Ihmiset ovat visuaalisia, joten on luonnollista, että viestintä siirtyy visuaalisempiin välineisiin. Koronavirus on edistänyt verkon yli tapahtuvaa kommunikointia. Koronakriisi on pakottanut ihmiset etätöihin ja kommunikointi tapahtuu webinaarien, verkkokokousten ja videoiden välityksellä. 

Videosta oli jo aiemmin tullut sosiaalisen median ansiosta itsestäänselvyys myös työpaikalla ja johti organisaatioita lisäämään yhä useampia videon eri käyttötapoja toimintaansa, kuten vaikkapa projektipäivityksiä ja viikoittaisia yhteenvetoja kehitysprojekteista sekä huomioimaan live-videon välttämättömyys.

Webinaari tai verkkokokous voidaan helposti nauhoittaa esim. Zoom, Hangouts, Teams tai GoToMeeting palveluissa. Hyödyn nauhoituksesta saa tallentamalla video mediapankkiin jatkokäyttöä ja uusiokäyttöä varten. Pankista jaetaan asiakkaille linkki aineistoon esimerkiksi sähköpostilla ja samalla merkitään jakajalle muistutus kuinka pitkään video on voimassa, jotta asiakkaan kontaktointi tehdään ajallaan.

Aikaisemmin videoneuvottelut ja suora videotoisto olivat erillisillä markkinoilla, mutta nykyään monet palvelut ovat yhdistäneet näitä toiminnallisuuksia, kuten vaikkapa Office 365/Teams joka tarjoaa käyttäjilleen live-videotoistoja. Esimerkiksi Zoomin verkkoseminaarialusta käyttää samaa tekniikkaa kuin sen videopuhelualusta. Suoriin videotoistoihin tarjotaan nykyään myös sisällönhallinta- ja jakeluominaisuuksia. Live-lähetykset ja webinaarit ovat toimintamallina yleistyneet. Viestintävälineinä ne ovat keskeisiä myös käyttäjien luomiin sisältöihin. Nyt korona-aikoina tämä toimintamalli korostuu entisestään.

Mutta milloin ja mitkä videotallenteet näistä tilanteista pitäisi säästää ja milloin webinaarille on toistokäyttöarvoa tai kyseessä on pelkkä kertakäyttötuote?

Käyttäjien luomien yritysvideoiden kysyntä on kasvussa.

Yhä tavallisempaa on nähdä yrityksen sisäiset käyttäjät luomassa videoita eri käyttötarkoituksiin, oli heillä siihen oikeuksia tai ei. Käyttäjien itsensä tekemät videot kiinnostavat yleisöä ja organisaatioita yhä enemmän. Yhä useampi palveluntarjoaja on yksinkertaistanut videon luomisen ja muokkaamisen prosesseja, jolloin käyttäjän luoman sisällön julkaiseminen on nopeampaa ja helpompaa.

DAM-sovellusten ja mediapankkien olemassaolon arvostus on markkinointiväelle vuosien saatossa tullut kovin selväksi ja nyt alkavat myös IT-päälliköt tunnistaa visuaalisten tiedostojen hallinnan merkitystä koko organisaatiolle ja IT-järjestelmille.

Koronavirus korostaa yksilöiden tarvetta saada itse etänä tarvittavat aineistot käyttöönsä

Kevään korona-virus on korostanut yritysten tarvetta hallinnoida sisältöjä sujuvasti hajautetussa työympäristössä kotoa ja etäältä 24/7. DAM mediapankilla työntekijät saavat etätyössään mukaansa sisällöt, työkalut ja yhteydet tiimiyhteisöön ja asiakkaisiin yhdestä keskitetystä paikasta. Mitä hienointa, kaikki tiedot ja aineistot ovat aina ajan tasalla ja saavutettavissa, myös älypuhelimella.

Joka ikisenä työpäivänä tiimin jäsenesi säästävät puoli tuntia ellei enemmän aikaa jo siksi, että tiimin jäsenet ja asiakkaat voivat itsenäisesti hakea itselleen oikeat kuvat!

