjosi varmasti lisäboostia organisaatioiden toiminnan kehittämiselle

Seminaarissamme tuotiin esille kehitysratkaisuja aineistonhallintaan ja miten visuaaliset tiedostot saadaan hyötykäyttöön yrityksissä. Riippumatta osallistujien käyttämistä sovelluksista halusimme jakaa tai edes ylläpitää kokonaiskuvaa siitä, miten markkinointiviestinnän organisaation tiedonkulkua ja tehokkuutta kannattaa kehittää.

Tilaisuudessamme koottiin yhteen eri käyttäjien kohtaamat haasteet sekä palveluntarjoajien niihin tarjoamat ratkaisut. Lavalla kuultiin puheenvuoroja hyöty- ja kehitysnäkökulmalla, painottuen alan tulevaisuuden, vuoden 2020, vaatimuksiin muun muassa, aineistojen sisällön, työnkulkujen, omnichannel- ja asiakaskokemuksen kehittämisestä.

DAM:in rooli yrityksissä ja yhteisöissä

Internet ajanilmiöt ja digitaaliset innovaatiot muuttavat ympäristöämme jatkuvasti. Markkinointi on jatkuvassa murroksessa: teknologian kehitys ja asiakaskäyttäytymisen muutokset näkyvät arjessa voimakkaasti. Visuaalinen viestintä on tässä mielessä avainasemassa.

Digitalisaation prosessissa odotusajat eivät enää ole hyväksyttäviä ja siksi sisällön toimitus pitää tapahtua digitaalisesti viipymättä. Visuaalinen viestintä on tässä mielessä avainasemassa.

Digimarkkinoinnin yksi suurimmista haasteista on valtava aineistojen määrä, jota täytyy hallinnoida. Paraskaan sisältö ei hyödytä, ellei sisältöä löydä tai jakelu ei toimi! 
 

Mikä on siis DAM-prosessi?

DAM on lyhenne jonka harva vieläkään tunnistaa. DAM (Digital Asset Management) tarkoittaa suomeksi yrityksen digitaalisen omaisuuden (englannin kielestä Asset) hoitamista. Tänään osa toimijoista käyttää rinnan sisällönhallinnan ja informaation jakelussa muita hype-nimityksiä kuten Content Hub- ja laajempaa MarTech-sanaa.

DAM:sovelluksella hallinnoidaan yrityksen visuaaliset tiedostot keskitetysti. Keskittämällä originaaliaineistot yhteen paikkaan, on aineisto ajantasainen ja haettavissa käyttäjille ja muihin sovelluksiin paikasta ja ajasta riippumatta.

Näitä aineistoja uudelleen käytetään muissa sovelluksissa, markkinoinnissa, verkkokaupassa, verkkosivuilla ja eri kanavien julkaisutoiminnassa. Aineistot ovat käytettävissä työntekijöille ja partnereille yhdestä keskitetystä sijainnista, laitteesta ja paikasta riippumatta ja käyttöoikeudet määrittelevät mitä saa nähdä ja tehdä sisällöllä.

Yrityksen digitaaliset tiedostot tallentuvat "master" originaalina vain yhteen osoitteeseen. DAM:illa tuotteiden kuvat, logot, videot ja muu oleellinen ajantasainen materiaali on kaikkien niitä tarvitsevien hyödynnettävänä, aina luotettavasti ja oikeana.

Aika on rahaa, ja koska markkinointi-ihmisillä on rajoitetusti aikaa käyttää sisällön jakoon, on toimiva helppokäyttöinen DAM-itsepalvelumalli (SelfService) sisällön jaossa "must". DAM-sovellukset muokkaavat originaalitiedostot lennossa sekä käyttäjän että sovellusten tarvitsemaan muotoon.

Työntekijöiden työnkulku ilman toimivaa DAM-sovellusta
Ovatko seuraavat tilanteet teille tuttuja?

