Onko organisaatiosi pohtinut aineistopankin hankkimista? Valitsetpa sitten millä tavalla tahansa tuotetun palvelun säästät aikaa ja vältyt harmailta hiuksilta, kun tiedät missä ja kenen käytettävissä digitaaliset tiedostosi ovat. Käyttämällä aineistopankkia materiaalien keskitettyyn jakeluun ja hallintaan on aineistostasi aina viimeisin versio tallessa ja ladattavissa tietoturvallisessa paikassa.

Mutta mistä tietää sopiiko aineistopankki juuri teidän organisaationne tarpeisiin ja millainen se voisi olla? On muutamia asioita, joita organisaation on hyvä miettiä etukäteen ennen aineistopankin ostoa.

Määrittele organisaatiosi tarpeet

Ennen kuin lähdet kysymään tarjouksia aineistopankista, on sinulla hyvä olla selkeä näkemys siitä, mitä juuri sinun organisaatiosi tarvitsee. Tällaista analyysia kutsutaan vaatimusmäärittelyksi, ja se auttaa sekä organisaatiota valitsemaan sopivan ratkaisun että palveluntarjoajaa tuottamaan juuri teidän tarpeisiinne sopivan aineistopankin.

Vaatimusmäärittelyä voi lähteä tekemään esimerkiksi pohtimalla seuraavia kysymyksiä:

• Mikä on suurin tarve, johon aineistopankin tulisi vastata?
• Miten organisaation tulisi hyötyä järjestelmästä?
• Kuka palvelua tulisi käyttämään ja mitä käyttäjät toivovat palvelulta?
• Onko palvelu julkinen vai sisältääkö se myös salattua aineistoa?
• Tarvitaanko palveluun useita eri käyttäjätasoja eri käyttöoikeuksilla?
• Kuinka monta ylläpitäjää ja sisällön lisääjää järjestelmällä tulisi olla?
• Kuinka paljon sisältöä aineistopankkiin suurin piirtein tulisi mahtua?
• Millainen budjetti järjestelmän hankinnalle on?

Kun organisaatiosi tarpeet ja tavoitteet ovat selkeät, on helpompi löytää juuri teille sopiva ratkaisu. Näin vältyt esimerkiksi maksamasta liikaa tarpeettoman suuresta levytilasta tai liian monista ylläpito-oikeuksista.

Perusteltu hankinta luo pitkäjänteisyyttä

Kun voit selkeästi esittää, miksi ja mihin käyttötarpeisiin organisaatiosi tulisi hankkia aineistonhallintajärjestelmä, on se hankinta helpompi perustella myös johtotason henkilöille. Vaatimusmäärittelyn avulla voit esittää konkreettisia laskelmia siitä, miten aineistopankki säästää resursseja ja työtunteja.

Selkeästi suunniteltu hankinta myös lisää organisaation työntekijöiden sitoutuneisuutta järjestelmän pitkäjänteiseen käyttöön. Kun aineistopankin tulevat käyttäjät otetaan mukaan jo siinä vaiheessa, kun hankintaa vasta mietitään, voidaan varmistua siitä, että tuleva ratkaisu on miellyttävä käyttää ja vastaa käyttäjien tarpeisiin. Tällöin he myös todennäköisemmin ottavat järjestelmän osaksi päivittäisiä työnkulkujaan, etkä joudu maksamaan turhaan järjestelmästä, jota kukaan ei käytä.

Ratkaisun toimittajan valinta

Valitse luotettava kumppani, jolla on kokemusta ja asiantuntemusta. Näin parannat aineistopankkiprojektisi onnistumista.

On suositeltavaa katsoa, että toimittajalla on esittää referenssejä aiemmista hyvin toteutetuista projekteista ja tyytyväisistä asiakkaista. Yleensä referenssejä löytyy palveluntarjoajien verkkosivuilta, ja voit esimerkiksi olla suoraan yhteydessä niissä mainittuihin yrityksiin ja henkilöihin.

Voit myös kysyä, tunteeko toimittaja useamman kuin yhden palvelualustan. Jos toimittaja tuntee useamman eri alustan toimintaperiaatteita, on todennäköisempää, että toimittaja pystyy helposti toteuttamaan erilaisia yhdistelmiä ja joustavia ratkaisuja tarpeesi mukaan.

Räätälöi aineistopankkisi käyttötarpeen mukaan

CommunicationPro on digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntija jo yli 20 vuoden kokemuksella. MediaBank-aineistonhallintaratkaisullamme hallitset digitaaliset materiaalisi yhdestä keskitetystä sijainnista, laitteesta ja paikasta riippumatta.

Tarjoamme MediaBankista kolme eri versiota käyttötarpeen mukaan.

Starter on kevyt versio 50 GB:n levytilalla ja yhdellä ylläpitotunnuksella.

Pro on suosituin versiomme, ja se on suunniteltu yritysten ja yhteisöjen aineistojen hallintaan. Pro-versiolla saat 200 GB levytilaa ja viisi ylläpitotunnusta. Myös muut toiminnallisuudet ja integraatiomahdollisuudet ovat laajempia Pro-versiossa.

Advance on laajin MediaBank-versio, jossa räätälöimme levytilan tarpeen mukaan. Advance-versiossa on tekoälypohjaiset työnkulut, laajimmat integraatiomahdollisuudet ja räätälöidyt työnkulut.

Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteyttä, niin kerromme mieluusti lisää aineistopankin toiminnasta ja käyttöönotosta. Voit myös lukea lisää MediaBankista sivuiltamme.