Keskitetty mediapankkipalvelu on tehty visutiedostojen hallintaan

Kaikki tiedostomateriaali oikeassa paikassa ja ihmiset löytävät tarvitsemansa sisällön tarkalleen oikeaan aikaan. Näin tarjotaan työntekijöille enemmän aikaa tärkeiden asioiden tekemiselle ja aikaansaadaan kulusäästöjä organisaatiolle.

Mielestämme sovellusten pitäisi olla yksinkertaisia ja intuitiivisia, etenkin palvelun käyttökokemukset. Vapaudu digikaaoksesta ja tallenna kaikki tiedostot keskitetysti käyttäjien ulottuvuuteen. Näin he löytävät ajantasaiset tiedostot ajasta ja paikasta riippumatta.

Annetaanko palvelulle nimet materiaalipankki, videopankki, mediapankki, aineistopankki, tiedoston jakelu vai julkaisualusta – tarve ratkaisee nimivalinnan.

Yritykset, jotka luottavat visuaaliseen tarinankerrontaan kommunikoidakseen yleisön kanssa, hallitsevat digitaalisen aineistonsa tehokkaasti MediaBank-kaltaisella ratkaisulla. Se vapauttaa ryhmät työskentelemään luovemmin lopputavoitteidensa saavuttamiseksi.

Yritysten visuaalisten tiedostojen hallinnan strategia puuttuu liian usein

Käyttäjien tekemät videot aiheuttavat kuitenkin päänsärkyä IT: lle sekä brändinhallinnalle. Syynä päänsärkyyn on, ettei organisaatioissa ole aina päätetty siitä, miten menetellään visuaalisten originaalitiedostojen, kuten videoiden ja webinaaritallenteiden kanssa. Koronakriisin aikana niitä kertyy valtava määrä.

Ensinnäkin on jo sellaisenaan vaikea hallita käyttäjän itsensä luomien videoiden sisältöä ja webinaaritallenteita. Ei tarvitse kaukaa hakea sitä tapaa, miten työntekijät haalivat omille työasemilleen kuvia ties mistä ja käyttävät sitä mahdollisesti brändiohjeistuksen vastaisesti. Jos loppukäyttäjät luovat videoita älypuhelimillaan, sitä on mahdotonta valvoa muun muassa tekijänoikeuksien ja sisällön osalta. Lisäksi organisaatiota uhkaa arkaluontoisen tiedon jakaminen yrityksen ulkopuolelle.

Minne raskaat visutiedostot tallennetaan?

Toinen päänsärky IT:lle on, minne käyttäjän luomat videot tallennetaan tätä nykyään ja minne niitä jaetaan. Videotiedostot vievät huomattavasti tilaa. Kun käyttäjät luovat ja jakavat videoita ilman virallisia tarkistuksia, on vaarana että yrityksen tallennustila ei aina riitä. Vaarana on myös etteivät organisaatiot aina pysty tallentamaan ja jakamaan tärkeitä yhteistyötiedostoja. YouTube ja Vimeo kanavissa tallentuvat pääasiassa ns yrityksen viralliset videot, joiden julkaisemiseen vain harvalla on käyttöoikeus.

Sovellusalustat, pilvipalvelut, Dropbox, GoogleDrive ja yksityiset pilvipalvelut ovat IT-päättäjän vaihtoehtoja visuaalisten tiedostojen tallentamiselle yrityksessä. Keskeistä on valita sellaisen ratkaisu joka helpottaa tiedon löytämistä, uusiokäyttöä ja jakelua tarvitseville osapuolille.

Organisaatioiden on luotava ennakoiva strategia käyttäjien luomille videoille. Suurten yritysten sisällönhallinnan alustat voivat käyttää tekoälyä löytämään tekijänoikeuksia rajoitettua materiaalia ja suodattamaan videot kielten mukaan. Tarjoamalla dedikoitua alustaa käyttäjien luomille videoille vähennetään riskejä videon hallinnassa.

Tarvitaan ohjeet visuaalisten tiedostojen arkistointiin

Suuri haaste niissä yrityksissä, jossa ei löydy toimivaa DAM-mediapankkisovellusta, on visuaalisten originaaliaineistojen hallinta, joka usein työllistää monia muita työntekijöitä turhaan. Visuaalisten tiedostojen hallinnan strategia täytyy lisäksi jalkauttaa organisaatiossa, kunhan se on ensiksi luotu ja sovittu.

Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta ja parantaa palveluja. Arkistointi tuntuu oleva ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä pitää arkistoida ja kuinka kauan, joten arkistoidaan joko kaikki keskitetysti ja säilytetään sisältöjä liian pitkiä aikoja tai sitten ei tallenneta organisoidusti sisältöjä laisinkaan. Organisaation tulisi siksi laatia työntekijöille ohje, joka helpottaa sisällön hallintaa ja arkistoidun sisältöjen käyttöä ja ylläpitoa.

DAM:illa ja mediapankilla voidaan hallita visutiedostot

Laajemmalla, toimivalla DAM:illa, eli aineistonhallintasovelluksella tai mediapankilla, hallinnoidaan yrityksen verkkoon yli tehdyt tallenteet ja kaikki visuaaliset tiedostot ja sisällöt keskitetysti. DAM:illa esityksien ja kokousten kuvat, videot ja muu oleellinen ajantasainen näkyvä materiaali on silloin automaattisesti kaikkien niitä tarvitsevien hyödynnettävänä. Kirjautumalla DAM-palveluun voi käyttäjä jakaa aineistoja tarvitseville osapuolille eri kohdennetulla sisällöllä, eri ehdoilla ja eri laatuisena.

Videoiden käyttö yrityksissä lisääntyy jatkuvasti, mutta kuitenkaan niitä ei aina arkistoida järkevästi. Videoiden ainoat versiot saattavat olla vain käyttäjien koneilla tai ainoastaan julkaisujärjestelmissä, kuten YouTube, Vimeo, Hangouts, Zoom jne. Arkistoimalla videot DAM:iin saadaan videot järjestettyä strukturoidusti ja jakelua voidaan kontrolloida erilaisilla käyttöoikeustasoilla.

Videoita voidaan katsoa aineistopankin selainkäyttöliittymällä sekä ladata alkuperäisessä muodossa että eri tarkkuuksissa MP4-muodossa, jotka tuotetaan taustalla automaattisesti. Esikatselu on toteutettu nykyaikaisella HTML5-soittimella, joka on tuettu kaikilla moderneilla laitteilla (tietokoneet, tabletit ja älypuhelimet).

Valmius tietoturvalliseen etätyöhön

Kun yrityksellä on luotettavat verkkoyhteydet, toimivat laitteet ja pilvisovellukset voit hoitaa videopalaverit ja työsi sujuvasti etäyhteyksillä kotitoimistossa. Myös etätyössä on huolehdittava tietoturvasta. Tietoturvalliseen etätyöskentelyyn tarkoitettujen yhteyksien lisäksi myös palvelimet, sekä onlinepalvelimet että pilvessä, tulee olla suojattuina. 

Kotimaisella tietoturvallisella MediaBank palvelulla tiedät aina missä tiedostosi ovat, toisin kun kansainvälisillä tiedostonjakelupalveluilla, DAM:eilla ja julkaisualustoilla.

Haasteena ei-julkiset tiedostot

Myös ei-julkisia tiedostoja täytyy pystyä jakamaan ja käyttämään, joten pelkkä julkinen osuus harvoin riittää ainoana sisällön jakelukanavana. Pankkiin voi toki lisätä uusia käyttäjätunnuksia lisäoikeuksilla, mutta käyttäjätunnuksien hallinta on yleensä hankalaa ja aikaa vievää.

Tilannetta voidaan parantaa luomalla vastaava julkinen osuus yrityksen verkon sisälle henkilökuntaa varten, mutta sekään ei aina ole riittävä. Yrityksen ulkopuolella on usein yhteistyökumppaneita, joille täytyy pystyä toimittamaan tiedostoja helposti ja hallitusti.