Miksi yleeensä vaivautua järjestelemään tallennetut mediatiedostot?
Kuvittele, että valmistelet suurta markkinointikampanjaa, tuotteen lanseerausta tai jopa yksinkertaista sisäistä esitystä. Tiedät, että täydellinen kuva tai video on olemassa – käytit sitä vielä viime kvartaalilla – mutta kukaan ei löydä sitä. Tämä tuhlaa aikaa, moninkertaistaa työn ja nostaa kustannuksia.
Kuvat ovat OneDrivessa – mutta linkitettynä yhden työntekijän henkilökohtaiseen tiliin. IT-osasto ei salli OneDriven jakamista tiimille. Turhautuneena tiimisi käyttää tunteja etsien, vain päätyäkseen luomaan materiaalin uudelleen.
Kuulemme tämän kaltaisia tarinoita jatkuvasti – eikä vain pk-yrityksissä, vaan myös kunnissa, virastoissa, ja järjestöissä. Ajatellaan, että asiat ovat kunnossa… kunnes joku jää lomalle tai vaihtaa tehtävää.
Kyse aineistonhallinnassa ei ole vain tallennuksesta – vaan pääsystä ja aineiston uudellen käyttämisestä. Mediapankin avulla saat jaetun kirjaston, joka toimii yli tiimirajojen.
Hajallaan olevien digitaalisten aineistojen kustannukset ovat piilevät
Kun media tallennetaan satunnaisesti, seurauksena on ei vain tehottomuutta, vaan myös epäjohdonmukaista brändäystä ja viivästyneitä projekteja. Huonon tiedostonhallinnan seuraukset ja se, kuinka se toteutuu mediapankissa, voivat olla valtavat - Myöhästyneet määräajat, brändin epäjohdonmukaisuus ja muiden virheiden kustannukset.
Mediatiedostojen järjestäminen varmistaa, että arvokkaat aineistosi – kuvat, videot, asiakirjat ja grafiikat – ovat helposti löydettävissä, oikein merkittyjä ja nopeasti uudelleenkäytettäviä. Ajattele mediapankkiasi hyvin hoidettuna keskitettynä kirjastona: kun tiedät tarkalleen, mistä jokainen kirja (tai tiedosto) löytyy, säästät aikaa, vähennät kustannuksia ja varmistat laadun. Mediapankkia käytetään sisällön avainsanoittamiseen ja hakemiseen.
Keskity käyttäjäystävällisiin hakutoimintoihin mediapankin käyttöönottossa
Mediapankin käyttöönotto ei liity pelkästään teknologiaan – se liittyy ihmisiin. Kaikkien mediapankkien tulisi yksinkertaistaa työnkulkuja, eikä niiden pitäisi luoda lisätaakkaa. Teknologia voi tuoda uskomattomia muutoksia, mutta sen menestys riippuu siitä, miten ihmiset käyttävät ratkaisua – se voi ratkaista tai rikkoa digitaalisen aineistonhallinnan.
Onko mediapankkisi optimoitu hakua varten? Kuinka monta klikkausta sinulta vaatii löytää tarvitsemasi aineisto mediapankistasi? Käyttäjäkokemus ei ole vain sitä, miltä mediapankin käyttöliittymä näyttää tai tuntuu sitä käyttäessä.
Kyse on:
- Kuinka intuitiivinen hakukokemus on?
- Kuinka relevantteja hakutulokset ovat?
Kun ihmiset hakevat sisältöjä, he eivät useinkaan MIETI miten hakea. He vain TEKEVÄT sen. Yksi tai kaksi klikkausta pitäisi riittää. Kuinka monta klikkausta sinulta vaatii löytää tarvitsemasi aineisto mediapankiista?
Mediapankit ovat järjestelmiä, jotka on suunniteltu kehittäjien toimesta – ja heillä on usein vähemmän kokemusta sisällön todellisesta avainsanoittamisesta ja hakemisesta. Ei siis ole yllättävää, että ihmisten hakutavat eivät aina ole linjassa mediapankin toiminnan kanssa tai että järjestelmä ei tue niitä.
