Tiedostotulvaan on löydettävä hallintaratkaisu. Tavoitteena on tarjota työntekijöille työskentelytavat, jotka ottavat huomioon nykypäivän vaativat tarpeet. Digitaalisen aineistonhallinnan valjastaminen osaksi yrityksen markkinointirunkoa tarjoaa parempia keinoja kohdistaa ja tehostaa markkinointiviestintää oikeille kohderyhmille. Seuraavilla perusohjeilla rakennat helpommin toimivan palvelun yrityksellesi.

Lisätietoa palvelusta saat täältä

 

1. Aloita järjestämällä aineistot ja sovi toimintatavat

DAM prosessin aloitus on konkreettinen, koska aineistoja yrityksissä on enemmän kuin riittävästi hajautuneina eri osastoille ja työasemille. Kun tarvitset nopeammin käyttöösi ajantasaista, helposti löydettävää ja jaettavaa aineistoa, järjestä ne! Alkuun pääsee miettimällä aineistolle hyvä luokittelu (taksonomia), toimivat hakusanat, sopiva nimeäminen (metatieto), siis yleensäkin tietoa aineistosta, ja aletaan näillä kriteereillä järjestää materiaaleja keskitetysti. Vain tieto tiedostosta mahdollistaa oikean tiedoston löytämisen helposti. Näin voidaan tarjota työntekijöille pääsy oikeisiin materiaaleihin yrityksen sisällä.

2. Rajaa projekti ja vaiheista

Suositeltava tapa on vaiheistaa aloitusprojekti pienempiin askeliin ja rajata projekti. Etene pienissä erissä ja hae hyötyjä osatehtävien helpottamiselle. Toteuttamalla ratkaisu ensin vaikka vain viestinnän osaston tarpeisiin eikä koko yritykselle helpotat aloittamista merkittävästi. Näin osallistat käyttäjät heti alusta paremmin, kun toiminta ei ole liian laaja eikä muiden osastojen tarpeita tarvitse huomioida.

Rajoita tiedostotyypit yksitellen kuten ensin kuvat, seuraavaksi PDF ja lopuksi videot. Laajenna sovellusta osastoittain kopioimalla toteutus soveltuvin osin. Kohdista muutokset ja konfiguroi toimiva palvelu uusien tarpeiden mukaan. Kun palvelu on saatu perustettua ja käyttäjät huomaavat löytävänsä aineistoja, on tämä käyttäjille kovin palkitsevaa. Tästä on muodostettava työntekijöille tapa ja kurinalainen sellainen, jotta saadaan prosessit jatkuviksi.

3. Sovellus yksin ei ratkaise, tarvitaan tulisieluinen vetäjä prosessin aloittamiselle

Sovellusten avulla aineistonhallinnan ongelmat kun eivät ratkea itsestään, ellei ymmärretä, miten niiden kuuluisi palvella yrityksen prosesseja. Sovelluksia ja palveluja tiedostojen hallintaan löytyy markkinoilta helposti, mutta organisaatiossa olisi hyvä löytyä henkilö vastaamaan sovelluksesta ja ottamaan koppi prosessin käyntiin saattamiseksi. Suomessa on harvinaista valjastaa täysiaikainen DAM-vastaava yrityksesssä, mikä olisi ihanteellista. Tällä administraattorilla olisi riittävän laaja käsitys busineksesta ja aineistojen käytön tarpeesta yrityksen omassa toimintaympäristössä.

Koska tehtävä kuitenkin käytännössä jakautuu monen harteille osatyönä on tämä DAM-vastuu enemmänkin sovelluksen puolella kuin sisällön puolella. Sisällön osalta yllämainittujen kurinalaisten työnkulkujen jalkauttaminen on niitä osia johon myös edellytetään johdon sitouttamista jotta organisaation muutosvastarinta saadaan nujerrettua ja tekijät motivoituja hyödystä. Ellei näin tapahdu ei aineistonhallintasovellus maksa itseään koskaan takaisin, ja epäonnistuu todennäköisesti hankkeena.

On suositeltavaa rakentaa palvelu omien työnkulkujen pohjalta. Parhaimmat työkalut auttavat tietenkin työnkulkujen toteutusta. Metadatan syöttö kannattaa automatisoida aina kun se vain on mahdollista. Sitä vähemmän turhauttavaa tietojen sisään syöttöä, sen varmemmin yrityksessä halutaan osallistua sisällön ylläpitoon. On hyvä heti alussa hyväksyä palvelun jatkuvaa muutostarvetta.

 

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä

 

MediaBankilla helppo käyttöönotto

Communication Pro on yhdistänyt eri aineistonhallinnan palvelumuotoja yhteen MediaBank DAM-palveluun. MediaBank on skaalautuva SaaS-pohjainen visuaalisten aineistojen kotimainen hallintapalvelu ja markkinointiportaali. Ratkaisun tavoitteena on helppo, joustava ja tehokas aineistonhallinta, eli enemmän aikaa sinulle. Tehokkaalla aineistonhallinnalla minimoidaan kulut, nopeutetaan työnkulkuja ja säästetään arvokasta aikaa.

Huolehdimme aineistoprojektin onnistumisesta ja tämä palvelu luo pitkäaikaisen toiminnan edellytykset asiakkaan tilaamalle aineistonhallintapalvelulle. Olemme yli 20 vuoden kokemuksella kehittäneet käyttöönottopalveluamme sopimaan eritasoisten asiakastarpeiden ja kohteiden määrittelyyn, suunnitteluun ja konsultointiin.

Lisätietoa palvelusta saat täältä