- Etsit kansioita tai tiedostoja, jotka kollegat ovat siirtäneet muualle
- Etsit tiedostoa, mutta olet unohtanut tiedostonimen
- Etsit sisältöä oikeasta paikasta, mutta toteat, että kollegat ovat tallentaneet sen muualle.
- Pitäisi rakentaa markkinointiviestintä valmiiksi, mutta aineistot ovat kadoksissa?

Ja tämä vain, koska yrityksen markkinoinnin perustus ei ole kunnossa! Markkinoinnin perustukseen liittyy kaikki digitaalisessa muodossa olevan materiaalin hallinta, jota voidaan ristiin käyttää yrityksen toiminnassa.

DAM-tapahtumassa esiteltiin, miten perustus rakennetaan ja ongelmatilanteet korjaantuu.
 

DAM:in toiminta käyttäjän mediapankkina

Kun olet etsimässä ratkaisua tiedostojen kaaokseen, suunnittele etukäteen, jottet maksa virheistä myöhemmin! Jo tallentamalla kaikki tiedostot keskitetysti ja järjestyksessä käyttäjien ulottuvuuteen, vapaudutaan pahimmasta digikaaoksesta. Mutta mistä nurkasta toimivaa DAM-pakettia lähdetään laittamaan kasaan ja mitä keinoja siihen käytetään?

Suuri osa kaikesta yritysten visuaalisesta materiaalista ei useinkaan sisällä kuvausta tai luokittelua, eli metadataa, jonka perusteella sisältöä voisi hakea, etenkään DAM-itsepalvelumallilla (SelfService).

DAMin käyttäminen edellyttää muutosta tallennuskäytäntöön
Luomalla yrityksessä sääntöjä aineiston sisällön tallennukselle ja käytölle, tiedoston omaperäisyyteen sekä omistukseen, voivat käyttäjät rauhassa luottaa sovelluksen tarjoamiin aineistoihin "totuuden ainoana lähteenä”. (Single Source of Truth)

Kun määritämme aineistoille, sisällöille ja tiedostoille arvon organisaatiossa, voidaan näitä tietovarantoja uusiokäyttää sovelluksen avulla. Siitä siis englanninkielinen "Digital Asset" sana.

Yllä mainitun sisällöllisen strategian menestys yrityksissä edellyttää kokonaisvaltaisen metatietomallin toteuttamista, jota sovellus, tekniikka, ihmiset ja prosessi tukevat. Työskentelemällä yhdessä, rakennetaan yrityksessä keskinäistä luottamusta, mikä auttaa tiedon jakamisessa, luo johdonmukaisuutta ja vähentää tiedon siirron välillisiä kustannuksia.

Onnistunut digitaalinen kokemus käyttäjille määritellään käyttäjien kyvystä tunnistaa, löytää ja kokea organisaation brändi siten kuten organisaatio sen on aikonut.

Mediapankin sisällön läpinäkyvyys luo luottamusta käyttäjissä
Tietojen luotettavuus kytkeytyy tiedon autenttisuuteen ja että tieto on ajankohtainen. Edellytys sille että aineistot saavat/voivat liikkua vapaasti yrityksessä, on tietojen aitous.

Käyttäjien luottamus sovelluksen aineistoihin, jotka ovat hyväksyttyjä ja oikeita, löytyvät nopeasti ajasta ja paikasta riippumatta, on tae korkealle käyttöasteelle. Hyvä käyttöaste sovellukselle aikaansaadaan myös palvelun helppokäyttöisyydellä, siis yksinkertaisuudella, visuaalisuudella ja näkymättömällä ohjauksella!

Joka ikisenä työpäivänä tiimin jäsenesi säästävät puoli tuntia ellei enemmän aikaa jo siksi, että tiimin jäsenet voivat itsenäisesti hakea itselleen oikeat kuvat! DAM-sovellukset integroidaan myös mielellään muihin sovelluksiin.

