Blogi

Nykypäivän digitaalisessa maailmassa organisaatiot luottavat digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) ratkaisuihin helpottaakseen sisällön tallennusta, hakua ja jakelua. Näiden sovellusten luvataan tuovan tehokkuutta, yhtenäisyyttä ja hallintaa suuren digitaalisen aineiston käsittelyyn. Kuitenkin monien DAM-mediapankkien alkuinnostus hiipuu ajan myötä, eikä palvelu tuota toivottuja tuloksia.

Miksi näin käy?

Yleinen syy on siinä että kehitetään helposti toimintamalli joka perustuu, liian monimutkaiseen tapaan täyttää tiedoston kuvaustietoja. Muita syitä ovat puuttuva sisäinen markkinointi sekä jatkuvan sisällön ylläpidon puute. Keskitytään siis liikaa aikaa teknisiin ratkaisuihin, unohtaen usein järjestelmän käyttäjien huomioiminen.

Mitä ovat metadatat eli metatiedot ja mitä ne sisältävät?

Metatieto tekee digitaalisista aineistoistasi helppoja löytää, järjestää ja käyttää. Hyvä metatietojen hallinta on kuitenkin enemmän kuin pelkkä tunnisteiden lisääminen – kyse on rakenteen luomisesta, joka toimii käyttäjillesi, työnkuluillesi ja liiketoimintatarpeillesi.

Kun lataat kuva- ja videotiedostot esimerkiksi aineistonhallintasovellukseen, sovellus lukee kuvaan tallennetut metatiedot, kuten Exif, IPTC ja XMP. Niinpä sinun ei tarvitse syöttää niitä uudestaan tai erikseen, paitsi kun kuvissa ei tietoja löydy. Sisällön jalostaminen ja metatiedon täydentäminen on tärkeätä aineiston löytämisen kannalta.

Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa. 

Tehokas digitaalinen aineistonhallinta (DAM) hyödyttää organisaatiota monella eri tavalla. Kokosimme tähän kirjoitukseen viisi kenties suurinta hyötyä, joita aineistonhallintajärjestelmä voi organisaatiollesi tuottaa.

DAM-mediapankkien teknologioiden tuomien uusien työnkulkujen valintaan ei aina panosteta yrityksissä riittävästi eikä siinä siksi aina organisaatioissa onnistuta.

Syynä tähän voi olla niinkin yksinkertainen asia kun että organisaatiossa ei ole päätetty siitä, miten oikeasti menetellään visuaalisten tiedostojen kanssa. Keskeinen haaste on lähes poikkeuksetta vaikeus valita sopiva ratkaisu ja tämän jälkeen työnkulkujen muutosten jalkauttaminen organisaatiossa, muun muassa osaamiseksi, prosesseiksi, työnkuluiksi. Usein organisaatioiden valintaprosessit ja valinnan perusteet vaihtelevat kovinkin paljon.