Yritysten tiedostojen hallinnan toimintatavat muuttuivat kun Dropbox tyyliset palvelut tulivat markkinoille. Tiedostonjakopalvelut kuten Dropbox, WeTransfer, Google Drive, OneDrive ja FTP ovat hyvin toimivia palveluja kun halutaan siirtää tallennuskapasiteettia pilveen pois omilta palvelimilta ja työasemilta.

Pääsy pilvipohjaisiin yhteyksiin maailmanlaajuisesti on muuttunut vakiintuneeksi liiketoimintakäytännöksi helppoutensa ja edullisuutensa kautta. Tänä päivänä pilvipalvelut ovat jo ottaneet merkittävän osan tiedostojen hallinnan markkinaosuuksista yritysten omien järjestelmien rinnalle.

Mediapankit (digitaalisen aineistonhallinnan sovellukset) sen sijaan ovat suunniteltuja tekemään paljon enemmän kuin vain tiedostojen tallennusta jaettaviin kansioihin. Näiden kahden väliin mahtuu lisäksi tiedostojakelupalvelut laajennetuilla mediapankkityylisillä ominaisuuksilla.

Kysymys käyttäjälle kuuluu:

Mitä haluat tehdä tiedostoillasi?

Seuraavassa tarkastellaan tiedostonjakopalveluiden ja mediapankkien eroja.

Molemmissa palveluissa kerrotaan että palvelut ovat turvallisia ja helppokäyttöisiä tiedostojen hallintaan ja jakamiseen tiimin, organisaation tai yhteistyökumppaneiden kesken. Voit jakaa kuvia ja tiedostoja kollegoillesi ja sidosryhmillesi sekä asiakkaillesi ja käyttää keräyskoria, latauslinkkien jakoa sekä muita toimintoja asiakasviestinnässäsi. Mobiilituki löytyy molemmista palvelumuodoista.

Riittääkö tiedostojen siirto sinulle?

Mikäli haet vain tallennustilaa ja tiedostojen jakelua, on ratkaisusi tiedostonjakopalvelu pilvessä. Mutta onko pelkkä pilveen tallennus kansioihin riittävä teidän yrityksessä? Entä jos tiedoston siirto Dropboxiin (Dropbox toimii tässä blogissa vain viitteenä yleisesti tiedostonjakopalveluille) ei riitä?

Mediapankit sisältävät laajan kuvaustietohallinnan (metatieto) tiedostoille, visuaalisen näkymän sisällöstä, brändäys mahdollisuuden palvelulle sekä työkaluja jakamaan tiedostoja erilaatuisina jakelukanavien kautta. Tähän Dropbox ja kumppanit eivät ole suunniteltuja.

Tarve DAM palveluihin (mediapankki) lisääntyy kun sisällön kasvaessa hallinnasta tulee jatkuvasti haastavampaa. Siinä tilanteessa ei pelkkä tiedostonhallinta pilvessä ja yksinkertainen tallennustila riitä. 

Kansainvälisten tiedostojakopalveluiden ominaisuuksia ja käytön

haasteita tiedoston- ja sisällönhallinnassa:

Tiedostojakopalveluiden muodot toimivat sellaisenaan hienosti, kunnes käyttäjälle tulee seuraavanlaiset käyttötarpeet, joita perinteisessä palvelussa ei löydy.

Palvelu ei muokkaa tiedostoja eri tarpeisiin
Dropbox ei kykene lennossa muokkaamaan hi-res kuvaa matala-resoluutioiseksi sopimaan käyttäjän eri käyttötilanteisiin. Dropbox ei myöskään salli käyttäjän ladata rajattua kuvaa vaikkapa valmiiksi oikeassa koossa somekanaviin. 

Löydätkö oikeat versiot kansioista?
Suurta määrää tiedostoja ja jaettuja kansioita on myös vaikea hallita. Kansiot ja tiedostonimet eivät riitä hakukriteerinä suuremmalle aineistokokonaisuudelle. Strukturoitu data oli ratkaisu hakuongelmalle, mutta se ei toteudu Dropboxissa.

Esimerkkinä luokitellusta datasta on vaikkapa verkkokauppa. Kun haen kenkiä valitsen ensin "miestenkengät", sitten aktiviteetin kohdalta "juoksukengät", halutun brändin/tuotemerkin ja viimeiseksi kenkien koon. Hakutuloksena tarjotaan minulle sopivia kenkiä.

Dropbox käyttäjät kamppailevat siis edelleen rajoitetuista hakuominaisuuksista ja puutteellisesta digitaalisten oikeuksien hallinnasta. Käyttäjät myös poistavat ajoittain tiedostoja siinä uskossa että ovat vain poistaneet oman paikallisen kopionsa.

Dropbox ei seuraa “parasta ennen” statusta, jolloin tiedostot voivat olla vanhentuneita kun joku käyttää niitä. Käyttöehdot eivät avaudu tiedoston latauksen yhteydessä. 

Missä tiedostosi oikeasti ovat?
Ulkomaiset palvelut ovat aiheuttaneet pelkoa ja epäilyksiä siitä, missä tieto loppujen lopuksi sijaitsee ja kuka siihen pääsee käsiksi? Palveluun tallennetut yrityksen tiedostot ovat tallennettuna julkiseen pilveen, jonka sijaintia kukaan ei välttämättä tiedä. 

Yritykset eivät voi siten varmasti tietää, sijaitseeko mahdollisesti salassa pidettävää tietoa ulkopuolisissa palveluissa, tai edes missä tiedostot fyysisesti sijaitsevat, ja mitä tapahtuu jos palvelun ehdot muuttuvat tai palvelu muuttuu maksulliseksi.

Kotimaisia palveluja käyttäessään yritykset voivat yleensä luottaa siihen, että tiedot ovat tallessa suomalaisilla palvelimilla, luotettavan toimijan konesaleissa.

Mitä markkinointitiimisi tulisi tietää! 
Dropboxilla on lähes rajattomat tallennustilat, vaikka niin on periaatteessa mediapankeissakin. Tiedostojakopalvelut ovat halpoja mutta laajempien ominaisuuksien puute rajaa käyttöalueita. Jos sinulla on käytössä tiedostonjakopalvelu pilvessä, joka ei täytä vaatimuksiasi, loppuvat laajennusvaihtoehdot sovelluksessa siihen. Mediapankki tarjoaa tiedostonjaon lisäksi paljon muuta.

Mediapankilla saat laajat käytön hallintaominaisuudet:
Mediapankki, digitaalisen tiedoston hallinta, (DAM-mediabank) tarjoaa koko valikoiman tiedoston organisointia, hallintaa, jakamista ja jakelua palvelemaan markkinointia ja luovien tiimien tarpeita.
Kun haluat hallita yrityksesi tiedostoja paremmin ja tarjota käyttäjille tehokasta tapaa hakea sisältöä, esikatsella aineistoja sekä tarjota tiedostojen muokkausta käyttäjän tarpeiden mukaisesti, on vastaus tarpeeseesi selainkäyttöinen mediapankki.

Tiedostojen haku on tehokasta aineiston kuvaustietojen ja visuaalisen näkymän ansiosta
Mediapankissa kaikki kansiot ja albumit ovat visuaalisesti organisoituina ja voit etsiä kuvia helposti palvelun käyttöliittymästä. Mediapankissa voit nähdä kuvat ja katsella videot suoraan käyttöliittymästä ilman lataustarvetta. 

Voit järjestää kaikki yrityksesi tai tiimisi bränditiedostot eli yleensä kuvat, julkaisut ja videot mediapankkiisi. Lajittelu, merkitsemisen (tägäys) ja tallennus on tehty yksinkertaiseksi. Tallennus tehdään keskitettyyn digitaaliseen aineistonhallinnan sovellukseen, jossa tehokas haku palvelee kaikkia sen käyttäjiä.