Miten siis suunnitella DAM, joka vastaa tähän odotukseen? Haku ei vain tapahdu – se täytyy suunnitella. Mediapankin (DAM) käyttö on aktiivinen kokemus. Se vaatii vuorovaikutusta ja osallistumista.
Johtajat ja IT-tiimit saattavat priorisoida järjestelmän ominaisuuksia, integraatioita ja turvallisuutta. Kysymys kuuluu kuitenkin: keskittyvätkö he investoinnin välittömiin tuloksiin pitkän aikavälin arvon ja kestävyyden kustannuksella? Onko heidän motivaationsa avainkäyttäjien tarpeissa tehokkuuden ja helppokäyttöisyyden suhteen?
Järjestä aikaa käyttäjien tarpeiden huomioon ottamiseksi
Sovelluksen käytettävyyden optimoimiseksi sinun on hahmoteltava maailma käyttäjiesi silmin. Varaa aikaa ymmärtääksesi, miten luovat käyttäjät, markkinoijat ja muut toimivat, jotta mediapankki voidaan jäsentää tavalla, joka tukee tuottavuutta. Järjestelmiä kannattaa ottaa käyttöön ottamalla huomioon käyttäjien tarpeita tai tarvittavia taitoja, mikä johtaa parempaan käyttöönottoon eikä turhautumiseen. Ilman käyttäjäkeskeistä lähestymistapaa tiimit voivat kokea, että mediapankki on heille määrätty, sen sijaan että se olisi suunniteltu heidän tarpeitaan ajatellen.
Jos käyttöönotto-tiimit eivät ota huomioon niiden käyttäjien tarpeita, työnkulkuja ja kipupisteitä, joiden tulisi olla päivittäisessä vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa, lopputuloksena on todennäköisesti DAM-alusta, joka on teknisesti kunnossa, mutta käytännössä tehoton.
Lopullinen tavoite on aineistojen tehokas hyötykäyttö
Mediapankkialustan tarkoituksena on auttaa organisaatioita saamaan käyttöönsä ja jakamaan turvallisesti oikea sisältö oikeaan aikaan. Käyttäjät löytävät nopeasti etsimänsä, kun taas ylläpitäjät saavat arvokkaita näkemyksiä ja tietoa käytöstä ja tarpeista – jotta jokainen voi maksimoida tuottonsa ja saavuttaa suuremman vaikutuksen.
Onnistunut DAMin käyttöönotto alkaa paljon ennen järjestelmän asennusta. Muutoksenhallintaprosessien käynnistäminen ajoissa on ratkaisevaa, sillä kaikkien mukaan saaminen vie aikaa. Avainkäyttäjien ja sidosryhmien mukaan ottaminen alusta alkaen auttaa ymmärtämään eri tiimien tarpeita ja varmistaa, että he kokevat olevansa osa valintaprosessia. Kun käyttäjät näkevät, että valittu DAM tukee heidän työnkulkuaan ja vaatimuksiaan, käyttöönotto on huomattavasti helpompaa.
Lue blogistamme: Siksi mediapankin jatkuva sisällönhallinta on niin ratkaiseva palvelun toimivuudelle
Mieti, tarvitsetko apua DAM-arvioinnin valmisteluun? Ota yhteyttä ja varmista, että investointisi tuottaa pitkäaikaista arvoa – ei vain lyhytaikaista toiminnallisuutta.
Valitse osaava mediapankin toimittajan käyttöönotto
Communication Pro tarjoaa ratkaisuja digitaalisessa muodossa olevien aineistojen hallintaan yli 25 vuoden kokemuksella jotta organisaation kaikki käyttäjät voivat oikeasti hyödyntää kuvia, videoita, esityksiä ja dokumentteja sisällöntuotannossa, brändinhallinnassa ja muussa työssään.
Communication Pro ei vain myy MediaBankia – me olemme kumppani alusta alkaen ja mukana koko matkan ajan. Koska sinun onnistumisesi ei ole meille bonusta – se on meille tärkeintä.
👉 Henkilökohtainen käyttöönotto on se, mistä toimiva mediapankkipalvelu alkaa.
Tutustu Communication Pro:n tarjoamiin aineistonhallinnan palveluihin täältä tai pyydä palaveria asiantuntijan kanssa etätapaamisena.
Haluatko lisää vinkkejä?
Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinulle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |