Mediapankin suostumuksen hallinnan työnkulut ovat keskeisessä asemassa henkilötietojen, kuten kuvien ja videoiden, käsittelyssä. Tällaiset järjestelmät tarjoavat keinoja suostumuksen keräämiseen, dokumentointiin, seurantaan ja peruuttamiseen GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Käydään läpi, miten nämä työnkulut toimivat ja mitä aikajanaa suostumuksen antamiselle ja voimassaololle tulisi noudattaa. Lisäksi esittelemme käytössä olevia tekniikoita suostumuksen hallinnassa.

GDPR-hallinta mediapankissa

Mediapankin ideana on tarjota turvallinen visuaalisten tiedostojen käyttö organisaatioissa. Sovellus käsittelee henkilötietoja ja sopimuksia sujuvasti ja turvallisesti. Suostumuksia voidaan pyytää palvelun kautta, jolloin saadaan ilmoitus, jos tiedostot eivät ole GDPR-hyväksyttyjä. Ratkaisulla voi rakentaa henkilörekisterin, jossa voi yhdistää sopimukset kuviin ja videoihin. Sovelluksesta näkee mitä suostumuksia on olemassa, kuinka kauan niitä sovelletaan ja missä yhteyksissä voi tiedostoja käyttää.

Suostumuksen kerääminen

• Suostumuspyynnön luominen: Mediapankki mahdollistaa suostumuslomakkeiden käytön. Tässä vaiheessa määritellään, mitä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen suostumus pyydetään ja miten tietoja käsitellään.
• Suostumuspyynnön esittäminen: Suostumuksia voi pyytää palvelun avulla. Kun teette pyynnön mediapankissa, vastaanottajalle lähetetään sähköpostiviesti, jonka linkistä vastaanottaja saa sopimuksen suostumusta varten tai mallisopimuksen, johon olette itse muotoilleet tekstin. Vastaanottaja tarkistaa kaikki tiedot ja allekirjoittaa sitten sopimuksen, joka lähetetään sähköpostitse. Mediapankki tallentaa suostumuksen suoraan digitaalisesti ja tiedostosta tulee GDPR-hyväksytty.
• Aktiivinen suostumuksen antaminen: Käyttäjä antaa suostumuksensa aktiivisesti, esimerkiksi rastittamalla valintaruudun tai lähettämällä sähköpostivahvistuksen. Mediapankki tallentaa suostumuksen antamisen hetken ja tavalla, joka mahdollistaa sen myöhempää tarkastelua.

Suostumuksen dokumentointi

• Suostumuksen tallentaminen: Jokainen suostumus tallennetaan turvallisesti aineistonhallintajärjestelmään, mukaan lukien suostumuksen antamisen päivämäärä ja kellonaika sekä käyttäjän antama tieto.
• Audit-loki: Järjestelmä luo audit-lokin, joka dokumentoi kaikki suostumukseen liittyvät toiminnot, kuten suostumuksen antamisen, muutokset ja peruutukset.

Suostumuksen voimassaolo ja seuranta

• Voimassaolon määrittäminen: Suostumuspyynnössä määritellään suostumuksen voimassaoloaika. Tämä voi vaihdella lyhyestä määräaikaisesta suostumuksesta toistaise voimassa olevaan suostumukseen riippuen suostumuksen tarkoituksesta.
• Muistutukset ja uusiminen: Järjestelmä voi automaattisesti lähettää muistutuksia käyttäjille ennen suostumuksen voimassaolon päättymistä ja pyytää uusimaan suostumuksen tarvittaessa.

Suostumuksen peruuttaminen

• Peruutusmekanismi: Käyttäjillä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, ja digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän tulee tarjota helppo tapa tämän tekemiseen.
• Suostumuksen poistaminen: Kun suostumus peruutetaan, järjestelmä poistaa käyttäjän tiedot aktiivisesta käytöstä ja merkitsee suostumuksen peruutetuksi. Audit-lokiin jää merkintä suostumuksen peruutuksesta.

Aikajana suostumuksen antamiselle ja voimassaololle

Suostumuksen antamisen ja voimassaolon aikajana riippuu suostumuksen tarkoituksesta ja sisällöstä. Esimerkiksi markkinointimateriaalien kohdalla suostumus voidaan pyytää olevan voimassa toistaiseksi, kunnes peruutetaan. Projektikohtaisessa käytössä, kuten tutkimuksessa tai tapahtumassa, suostumus voidaan asettaa päättyvän projektin päättymisen jälkeen. Järjestelmän tulisi mahdollistaa suostumuksen voimassaolon mukauttaminen kunkin projektin tai tarkoituksen mukaan.

Tekniset ratkaisut sujuvoittamaan suostumusten hallintaa

Digitaalisen aineistonhallinnan sovellusten sisällön ylläpitäjät voivat hyödyntää erilaisia teknologisia ratkaisuja henkilöiden suostumuksen tilan havainnollistamiseksi ja hallinnoimiseksi visuaalisesti tehokkaalla tavalla. Tyypillisesti tämä sisältää tekoälyä (AI) hyödyntävän kasvojentunnistusteknologian ja visuaaliset merkinnät, jotka auttavat tunnistamaan, onko henkilöltä saatu suostumus sisällön käyttöön. Alla kuvataan, miten tämä työnkulku voi toimia käytännössä.

Kasvojentunnistusteknologian käyttöönotto

• Kasvojentunnistuksen integrointi: Jos organisaatio on ottanut kasvojentunnistuksen käyttöön, järjestelmä voi ehdottaa kuvissa näkyviä henkilöitä. Mediapankkiin integroidaan kasvojentunnistusteknologia, joka skannaa kuvat ja videot tunnistettavien kasvojen varalta.
• Henkilöiden tunnistaminen: Kun järjestelmä tunnistaa kasvot, se vertaa niitä tietokantaansa, jossa säilytetään tietoa henkilöiden aiemmin antamista suostumuksista.
• Suostumuksen tilan tarkistus: Järjestelmä tarkistaa, onko tunnistetulle henkilölle merkitty voimassa oleva suostumus metatiedoissa. Jos suostumus puuttuu, ylläpitäjälle voidaan ilmoittaa, että suostumus tulee hankkia ennen sisällön julkaisua.

Visuaalinen havainnollistaminen

• Visuaalisen laatikon käyttö: Kun kasvojentunnistus on tunnistanut henkilön kasvot, järjestelmä voi automaattisesti lisätä visuaalisen laatikon henkilön kasvojen ympärille. Värikoodaus tai muu visuaalinen merkki voi ilmaista suostumuksen tilan: esimerkiksi vihreä laatikko tarkoittaa, että suostumus on voimassa, kun taas punainen laatikko merkitsee puuttuvaa suostumusta.
• Metatietojen automaattinen päivitys: Suostumuksen tila (esimerkiksi "suostumus annettu", "suostumus puuttuu" tai "suostumus peruutettu") tallennetaan automaattisesti henkilön metatietoihin aineistonhallintajärjestelmässä. Tämä mahdollistaa nopean suostumuksen tilan tarkastelun ja hallinnan.
• Helppokäyttöinen hallintapaneeli: Ylläpitäjät voivat tarkastella ja hallinnoida suostumuksen tilaa keskitetysti hallintapaneelin kautta. Paneelissa näkyvät visuaaliset merkinnät ja metatiedot, joiden avulla ylläpitäjä voi nopeasti tunnistaa sisällön, jolle suostumus puuttuu, ja ryhtyä tarvittaviin toimiin.

Suostumuksen tilan seuranta ja päivitys

• Interaktiivinen muistutusjärjestelmä: Järjestelmä voi lähettää automaattisia muistutuksia sisällön ylläpitäjille tai suoraan henkilöille, joiden suostumus on vanhenemassa tai puuttuu. Muistutukset voidaan kohdistaa perustuen metatietoihin tallennettuun suostumuksen voimassaoloaikaan.
• Suostumuksen uusiminen: Kun henkilö uusii suostumuksensa, ylläpitäjä päivittää tämän tiedon järjestelmään, jolloin visuaaliset merkinnät ja metatiedot päivittyvät vastaamaan uutta tilaa.

Tekoälyä hyödyntävä kasvojentunnistusteknologia yhdistettynä visuaalisiin merkintöihin ja metatietojen hallintaan tarjoaa voimakkaan työkalun henkilöiden suostumuksen tilan tehokkaaseen havainnollistamiseen ja hallinnointiin digitaalisissa aineistonhallintajärjestelmissä. Tämä mahdollistaa sisällön ylläpitäjille nopean ja vaivattoman tavan varmistaa, että kaikki julkaistava materiaali noudattaa GDPR:n vaatimuksia ja että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja eettisesti.

Digitaalisten aineistonhallintajärjestelmien avulla suostumuksen hallinnan prosessit voidaan siis automatisoida ja tehostaa, tarjoten selkeät työnkulut suostumuksen keräämiseen, dokumentointiin, seurantaan ja peruuttamiseen. Tämä ei ainoastaan helpota organisaatioiden taakkaa GDPR:n noudattamisessa, vaan myös parantaa käyttäjien luottamusta ja tyytyväisyyttä, tietäen että heidän yksityisyyttään suojataan ja kunnioitetaan.

Lisätietoa MediaBank:ista saat tästä