Tehokas digitaalinen aineistonhallinta (DAM) hyödyttää organisaatiota monella eri tavalla. Kokosimme tähän kirjoitukseen viisi kenties suurinta hyötyä, joita aineistonhallintajärjestelmä voi organisaatiollesi tuottaa.
1. Löydä tiedostosi helpommin ja nopeammin
Vielä nykyäänkin aineistonhallinta saattaa usein pohjautua verkkolevyihin ja tiedostoja säilytetään yksittäisten työntekijöiden työasemilla. Oikeiden tiedostojen etsintään kuluu arvokasta työaikaa. Entä silloin, jos kollegasi vaihtaakin työpaikkaa, ja unohtaa siirtää aineistot työasemaltaan jaetuille verkkolevyille? Aineiston säilyttäminen sitä kunnolla järjestämättä hidastaa työntekoa ja aiheuttaa riskejä tiedostojen katoamiselle tai joutumiselle vääriin käsiin.
Kun tiedostosi ovat koottuna yhteen yhdistettyyn käyttöliittymään, esimerkiksi aineistonhallintasovellukseen, pysyvät ne järjestyksessä ja helpommin löydettävissä. Työnkulut nopeutuvat, kun aikaa ei enää mene eri verkkolevyjen ja kansioiden selailuun tiedostoja etsiessä.
2. Käyttöoikeudet kuntoon
Monesti organisaatiolla on aineistoja useisiin eri käyttötarkoituksiin. On julkiseksi tarkoitettuja materiaaleja asiakkaiden, median ja yhteistyökumppaneiden käyttöön, ja toisaalta hyvinkin salaisia tiedostoja, joiden päätyminen julki esimerkiksi väärään aikaan voi jopa haitata organisaation toimintaa.
Kun käytössäsi on aineistonhallintajärjestelmä, voit määrittää erilaisia käyttöoikeustasoja tiedostoillesi. Näin voit olla varma siitä, että tiedostot ovat vain niitä tarvitsevien nähtävillä. Voit halutessasi ylläpitää samassa järjestelmässä sekä julkista osiota, jossa tarjoat materiaaleja esimerkiksi asiakkaidesi ja median käyttöön, että organisaatiosi sisäiseen tiedonkulkuun tarkoitettua kirjautumisen takana olevaa osiota. Voit halutessasi määritellä eri käyttöoikeudet vaikka osasto- tai henkilökohtaisesti.
Voit lisäksi liittää kuvien ja muiden materiaalien käyttöoikeudet kätevästi samaan paikkaan, jossa itse tiedostokin sijaitsee. Näin vähennät käyttöoikeuksiin liittyvien väärinkäytösten riskiä ja suojaat myös oman brändi-ilmeesi yhtenäisyyttä.
3. Turvaa tiedostojen jakelu
Varsinkin suuria kuva- ja videotiedostoja voi olla hankala jakaa esimerkiksi sähköpostin kautta. Toki käytettävissä on myös tiedostojen jakamiseen tarkoitettuja sovelluksia, mutta niitä käyttääksesi joudut lataamaan tiedostosi tuntemattomalle palvelimelle.
Aineistonhallintajärjestelmän kautta pystyt jakamaan tiedostoja suoraan niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Voit lähettää latauslinkkejä yksittäisiin tiedostoihin, kansioihin tai erikseen koottuihin tiedostojoukkoihin. Linkin lähetyksen yhteydessä voit vielä määritellä käyttöoikeudet; saako vastaanottaja ainoastaan katsella tiedostoja vai myös ladata niitä.
Voit myös tarjota yhteistyökumppaneillesi mahdollisuuden ladata tiedostoja suoraan aineistonhallintajärjestelmääsi lähettämällä heille tiedostojen lähetykseen tarkoitetun linkin. Varmistut siitä, että aineistosi pysyy omalla palvelimellasi, eikä leviä laajemmalle joukolle kuin olet tarkoittanut.
4. Lataa tiedostot halutussa muodossa
Sen lisäksi, että nopeutat tiedostojen jakelua, sujuvoitat aineistonhallintasovelluksella myös niiden lataamista. Jos tiedostosi on tallennettuna verkkolevyllä, on siitä luultavimmin tarjolla vain yksi koko. Jos kuvaa halutaan käyttää eri alustoilla, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, täytyy se ensin muokata sopivaksi jossakin kolmannen osapuolen sovelluksessa.
Aineistopankkiin tallennetuille tiedostoille on sen sijaan mahdollista tarjota monipuolinen lataustoiminto, jonka avulla yhden tiedoston voi ladata esimerkiksi eri kokoisena riippuen siitä, mihin tarkoitukseen tiedosto halutaan. Kuville voi latausvaiheessa tarjota rajaustoiminnon, joka rajaa ne automaattisesti eri sosiaalisen median alustojen kuvakokoihin sopivaksi. Kuvien käyttö helpottuu, kun niiden kokoa ei tarvitse muuttaa erillisessä sovelluksessa.
Lue lisää: Kuukauden käyttövinkki: Valmiiksi rajattujen kuvien lataaminen MediaBankista
5. Yhdistä organisaatiosi aineistonhallintajärjestelmän alle
Nykyään aineistonhallintajärjestelmät ovat helposti integroitavissa useisiin eri sovelluksiin. Voit yhdistää DAM-järjestelmäsi suoraan esimerkiksi sisällönhallinta-, asiakas, tai tuotetiedonhallintajärjestelmääsi. Lisäksi voit tarjota kuvatiedostoja aineistopankistasi vaikka Microsoftin Office -ohjelmiin tai Adoben sovelluksiin.
Työnkulut helpottuvat, kun työntekijöiden ei aina tarvitse edes ladata tiedostoa ulos aineistopankista voidakseen käyttää sitä jossakin muualla. Työasemien levytilaa säästyy, kun ladatut tiedostot eivät jää kummittelemaan. Integrointien avulla varmistat myös sen, että organisaation ilmeen mukaiset ja ajantasaiset materiaalit ovat kaikkien yksikköjen käytössä.
MediaBank – Luotettava kotimainen pilvipalvelu digitaalisen aineiston hallintaan
CommunicationPro on digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntija jo yli 20 vuoden kokemuksella. MediaBank-aineistonhallintaratkaisullamme hallitset digitaaliset materiaalisi yhdestä keskitetystä sijainnista, laitteesta ja paikasta riippumatta.
Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteyttä, niin kerromme mieluusti lisää aineistopankin toiminnasta ja käyttöönotosta. Voit myös lukea lisää MediaBankista sivuiltamme.
