Kun puhutaan aineistonhallintapalvelusta pilvessä, eli SaaS-palvelusta, törmätään usein ristiriitaisiin päätelmiin siitä, miksi pilvestä olisi fiksua hallita aineistoja. Alla listataan lyhyesti yleisesti todettuja syitä ja hyötyjä nykyaikaisesta pilvisovelluksesta.

SaaS-pohjainen markkinointiportaali on erinomainen perusta yhteisön koko markkinoinnille ja viestinnälle. Se on yhtiön digitaalisen aineiston keskitetty varasto sekä kommunikointi- ja jakeluväline kaikille tiedostoille ja kaikille sidosryhmille.

Lisätietoa palvelusta saat täältä

Tavallisimmat syyt yritykselle siirtää markkinointiportaali pilveen ovat:

- Haaste saada riittävästi tukea IT-osastolta

- Yhtiön päätös siirtyä pilvipalveluihin

- Kustannussäästöt

- Ennakoitavat kulut

- Joustavuus

- Turvallisuus

- Uudistetut työnjakoperusteet yhtiössä

Tavallisimmat hyödyt sovelluksen siirrosta pilveen ovat:

- Ei vaadi IT tukea sovellukselle

- Ei vaadi investointeja/sovelluksia

- On heti käyttöönotettavissa

- Toiminnassa 24/7

- Tekijöille mielenrauha

- Asiakkaita palvellaan

- Käyttäjät kiittelevät

Johdonmukaisella digitaalisella aineistonhallinnalla toiminta tehostuu monella osa-alueella!

Yllämainitut monet kohdat ovat mitattavissa säästöjen osalta kuten IT-osaston ja sovelluspalvelun omistajan kuluissa. Nämä kulut ovat ns. suoria kuluja verrattuna vaihtoehtoisiin tai nykyisiin kulun rakenteisiin.

Monessa yrityksessä tuhlataan tutkimusten mukaan kuitenkin jopa 15% työntekijöiden ajankäytöstä pelkästään oikean materiaalin metsästämiseen ja tehottomaan tiedostojen etsimiseen. Näistä syntyneistä kuluista päästään eroon vain muuttamalla toimintatapoja uusilla sovituilla työnkuluilla. Näitä kuluja on vaikeampi mitata, mutta suunnitellusti tehty muutos tuottaa kokonaishyödyn kannalta jopa suuremman hyödyn yhtiölle.

On selvä että kiireen keskellä kevyetkin pilvipohjaiset ja ripeästi käyttöönotettavat sovellusratkaisut voivat tehostaa työnkulkuja ja palvella yhtiötä suunnattoman kustannustehokkaasti.

Jos yhtiössä voi kertoa aineiston tarvitsijoille, mistä juuri ne oikeat ajantasaiset aineistot löytyvät, on tämä viestinnässä valtava etulyöntiasema. Aineistonhallintapalvelu toimii 24/7 ovat käyttäjät talon sisällä tai talon ulkopuolelta, eli on sijainnista riippumaton.

Digitaalisen aineistonhallinnan vahvuus on siinä, että kaikki aineistot on koottu hallitusti yhteen keskitettyyn paikkaan, johon kaikki tarpeelliset henkilöt pääsevät käsiksi selaimella, koska ja mistä tahansa.

Kun tarkastellaan hyötyjä hieman laajemmin voidaan todeta että parannettujen työnkulkujen kautta saavutetut hyödyt ajan- ja rahansäästön osalta ovat organisaatiolle merkittävät. Hyödyt yhtiön brändin johdonmukaisesta pönkittämisestä, myynnin tuen ja viestinnän kehittämisestä ja sen myötä kannattavuuden parantamisesta ovat seurauksia aineistonhallintapalvelun käyttämisestä.

Kun laajennetaan toimintamalli integroimalla aineistopankki esimerkiksi CMS-julkaisujärjestelmään virtaviivaistetaan tiedostojen tehokas käyttö entisestään ja tiedostoja ei tarvitsee enää monistaa. Tämä toimintamalli on yritykselle myös selvä kilpailuetu.

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä

MediaBank SaaS-pohjaisella palvelulla on nopea tapa saada hyöty digitaalisesta aineistonhallinnasta

Heti käyttöönotettavalla kotimaisella SaaS-pilvipalvelulla, MediaBank markkinointiportaalilla, hallitset markkinointiaineistoja helposti ja tyylikkäästi. Aineistot sijaitsevat turvallisesti yksityisessä pilvipalvelussa Helsingissä eivätkä siirry koskaan ulkomaiselle pilvipalvelulle. Etu on siinä, että tiedät aina varmasti missä tiedostosi sijaitsee.

MediaBank palvelun voit aloittaa uutena käyttäjänä ja pienessä mittakaavassa Basic-version yhdellä käyttäjällä ja laajentaa toimintaa tarpeen kasvaessa. Myös omassa järjestelmässä vanhojen jo olemassa olevien tiedostojen ja tietokantojen migraatioilla tiimimme toimesta uuteen sovellukseen on tie auki moderniin kustannustehokkaaseen aineistonhallintaan.

Lisätietoa palvelusta saat täältä

Lue myös blogistamme mitä tulee huomioida kun on päätynyt SaaS-palvelun hankintaan aineistonhallinnassa.