DAM integroidaan työntekijöiden sovelluksiin

Yrityksen luovat sisällön tuottajat
Tänään lähes kaikki DAM-sovellukset voidaan integroida luoviin sovelluksiin. Esimerkkinä mainittakoon tässä integrointi Adobe InDesign työnkulkuun. Adobe Indesignin käyttöliittymästä voi suoraan hakea kuvia DAM-sovelluksesta ilman että joutuu siirtymään pois InDesignista. Sama pätee InDesign-dokumenttien sekä PDF-tiedoston tallennuksessa jotka samalla synkronoituvat sekä DAMiin että InDesigniin muiden työntekijöiden käytettäviksi.

DAM tarjoaa julkaisutoimintaan erilaisia ratkaisuja, kuten InDesignilla tehtyjen Online julkaisumallien, kuten esitteiden tai ilmoitusten, kieliversioiden editointi tavallisella selaimella. Julkaisuja voi myös tarjota selailtaviksi muihin formaatteihin kuten html5 pohjaiseen selailunäkymään.

Eri valmistajien integrointien tasot vaihtelevat ja vaikuttavat keskeisesti sovellusten työnkulkuun. Osa integroituu varsin kevyesti ja toiset kokonaisvaltaisesti. Työnkulkua kannatta testata ennen kun päättää käyttääkö InDesignia käyttöliittymää DAMiin integroituneena.

Henkilökunta hyödyntää sisältöä
Myös Office 365 integraatio auttaa modernissa DAMissa työntekijöiden arkea, kun voi suoraan Power Pointista hakea kuvapankista jo hyväksyttyjä brändikuvia ja liittää ne  esitykseen tai dokumenttiin ilman kuvakäsittelyä tai kuvan tallentamista omalle työasemalle ensin.

Videoiden kasvava trendin on tuonut DAMiin erilaisia työkaluja niiden hallitsemiselle. Osassa tiedostoja voi pilkkoa ja tekstittää, osassa integraatio on lähinnä tehokkaan CDN-palvelun hyödyntäminen jakelussa.

"Headless DAM" integroidaan yrityksen muihin sovelluksiin

Yritysten prosesseista vastaavat digimanagerit ovat nykyään halukkaita integroimaan sovelluksia, kuten yhdistämällä mm. CMS, DAM, ERP, BAM sovelluksia. Niissä hyödynnetään sovellusten API rajapintoja, sisällön jakamiseen. Sovellukset voivat olla sekä pilvessä että yrityksen omalla palvelimella. 

Tapahtumassa vahva suositus oli tarkistaa että toimittajan API on riittävän hyvin dokumentoituna, jotta tarvittavat ominaisuudet liitettävään sovellukseen saadaan toteutettua. Joskus valmiit rajapinnat tarjoavat vain perusominaisuuksia eivätkä toimi halutun mukaisesti.

Metatiedon pitää toimia monessa sovelluksissa
Kun tehdään yrityksen sisällä integraatioita eri sovelluksien välillä, on hyvä tutkia tarkkaan miten metatiedot eroavat sovelluksissa. Vastaavatko kentät toisiaan ja vastaavatko nimitykset toisiaan eri sovelluksissa? Pienetkin virheet tässä kohdassa voivat olla kohtalokkaat tiedoston loppukäytön kannalta. Metatietokentät ja nimitykset tulee ensin normalisoida vastaamaan toisiaan.

Myös muut toimijat kuten tuotehallinnan sovellukset (PIM) ja sisällönhallinnan sovellukset (CMS) tarjoavat itse kevyitä DAM-ominaisuuksia. Nämä ratkaisut eivät kuitenkaan sisällä kaikkia DAM:in ominaisuuksia.

Esimerkkinä vaikkapa PIM-sovelluksen DAM-osio, joka ei tue kaikkia tiedostoformaatteja, vaan ainoastaan suosituimmat kuva- ja mediaformaatit. Muut tiedostoformaatit eivät ole näkyvissä koska sovellus ei osaa tuottaa tumppinäkymää kaikista tiedostoista eivätkä ei-tuetut formaatit ole näin käytettävissä ja PIM:issä siis ei näkyvissä. DAM-sovellukset sensijaan tukevat yli 250 tiedostoformaattia.

Headless DAM tarjoaa sisältöä muille sovelluksille optimoidusti.
DAMin rooliin kuuluu kuvien automaattinen muokkaus, optimointi ja julkaisu, eli käyttäjät ja verkkopalvelut voivat noutaa kuvat ja videot DAMista suoraan käyttöliittymiinsä ilman, että kuvia pitää kierrättää työaseman kautta tuote- ja sisällönhallinnan järjestelmiin. Tämän kyvykkyyden ansiosta näihin teknologioihin viitataan myös termillä "headless DAM".

Headless DAM tuo hyötyjä siihen, miten yrityksen visuaalisia tiedostoja hallinnoidaan. Aiemmin kuva saattoi olla eri järjestelmissä tai eri versioina työasemilla, eikä laisinkaan DAMissa, missä sen kuuluisi olevan. Näin verkkojulkaisuun on saattanut tulla väärä kuva.

Headless DAM suoraviivaistaa kuvien julkaisun prosessia, ja ohjaa sisältöä siten, ettei väärät kuvat koskaan päädy verkkopalveluun. Kuva päätyy verkkopalveluun vain, jos se jo on DAMissa.

Hakukoneet suosivat nopeasti latautuvia verkkosivuja, jolloin kuvien optimointi digitaaliseen palveluun on erittäin merkittävää – etenkin jos kuvia on paljon.

Kuvasuhteet muokataan automaattisesti
Kun kuva toimitetaan suoraan DAM- järjestelmästä verkkopalveluun, tapahtuu muutakin kuin pelkkä kuvan jakaminen kanavaan. DAM-sovellukset osaavat automaattisesti optimoida jakamansa kuvat siten, että tiedoston koko puristetaan mahdollisimman pieneksi kuvanlaadun kärsimättä. Näin verkkopalveluiden suorituskyky paranee kuvien optimoinnilla.

DAM automatisoi myös kuvien rajauksen moniin erilaisiin kuvasuhteisiin ja muotoihin. Responsiivisuus tarjoaa eri kuvasuhteita riippuen käyttäjän laitteesta, eli DAM tuottaa automaattisesti oikean kokoiset kuvat kännykkään tai työasemalle.

Onnistunut digitaalinen kokemus loppukäyttäjille määritellään käyttäjien kyvystä tunnistaa, löytää ja kokea organisaation brändi siten kuten organisaatio sen on aikonut.

DAM-sovelluksen implementoinnin haasteet

Organisaatioiden on muututtava tuomalla uusia sovelluksia käyttäjille tehostamaan yrityksen toimintaa. Jatkuvat kustannuspaineet ja kiire lisääntyvät, enemmän pitäisi saada tehtyä lyhyemmässä ajassa – kuluja karsien.

Työkalut, riippumatta käyttämistänne sovelluksista, eivät kuitenkaan itsessään ole ratkaisu, ihmiset ratkaisevat menestyykö yrityksen toiminta uudella sovelluksella. Jotta sovellus saadaan käyttöön, on loppukäyttäjien hyödyn omaksuminen siksi ensiarvoisen tärkeää.

Miten saada ihmiset, eli työntekijät ja palvelun käyttäjät, ymmärtämään hallintaprosessin tärkeyttä tiedon hallinnassa? DAM ei ole projekti, vaan prosessi joka on jatkuva. Usein on käyttäjiä ohjattava yhä uudelleen siirtyäkseen pois vanhoista rutiineista ja totutuista sovelluksista.

Huolimaton käyttöönoton skenaario on yleinen
Joskus uusi tai päivitetty sovellus on yksinkertaisesti ilmaantunut työntekijöiden työpöydille suosituksella: ota heti käyttöön. Mitään ennakkoinformaatiota tai konsultaatiota tai edes ohjaavaa markkinointia ole tehty.

Ohjeistus on ollut puutteellista ja siihen mahdollisesti jäänyt tulkinnanvaraa tai puuttunut jopa kokonaan. Lopputuotos käyttäjän ja yrityksen näkökulmasta on tämän seurauksena vähintäänkin sekava?