Mediapankissa tiedostojen tallennuksessa hyödynnetään metatietoja kuvaustietoina, jotta käyttäjien haut eri suodatuksien avulla helpottuvat ja tehostuvat. Kuvaustietoja ovat tägien (avainsanat/hakusanat) lisäksi kategoriat tai luokitukset. Tiedostot voivat kuulua moneen kategoriaan eivätkä vain yhteen, kuten perinteisissä kansiorakenteissa. Vapaa tekstihaku mahdollistaa lisäksi muita hakukriteereitä oikean tiedoston löytämiseksi. 

Voit myös integroida mediapankkisi yrityksen muihin sovelluksiin ja siten tallentaa tiedostot vain kertaalleen. Sisältöä voit näin hallita keskitetysti mediapankista. 

Tiedostot ovat hallittavissa ja muokattavissa käyttäjän tarpeiden mukaan
Mediapankkiin tallennetaan aina paras mahdollinen originaali, josta tuotetaan lennossa oikea versio käyttäjälle. Myös kuvien rajaus eri käyttötarkoituksiin, esim Facebookiin,  tehdään latausvaiheen yhteydessä. Suurta määrää tiedostoja on helppoa hallita nimenomaan metatietojen ja visuaalisen käyttöliittymän takia.

Mediapankilla hallitset kaikenlaisia visuaalisia sisältöjä, kuten HD-laatuisia videoita, PDF, PowerPoint, kameran RAW-tiedostoja, erilaisia kuvatiedostoja, ääniraitoja ja jopa Adobe INDD, AI: tai, PSD tiedostomuotoja. Yksityisessä SaaS-pohjaisessa mediapankissa tiedostot ovat haluttaessa tallessa vain Suomessa.

Päätät itse kuka näkee, ja mitä tiedostoja saa käyttää
Mediapankissa voit tarjota eri tasoisia käyttäjäoikeuksia aineistoille siten, että myynnille, asiakkaille ja henkilökunnalle tarjotaan kohdennettua materiaalia. Mediapankissa voi kommentoida aineistoja eri käyttäjien välillä ja käyttäjä saa paremman kuvan yrityksen brändistä visuaalisen käyttöliittymän ansiosta.

Hallitse, kuka voi tarkastella, ladata ja jakaa kuvia organisaation sisällä tai sen ulkopuolella. Tiedostojen copyright eli käyttöoikeus brändin tiedostoihin on tärkeä hallita yrityksessä ja tämä onnistuu mediapankissa automaattisesti. Kuville voidaan myös lisätä vesileima aineiston näkymään tai tiedostoon estämään tiedoston väärinkäyttöä.

Siirry tiedostonhallinnan seuraavalle tasolle
Kun vaadit aineistostasi enemmän kuin mitä saat tiedostojakosovellukselta pilvessä ja sinulla on liian monta kansiota sisältöineen hallittavana, on uudelleen arvioinnin paikka. 

Kun Dropbox ja OneDrive tyyliset palvelut eivät täytä tarpeitasi markkinointiresurssien medianhallinnassa on sinun aika siirtyä tiedostojakopalveluista mediapankkiin tai ainakin mediapankkiominaisuuksilla laajennettuun mediatiedostonjakopalveluun. 

Julkaise promoaineistot tyylikkäästi mediagallerian mikrosivustolla

Mediaboksi-tiedostonjakelupalvelun välityksellä et ainoastaan voi julkaista promo-aineistosi näyttävästi julkisella gallerialla vaan jaat aineiston myös eri some-kanaviin suoraan. Ja kun kerran olet jo oikealla polulla, on siirtyminen todelliseen mediapankkiin jo tehty, koska tietokantarakenne on jo pohjana palvelussa.

Tutustu Communication Pro:n MediaBank aineistonhallintapalveluun tästä,
tai uuteen MediaBoksi-mediatiedostonjakopalveluun tästä.

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä