DAM-sovellus takkuaa? Älä syytä heti alustaa.

Jotkut syyttävät organisaation DAM-alustan valintaa ja jotkut mediapankkia sovelluksena. Mutta ennen kuin vaihdat aineistonhallintapalvelua – hengähdä hetki ja mieti miten voit korjata ongelmallisen tilanteen. Tässä blogissa käymme läpi keinoja mediapankin toiminnan kehittämiselle.

Seuraavissa tilanteissa on korkea aika ottaa käyttöön DAM-mediapankkisovellus tai palvelu, etenkin koska kukaan ei löytänyt mitään. Kuvia ja grafiikkaa piilotettiin henkilökohtaisille Dropbox-tileille. Videot olivat kymmenillä kovalevyillä. Aineistoja käytettiin väärin, lisenssejä rikottiin ja brändiohjeet unohtuivat.

Pääsääntöisesti yhtiö valitsee toimittajan mediapankille ja vastuuhenkilön implementoimiselle. Sisällöntuottaja tekee raskaan työn – lisäi aineistot, lisäää metatiedot, konfiguroi sovelluksen palvelua toimittajan tuella ja kouluttaa käyttäjät.

Kaiken tämänkin jälkeen tilanne voi joskus jatkua organisaatiossa!

• Käyttäjät eivät löydä aineistoja
  Grafiikat ja videot katoavat edelleen omiin kansioihin
  Aineistoja käytetään väärin

Tässä 5 yleisintä syytä – ja mitä voit tehdä niiden ratkaisemiseksi:

---

1. Käyttäjät eivät löydä aineistoja

Jos ihmiset kysyvät sinulta, missä jokin tiedosto on – järjestelmä ei toimi kuten pitäisi.

Jos käyttäjät eivät löydä haluamiaan aineistoja mediapankista (ja kysyvät sinulta sisällöntuottajana apua tiedostoihin, jotka heidän pitäisi löytää itse), taustalla saattaa olla ongelmia informaatioarkkitehtuurissa tai metatiedoissa.

Ihmiset navigoivat mediapankeissa eri tavoin kuten avainsanahaun, suodattimien, kuratoitujen kokoelmien tai kansiorakenteen avulla. Tarkastele jokaista näistä toiminnoista erikseen. Aloita keskustelemalla käyttäjien kanssa siitä, miten he hakevat ja selaavat aineistoja. 

Seuraavaksi voit tarkastellla tiedonrakenteita, jotka mahdollistavat haun ja löydettävyyden.

🔍 Tarkista hakukokemus:

       Miten käyttäjät hakevat aineistoja?
       Avainsanat? Suodattimet?
       Kansiot? Kuratoidut kokoelmat?
       Onko metatiedot kunnossa?
       Näkyvätkö oikeat suodattimet?
       Ovatko kansiorakenteet loogisia?
       Hallinnoidaanko versiot oikein?

🎯 Toimi näin:

• Kysy käyttäjiltä konkreettisia esimerkkejä
  Tee pieniä, mutta vaikuttavia muutoksia hakutoimintoon ja navigaatioon
  Panosta metadatan laatuun ja selkeyteen
  Tunnista, mikä ei toimi ja priorisoi korjaukset.
  Pienilläkin muutoksilla voi olla suuri vaikutus aineistojen löydettävyyteen.

---

2. Aineistoja käytetään väärin

Jos brändikuvia tai lisensoituja aineistoja käytetään väärin, vaikka käyttöoikeudet on konfiguroitu sovelluksessa:

✅ Tarkista nämä:

• Voivatko käyttäjät ladata aineistoja, joita heidän ei pitäisi nähdä?
  Onko metatiedoissa selkeästi kerrottu käyttöoikeuksista?
  Käyttävätkö ihmiset vanhoja jakotyökaluja, kuten Google Drivea tai One Drivea, ilman oikeaa metatietoa? Ulkoisissa tallennuspaikoissa sisältö voi olla vanhentunutta tai vailla käyttöoikeustietoa?

👥 Joskus käytön sääntöjen noudattaminen vaatii johdon tukea, mukaan lukien selkeät ohjeistukset ja jopa vanhojen järjestelmien alasajo.

---

3. Käyttöliittymä on käyttäjille liian vaikea

DAM-mediapankki toimii loistavasti ylläpitäjälle – mutta ei loppukäyttäjille? 
Mediapankki on ehkä konfiguroitu sopimaan järjestelmänvalvojille, ei loppukäyttäjille.

Perehdy tarkemmin käyttäjien tarpeisiin ja järjestelmän ominaisuuksiin.
Jos järjestelmä otettiin käyttöön ilman, että käyttäjiä kuultiin alussa, eikä sitä testattu heidän kanssaan ennen julkaisua, saatettiin ohittaa tärkeitä vaiheita.