Totuus piilee myös siinä, että jos järjestelmää voidaan käyttää väärin, sitä myös käytetään väärin. Pidä mielessä, että järjestelmä sellaisenaan tekee aina vain sen, mihin se on viritetty. Ja järjestelmän käyttäjät eivät aina toimi kuten olet suunnitellut.

Suomessa säästetään väärässä paikassa
Suomessa vedotaan usein kustannussyihin kun aineistopankkiprojektin vetovastuu annetaan jollekin oman työn ohella tehtäväksi. Se annetaan henkilölle, jolla nyt sattuu hetki aikaa löytymään.

Joskus uuden teknologian tai järjestelmän koulutuskin voi jäädä tekemättä, koska näin toimimalla asiakas kokee säästävänsä euroja. Kuinka kalliiksi puolihuolimattomasti ja oman työn ohella toteutettu DAM-projekti lopulta tulee, jollei muutosta viedä ammattimaisesti ja suoraviivaisesti eteenpäin?

Hyvä määrittelytyö on ratkaiseva työvaihe toimivan aineistopankin rakentamisessa. Voin hyvin toteutetut kentät ja rakenteet mahdollistavat helpon ja tehokkaan työnkulun. Metatietorakenteet toteutetaan olemassa olevan tuotetiedon ja käytettävän sisältörakenteen mukaisesti.

Tavoitteena parempi hallinta
DAM-sovelluksen käytön etu tulisi olla siinä, että organisaatio hallitsee paremmin digitaalista sisältöä, järjestää aineistot ja selkeyttää käyttäjien työnkulkua sujuvammaksi. Hyödyt ovat esimerkiksi markkinointiaineiston tehokkaampi ja joustavampi hyödyntäminen brändinhallinnassa sekä käyttäjien turhan ajankäytön minimointi.

Käyttöönotto riippuvainen DAM-sovellukset laajuudesta
Kun digitaalisia aineistonhallintapalveluja luodaan, ei pelkkä sovelluksen nopea aktivointi riitä tarjoamaan sellaista palvelumuotoa, joka aidosti edistää asiakkaan toivomaa digiaineistojen hallintaa, markkinointia ja viestintää.

On tavallista käsitellä DAM-sovelluksen käyttöönottoa pelkkänä asennus/konfigurointi toimenpiteenä sekä uuden ohjelmistosovelluksen kouluttamisena, etenkin jos valittu sovellus on standardipalvelumuoto (SaaS).

Yrityksen, yhtymän tai yhteisön DAM-sovelluksen käyttöönotto on kuitenkin paljon enemmän kun pelkkää konfiguroimista, asentamista ja koulutusta. Jotta saat, mitä todella tarvitset, vaaditaan paljon enemmän kuin pelkkä sovellus. Siihen tarvitaan uusia työnkulkuja, uusia rooleja  ja uusia päätöksiä.

Perus DAM-sovelluksen käyttötarpeita on laajuudesta riippuen niin paljon erilaisia, joten käyttöönotto vaihtelee nopeasta SaaS-valmisohjelmiston pikakäynnistyksestä aina laajan DAM-sovelluksen, jopa 6 kuukauden pituiseen kestoon projektin alkamisesta.

Huomioikaa henkilökunnan työtapojen muutostarve!
Loppukäyttäjien koulutus ja työtapojen muutos on tärkeätä. Monelle on käyttöönotettu hieno DAM-pilvipalvelu, joka teknisesti projektina on sujunut maaliin, mutta aina nuo pilvimaailman tarjoamat hyödyt ei ole otettu käyttöön työn tuottavuuden näkökulmasta.

Osallista palvelun käyttäjiä ennen käyttöönottoa
Uusi sovellus kannatta ottaa käyttöön niin, että loppukäyttäjäkin ymmärtäisi tavoitellun hyödyn ja mitä kaikkea mahdollisuuksia se tarjoaa - työn tekemistä sujuvoittaen.  Muutos tulee viestiä sujuvasti ja varmistaa järjestelmän tulevien käyttäjien, eli tuottavien työntekijöiden tarvittava osallistaminen.

