Teemme päivittäin valtavasti erilaisia hakuja verkossa. Miten ihmeessä löydämme niin hyvin tietoa? Vastaus on lähes aina "METADATAN AVULLA".

Kun haet esimerkiksi kuvaa tai videota torvisienestä netistä, sovellus/palvelu löytää sinulle juuri sopivan tiedoston omien kriteerisi mukaisesti, siksi, että tiedoston kylkeen on liitetty erilaisia hakukriteereitä metatietona tallennuksen yhteydessä.

Sama yhtälö, joka toimii kaikille julkisessa internetissä Googlen ja kumppanien takia, olisi jokaisen yhtiön saatava lisäksi toimimaan edes tyydyttävästi myös oman organisaation viitekehyksessä. Yhdenkään yrityksen verkkokauppa ei toimi ilman toimivaa metatiedonhallintaa. Tämä osataan jo yrityksissä, mutta kaiken muun visuaalinen aineiston osalta metadata on puutteellista ja siten vaikeasti löydettävissä. 

Metadata, yrityksen boosteri sisällön löytämiselle

Yrityksen datan käytössä käyttäjän ei välttämättä tarvitse tietää missä data sijaitsee tai miten tarvittavan datan saa otettua käyttöön. Riittää että käyttäjä osaa hakea omien tarpeiden mukaisin kriteerein tietoa ja sovelluspalvelu tarjoaa haun mukaista tulosta.

Metatiedoista saatavat hyödyt korostuvat visuaalisten tiedostojen käytössä. Hyödyntämällä metatietoa haussa, käyttäjä voi ensin saada yleiskuvan haettavasta aineistosta, tämän jälkeen tarkentaa ja suodattaa aineistoa ja vasta metatieto-pohjaisen hakuvaiheen jälkeen syventyä löydetyn tiedoston tai tiedoston sisällön yksityiskohtiin.

Metadata on näkymätön tieto

Metadata on laajemmin määriteltynä tietoa tiedostosta tai tiedoston sisällöstä. Helpoiten metatieto ymmärretään ja tunnistetaan tiedostoon liitettyinä näkymättöminä tägeinä, jotka linkittävät sisällön eri syy-yhteyksiin, eri kategorioihin tai luokituksiin ja eri tapahtumien ryhmiin.

Metatietoa voi olla piilotettuna kaikkiin tiedostoformaatteihin, kuten kuvat, videot, äänet, dokumentit jne. Metatiedoissa kiteytyy kaikki mitä tiedosto tai aineisto sisältää. Näitä sisällön paljastavia metatietoja tarvitaan, jotta sisältö on löydettävissä. 

Koska sisältöä voidaan hakea tarkasti hyödyntämällä monta eri suodattimia, johon sisältö linkittyy, voi käyttäjä rajata hakutulosta heti mahdollisimman tehokkaasti. Tämä säästää aikaa ja vähentää organisaation kustannuksia. 

Tällainen yrityksen sisällön löytämisen palvelutaso edellyttää metadatan hallintaa. Datan luetteloinnin tavoitteena on saada nämä arvokkaat tiedot kerättyä ja helposti kaikkien saataville.

Metadata, metatiedot tai kuvaustiedot ovat myös liiketoiminnan ja yrityksen digitaalisten sisältöjen välttämätön tukijalka. Tieto organisaatiossa on tarkoitettu jaettavaksi ja uudelleenkäytettäväksi.

Tiedostojen tallennuksen yhteydessä on kuvaava metadata järjestelmällisesti kerättävä datan ohessa talteen jotta se on tarjottavissa kaikkien saataville.

Yrityksen kasvavat tiedostomäärät tarjotaan keskitetysti löydettäviksi metadatalla

Digimarkkinoinnin yksi suurimmista haasteista on valtava aineistojen määrä, jota täytyy hallinnoida. Suuri osa kaikesta yrityksen visuaalisesta materiaalista ei sisällä kuvausta tai luokittelua tai riittävästi metadataa, jonka perusteella voisi hakea sisältöä.

Kuka ei haluaisi Google-tason hakutuloksia myös yrityksen aineistoihin? DAM (Digitaalinen aineistonhallinta) on yritysten ratkaisu tähän ongelmaan.

Ota DAM-mediapankki avuksi viimeistään nyt!

DAM:illa keräät, täydennät ja keskität aineistot kaikille löydettäviksi ja saataviksi. Keskittämällä originaaliaineistot yhteen paikkaan, on aineisto ajantasainen ja haettavissa paikasta ja ajasta riippumatta. Tieto tallennetaan sovellukseen vain kerran, mutta sisältö on käytettävissä moneen käyttöön.

Digitaalisen aineistonhallinnan perustuva prosessi on edukseen siksi, että se tarjoaa yrityksen digitaaliselle omaisuudelle tiedostojen totuuden lähteen (single source of truth), jolloin varmennettua sisältöä voidaan metadatan avulla löytää, käyttää ja uudelleen käyttää yrityksen liiketoiminnassa.

Tehosta toimintaa ja tarjoa ketteryyttä käyttäjille

Ei ole tarkoituksenmukaista tallentaa samaa dataa useita kertoja eri paikkoihin eri käyttötarkoituksia varten. Näin mahdollistetaan tiedon uudelleenkäyttö yhdestä lähteestä sen sijaan, että luotaisiin päällekkäisiä datasiiloja.

Aineistonhallinnan sovelluksia, DAM mediapankkeja, integroidaan ja yhdistetään enemmän kuin koskaan muihin sovelluksiin, ja metatiedot ovat niissä sisältöjen perustus, jolle kaikki yhteydet rakennetaan.

Integraatioiden kautta ajantasaiset tiedot on samalla muissa järjestelmissä. Tietoa jaetaan molemminpuolisesti, eli tietoa joko tuotetaan taustajärjestelmästä tai viedään mediapankkipalvelusta taustajärjestelmiin.

Tiedostojen löydettävyys ja käytettävyys paranee

Datan metatietojen arvostus kasvaa jatkuvasti, koska tiedostojen metatiedot toimivat välittäjätietoina eri sisällölle riippuen miten ja missä yhteydessä sisältöä haetaan.

Mutta mikä tekee DAM: ista hyödyllisemmän kuin esim. perinteinen tiedostonjako tai pelkkä digitaalinen sisältö? Vastaus on metadata. Metatiedot antaa tiedostolle kontekstin, sitä ympäröivän tarinan. Metatietojen takia tiedämme ennen kaikkea tiedostosta sen historia mutta myös sen tulevaisuuden, tiedämme missä ja milloin sitä saa käyttää. Lue tästä lisää piilotetun metadatan eri muodoista

Digitaalinen sisältö on tavuja ja bittejä ympäröivä digitaalinen metadata.

Metatiedot antavat staattisille tiedostoille uuden merkityksen ja arvon. Tätä digitaalista omaisuutta kannatta "hallita". Kun tarjoat oikean tiedoston oikealle henkilölle oikeaan aikaan, annat tiedostolle lisää arvoa. Ja arvo = omaisuus.

Digitaalinen hallinta edellyttää järjestyksen luomista kaaoksesta. Metadatan hallinnan ja datan luetteloinnin tavoitteena on saada nämä arvokkaat tiedot kerättyä ja helposti kaikkien saataville.

Menestyksekäs digitaalisen sisällön hallinta vaatii työtä, mutta tämän seurauksena paremmin toimiva organisaatio kiittää!

Ja siksi metadatan hallinta on niin cool!