🤝 Ota käyttäjät mukaan:

• Käy läpi käyttäjien koko työnkulku
  Tunnista prosessit, joihin mediapankki voisi integroitua huomaamatta
  Tee järjestelmästä käyttäjäkohtaisesti yksinkertaisempi: portaalit, näkymät, käyttöoikeudet

🛠 Usein ratkaisu on lähellä:

• Säädä näkymiä
  Luo eri käyttäjäryhmille omat käyttöliittymät
  Hyödynnä valmiita integraatioita tai tee tarvittavia räätälöintejä
  
  Vähintään voit säätää käyttöoikeuksia ja näkymiä käyttäjäystävällisemmiksi.
  Monissa mediapankeissa voi luoda erillisiä helppokäyttöisä portaaleja eri käyttäjäryhmille, jolloin he näkevät vain sen, mitä tarvitsevat – yksinkertaisella käyttöliittymällä.

• Aloita peruskonfiguroinnilla. Sen jälkeen voit hyödyntää sovelluksen mahdollistamia integraatioita tai harkita räätälöintejä.

---

4. DAM on muuttunut tiedostodumpiksi

Jos järjestelmässä ei ole selkeitä sääntöjä aineiston organisointiin, kaaos on väistämätön. Kun mediapankki on paikka, johon tiedostoja dumpataan vailla järjestystä, synnytetään roskapankki.

Lisäksi jokaisella käyttäjällä on oma saarekkeensa tai kansionsa, jossa sisältö on järjestetty, nimetty ja kuvailtu, mutta aina eri tavoin. 

Kun aineistoja saa ladata ilman standardeja tai laadunvalvontaa, on aika ottaa ohjaava hallintamalli käyttöön. 

📌 Tee näin:

• Määrittele selkeät roolit ja vastuut
  Nimeä omistaja, joka valvoo järjestystä
  Kouluta aineistontuottajat parhaisiin käytäntöihin
  Laadi laadunvarmistuksen ohjeet: metatiedot, sanastot, tarkastukset

⚠️ Ilman hallinta-mallia jokainen käyttäjä luo vain oman mediapankin mediapankiin sisään.

---

5. Kukaan ei käytä järjestelmää

Kun rakennat mediapankkia, ottavatko käyttäjät sen kuitenkaan käyttöön?
Eivät välttämättä.

Vanhat tavat istuvat tiukassa – vaikka uusi järjestelmä olisi käytössä. Jos olet käynyt yllä olevat kohdat läpi, mutta sovellusta ei silti saada käyttöön, katso peiliin: miten hallitset toimintatapojen muutosta?

📣 Uuden sovelluksen ja palvelun käyttöönotto vaatii muutosjohtamista:

         🔼 Ylhäältä alas:

• Johdon tulee viestiä järjestelmän tarkoitus – mitä ongelmaa se ratkaisee ja mitä hyötyä siitä on organisaatiolle. Pelkkä organisaatiotason hyöty ei riitä. Käyttäjät on otettava mukaan keskusteluun – heidän pitää ymmärtää, mitä hyötyä DAM tuo juuri heille. Heille on selkeästi viestittävä, mitä muutoksia odotetaan, miksi, ja miten heitä tuetaan uusissa toimintatavoissa

• 🔽 Alhaalta ylös:

• Käyttäjät ymmärtävät, miten DAM helpottaa heidän työtään
  Selkeä ohjeistus: mitä muuttuu ja miksi
  Tuki uusien käytäntöjen omaksumiseen

---

Entä jos mikään ei auta?

🤔 Ehkä on aika kehittää mediapankin toimintaa eteenpäin.
Communication Pro tarjoaa nopean palvelun, jossa selvitämme konkreettiset toimenpiteet aineistonhallinnan menestykseen ja teemme muutokset puolestasi.

Ehkä on oikeasti aika vaihtaa sovellusta tai palvelua.

🗓 Kummassakin tapauksessa voimme auttaa – varaa aika keskustelulle.

Tässä 5 mahdollista syytä mediapankin vaihtamiseen:

• DAM ei tue organisaatiosi monimutkaisia metatietotarpeita
• Mediapankista puuttuu automaatiotoimintoja, mikä pakottaa manuaalisiin työnkulkuihin
• Palvelua on vaikeampi käyttää kuin pitää omat henkilökohtaiset kopiot aineistoista
• Jaat aineistoja kolmansien osapuolten työkaluilla, koska mediapankista puuttuvat yhteistyöominaisuudet
• Kohtaat skaalautuvuus- ja suorituskykyongelmia

---

• Vaikka mediapankki olisi toiminut melko hyvin viime vuosina, mutta tiimin, aineistojen ja työnkulkujen kasvaessa ilmenee ajan myötä työnkulun kitkaa, käyttäjät tuntuvat turhautuvan sovellukseen yhä enemmän, ja he saattavat käyttää palvelun kiertäviä ratkaisuja sen sijaan, että toimisivat sen puitteissa. 

• Mikäli mediapankin toimittajan tuki on puutteellista etkä saa apua, on syytä keskustella asiantuntijan kanssa.

Haluatko lisää vinkkejä?

Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinulle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.