Pelkkä uuden ja hienon DAM-sovelluksen käyttöönotto ei itsessään tuo mukanaan kaaosta kummempaa, vaan muutokselle täytyy löytyä perusteltu syy. Vain ostamalla uusi sovellus ei sellaisenaan ratkaise, vaan sen sijaan tulisi suunnata katse työtapojen kehittämiseen. Onnistunut lopputulos on suoraan suhteessa sovelluksen käyttöönoton onnistumiseen! Projektin omistaja ja sisällön Admin ovat avainasemassa DAM-projektin onnistumiselle.

Anna käyttäjille porkkana käyttöönoton yhteydessä
Käyttöönotto pitää tehdä hallitusti alusta saakka ja käyttäjille kannattaa aina myös syöttää jonkinlainen “porkkana”.

Organisaation käyttäjiä pitää motivoida kokemaan hyödyt passiivisesti, ja parhaiten se tapahtuu siten, että käyttäjät löytävät heti oikeat tiedostot. DAMin käyttäjää palvellaan siten, että hänelle näkyvä materiaali on käytettävissä juuri siten kuin hänelle kuuluvalle roolille on määritelty, eikä synny pettymyksiä. Tämän voi ja kannattaa yhdistää koulutustilaisuuteen.

Käyttäjiä on jatkuvasti informoitava lisätiedoista ja lisäkoulutusmahdollisuuksista. Uusia käyttäjiä ja uusia päivityksiä tulee vähän väliä järjestelmään ja käyttäjien palautteita kannattaa ehdottomasti vaalia järjestelmän käyttämisen ja kehittämisen kannalta.

Hyvä käyttöaste järjestelmälle aikaansaadaan palvelun helppokäyttöisyydellä, siis yksinkertaisuudella, visuaalisuudella ja näkymättömällä ohjauksella! Hyvä kokemus motivoi palvelun uudelleen käyttämistä ja jatkuva DAM-sovelluksen käyttö parantaa palvelusta saatavaa hyötyä.

Siksi tarvitaan sisäistä markkinointia?
Aiemmin todettiin että aktiivinen koulutus ja sisäinen tiedotus edesauttaa käyttöönottoa, mutta huomio palvelun omistajat! Käyttöä on markkinoitava yhä uudelleen käyttäjille ja pidettävä mielessä, että tehokkuutta tuovat parhaiten yhdessä sovitut toimintatavat. Tähän kuuluu jatkuva kommunikointi käyttäjien kanssa jonka pohjalta voidaan paremmin kehittää palvelua yhdessä.

 

Tekoäly avuksi aineiston luokituksissa ja tägäyksissä

Kuka ei haluaisi Google-tason hakutuloksia myös yrityksen aineistoihin? Eri tekoälyn ratkaisut voivat hyvinkin parantaa nykyistä kuvien ja videoiden hakuja yrityksissä ja nämä ratkaisut vyöryvät sekä digitaaliseen aineistonhallintaan,  asiakaspalveluun niin kuin markkinointiin.

Tekoäly on yksi tämän päivän puhutuimpia hypetyksiä sekä hyvässä että pahassa. Koneoppimisen eri sovellukset hiipivät hiljakseen huomaamatta jokapäiväiseen elämäämme. Ns. rajatut tai kapeat tekoälysovellukset suoriutuvat yhdestä kohdistetusta tehtävästä, ja ne ovat iso mahdollisuus yrityksille ja organisaatioille.

Ketjuttamalla näitä rajattuja koneoppimisen sovelluksia luodaan uusia palveluja, ja näitä soveltamalla monet yritykset saavat liiketoiminnalleen kilpailuetuja jo lähiaikoina. Tekoälystä puhuttaessa käytetään termiä kognitiivinen oppiva järjestelmä, joka tarkoittaa, että järjestelmä ymmärtää lukemaansa ja näkemäänsä, vetää siitä johtopäätöksiä, oppii jatkuvasti, ja kommunikoi sen ihmiselle selkein termein.

Oleellista kuitenkin ennen ryntäämistä tekoälysovelluksien maailmaan, on kysyä:

• Miten kyseinen tekoäly vaikuttaa työnkulkuun?
• Mitä ongelmia tekoäly ratkaisee?
• Mitä palveluja tarvitaan tämän mahdollistamiseksi?

Tavallisimmat teknologiat DAM-sovelluksille
Tavallisimmat AI-teknologiat aineistonhallinnassa ovat kuvan- ja videontunnistus, ja näiden autotägäys. Myös tekstintunnistus sekä puheesta tekstiksi kirjoittaminen, jopa monella kielellä on tulollaan. Isojen aineistomäärien luokittelu on jo sellaisenaan auttava ominaisuus, puhumattakaan opetettujen kuvantunnistus mallien hyödyistä.

Koneoppimisen alaryhmät, kuten kuvan- ja videontunnistus, hahmon- ja kasvojentunnistus, puheentunnistus ja luonnollisten kielten ymmärtäminen, voivat yhdessä ja erikseen tuottaa metatietoa ja luokitella aineistoja DAM sovellukseen tehokkaasti.

Kuvantunnistuspalvelut ovat yksinkertaisia käyttää
Monet kuvantunnistuspalvelut tarjoavat palvelujaan pilvestä sekä kuvien että videoiden tunnistukseen hyödyntäen tekoälyä, useimmiten REST API rajapinnan kautta. Sovelluksen periaate on yksinkertainen. Uploadaa kuva tai video palveluun ja saat vastauksesi ennusteita hakusanoille. Kun käytössäsi on DAM-mediapankki, kuvaustiedot kirjautuvat automaattisesti mediapankkiin. Helppoa kuin mikä.

Markkinoilla löytyy joitain toimijoita, jotka tarjoavat ns. On Premise kuvantunnistusratkaisuja etenkin kustomoitujen opetettujen tunnistusmallien tarjoannassa.

Ihmisillä edelleen merkittävä rooli
Esimerkkinä otettakoon kuva koirasta tuolin vieressä. Kohdekuvan koiran hakusanan todennäköisyys arvo algoritmille on vain 0,89 kun tuolin todennäköisyys on 0,96, vaikka ihmisen mielestä koira on tärkein kohde kuvassa määrätyssä tialanteessa. Tämä on tyypillinen ristiriita kontekstin osalta.

Yllä mainitun logiikan seurauksena konenäkö ja autotägäys onkin nähtävä avustavana toimenpiteenä, jossa käyttäjän, eli ihmisen, on valvottava tulosta ennen hyväksymistä käyttöön.

Jotkut algoritmit tunnistavat kuvien avainsanojen lisäksi myös kuvauksen (Description/Caption) sisällöstä sekä lajittelee kuvat sen mukaisesti. Tämä helpottaa sisällön ylläpitäjän työtä merkittävästi. Hyötyäkseen tiedoista käyttösovellus tarvitsee paikan tekoälyn datalle.

On selvää, että pelkkä kuvantunnistus sellaisenaan ei auta järkevän työnkulun aikaansaamiseksi DAM-sovellukselle. Tieto pitää saada organisoitua strukturoituun tilaan, eli jokaiselle tägille ja kuvaukselle pitää löytyä oma looginen paikka ja kenttä käytettävässä DAM-sovelluksessa. Algoritmin on ensin tunnistettava kuva jotta se voi tarjota dataa seuraavalle tekoälyalgoritmille, joka taas määrittelee seuraavaa ennakoitavaa askelta työnkulussa.

Tuotekuvat ovat haasteena vakiomalleille.
Usein ympäristökuvat, tapahtumakuvat ja ihmisiin liittyvät kuvat toimivat hienosti yleisellä kuvantunnistusmallilla, mutta tuotekuvat tai tuotteisiin liittyvät kuvat ovat jo hankalampi tapaus.

Kun tuotekuvia halutaan tägätä, on ensin määriteltävä, mitä tietoa halutaan löytää tuotteista ja tuotekuvista, ja sitten rakentaa tälle tarvittavalle tiedolle kentät. Tuotekuvia varten tehdään useasti kustomoitu oma kuvantunnistusmalli syväoppimisen avulla.

Kasvojentunnistusta voidaan käyttää vaikkapa vain GDPR hyväksymistä varten, eli löydetään kuvat, joissa löytyy kasvoja, joista ei ole vielä saatu kyseisen henkilön hyväksyminen.

Videontunnistus on tuloillaan
Videontunnistus tunnistaa esineitä sekä kohtauksia videosta ja tarjoaa samalla aikajanan, jossa voi siirtyä videossa kohtaan, jossa tietty elementti (hakusana) kohtauksesta näkyy. Hakuprosessissa käyttäjä pääsee näin katsomaan juuri sitä kohtaa, joka häntä kiinnostaa eikä hänen tarvitse turhaan katsella koko videota.

Ohjelmisto joka ymmärtää mitä videolla näkyy, voi johtaa uusiin videon editointimuotoihin. Kuvaukset voivat yhtä lailla liittyä puheeseen, kiroiluun, ääneen kuten varoitusääneen, tapahtumaan tai jopa kasvojen kautta analysoituun tunnetilaan.

Käyttäjillä on kuitenkin kaksijakoiset odotukset sen soveltamiselle. DAM tapahtuman osallistujat saivat nähdä esimerkkejä siitä, miten tekoäly parantaa digitaalista aineistonhallintaa nyt, huomenna ja milloin siitä ei ole apua.

Yritykset arvioivat että osa aineistonhallinnasta voidaan ihmisten sijaan tehostaa koneavusteisesti. Haaste on tasapainoilla ihmisen ja koneiden välillä sisällön tekemisessä. Loppukäyttäjät ehkä hyväksyvät nopeammin koneavusteisen palvelun kun mitä tekijät. Oli sitten kyseessä tekoälyassistentista palvelun tueksi tai ääniohjattu opastaja valintoja tehdessä, luo teknologia paljon mahdollisuuksia tekoälyn ja koneoppimisen muodossa tulevaisuudessa.

Perustelut päätöksille toisi luottamusta
Huolenaihe on ihmisten epäluottamus tekoälyn tekemiin päätöksiin, siis sitä "Black Boxin" pelkoa. Ei saada perusteita tekoälyn päätöksille eikä tietoa käytetyn datan laadusta ja datan oikeellisuudesta.

Syyt ja seuraus, tai niiden puuttuminen kokonaan, herättää ihmisissä epäluottamusta. Meidän on vaikea ymmärtää koneoppimista kun se ei kerro meille miten ja miksi se päätyy lopputuloksiinsa.

Nykyään on jo kehitetty algoritmeja, jotka perustelevat miten algoritmi on päätynyt lopputulokseensa. Tämä kehityssuunta puoltaa luottamusta koneoppimisen aktiivisen käyttöön tulevaisuudessa.

Työtehtävät muuttuvat tekoälyn myötä
Automaatio, digitalisaatio ja lisääntyvä tekoälyn hyödyntäminen muuttavat osaamistarpeita, työtehtäviä ja ammatteja. Kysymys kuuluu kuka valvoo ketä? Työjakoa ei vielä osata määritellä, mutta lähitulevaisuus antaa siitä varmasti osviittaa.

Ja valvominen onkin se ratkaiseva tekijä. Vain yhdistämällä tekoälyn tuottamat tägit ja kuvaukset ihmisten valvovien silmien hyväksyttäväksi, aikaansaadaan luotettava metatieto aineistojen haun tueksi.

Vielä ei tunnistusteknologia yllä laajemmin helppoon soveltamiseen DAM-sovelluksissa, mutta olemme varmasti jo sen kynnyksellä vuonna 2020.