Miksi mediapankin "SelfService" itsepalvelumalli on markkinointiviestinnässä tätä päivää?

24. maaliskuuta 2020

Tiedämme, että aika on arvokkain resurssimme. Aika on rahaa, ja koska markkinointi-ihmisillä on rajoitetusti aikaa käyttää sisällön jakoon, on tavoitteena toimiva helppokäyttöinen itsepalvelumalli sisällön jaossa "must".

Toimivalla DAM mediapankilla hallinnoidaan yrityksen visuaaliset tiedostot keskitetysti. DAM:illa kuvat, logot, videot ja muu oleellinen ajantasainen visuaalinen materiaali on kaikkien niitä tarvitsevien hyödynnettävissä.

Digitalisaation prosessissa odotusajat eivät enää ole hyväksyttäviä ja siksi viestin ja sisällön toimitus pitää tapahtua digitaalisesti viipymättä, mutta aina myös laadukkaasti.

Koronavirus korostaa yksilöiden tarvetta saada itse etänä tarvittavat aineistot käyttöönsä

Kevään Korona-virus on korostanut yritysten tarvetta hallinnoida sisältöjä sujuvasti hajautetussa työympäristössä kotoa ja etäältä 24/7. DAM mediapankilla työntekijät saavat etätyössään mukaansa sisällöt, työkalut ja yhteydet tiimiyhteisöön ja asiakkaisiin yhdestä keskitetystä paikasta. Mitä hienointa, kaikki tiedot ja aineistot ovat aina ajantasalla ja saavutettavissa, myös älypuhelimella.

Joka ikisenä työpäivänä tiimin jäsenesi säästävät puoli tuntia ellei enemmän aikaa jo siksi, että tiimin jäsenet ja asiakkaat voivat itsenäisesti hakea itselleen oikeat kuvat!

Kaikki tiedostomateriaali oikeassa paikassa ja ihmiset löytävät tarvitsemansa sisällön tarkalleen oikeaan aikaan. Näin tarjotaan työntekijöille enemmän aikaa tärkeiden asioiden tekemiselle ja aikaansaadaan kulusäästöjä organisaatiolle.

Mielestämme sovellusten pitäisi olla yksinkertaisia ja intuitiivisia, etenkin palvelun käyttökokemukset. Vapaudu digikaaoksesta ja tallenna kaikki tiedostot keskitetysti käyttäjien ulottuvuuteen. Näin he löytävät ajantasaiset tiedostot ajasta ja paikasta riippumatta.

Digitaalinen aineistonhallinta tekee lopun jokaista organisaatiota riivaavasta tiedostojen sijaintiin, käyttöoikeuksiin sekä oikeellisuuteen liittyvistä kroonisista kyselytaudeista.
Näitä aineistoja uusiokäytetään markkinoinnissa, verkkokaupassa, verkkosivuilla ja eri kanavien julkaisutoiminnassa. Aineistot ovat käytettävissä työntekijöille ja partnereille yhdestä keskitetystä sijainnista, laitteesta ja paikasta riippumatta.

DAM aineistonhallintapalvelulla yritys tallettaa, hallitsee, muokkaa ja jakaa materiaalit sekä niihin liittyvän informaation nopeasti ja turvallisesti.

Käyttäjä näkee vain sen minkä pitää

DAMilla voit palvella helposti erilaisia käyttäjäryhmiä, kuten sisäisiä käyttäjiä tai lehdistöä. Käyttäjä näkee vain sen minkä pitää. Perusta haluamasi käyttäjäryhmät ja valitse mille ryhmille aineistosi on näkyvissä.

On tärkeää, että digitaaliset aineistot ovat järjestelmässä, joka sallii nopeasti ja helposti eritasoisten käyttäjäryhmien luomisen ja erilaisten toimintojen osoittamisen hallitusti.

Voit jakaa käyttäjät oman mallisi mukaisesti, esimerkiksi ylätasoon ja täysin julkisiin aineistoihin, kirjautumisen myötä osa käyttäjistä näkevät enemmän tai saavat lisäoikeuksia ja pääkäyttäjille tarjotaan kaikki sisällön ja käyttäjien admin-oikeudet .

Palvelun käyttäjät voivat palvella itse itseään ja sinä voit keskittyä omiin töihisi. Palvele kutakin kieltä, maata ja markkinaa erikseen ja tarjoa heille aineistoja, mitkä heille on tärkeitä. DAM on optimoitu kaikenlaisten mediatiedostojen jakamiseen.

Avaa arkistosi käyttäjille DAMin itsepalvelulla.

MediaBankilla käyttäjäsi voivat palvella itse itseään ja sinä voit keskittyä omiin töihisi. Käyttäminen on niin helppoa, ettei sinun tarvitse edes neuvoa käytössä.

Osittain pyritään uudelleen muokkaamaan jo käytettyä aineistoa, mutta iso haaste on yleensä saada tietoa siitä, mitä aineistoa jo löytyy yrityksen uumenissa. Tiedon jakaminen kun yrityksissä ei ole työntekijöiden vahvinta aluetta. Tieto on haudattu eri osastojen siiloihin ja työntekijöiden kansioihin.

Yritykset, jotka luottavat visuaaliseen tarinankerrontaan kommunikoidakseen yleisön kanssa, hallitsevat digitaalisen aineistonsa tehokkaasti DAM-kaltaisella ratkaisulla. Se vapauttaa ryhmät työskentelemään luovammin lopputavoitteidensa saavuttamiseksi.

Mobiiliystävällistä viestintää

Tänä päivänä verkkoa selataan yhä enemmän erilaisilla mobiililaitteilla. Minimalistisessa ja helppokäyttöisessä käyttöliittymässä sisältö on aina pääosassa. Täysin responsiivinen käyttöliittymä tarkkaan valitulla aineistolla toimii hyvin niin älypuhelimissa kuin tableteissa eikä käytössä oleva laite muodosta estettä aineiston katseluun.

Videoiden käyttö yrityksissä lisääntyy jatkuvasti, mutta kuitenkaan niitä ei aina arkistoida järkevästi. Videoiden ainoat versiot saattavat olla vain käyttäjien koneilla tai ainoastaan julkaisujärjestelmissä, kuten YouTube ja Vimeo. Arkistoimalla videot DAMiin saadaan videot järjestettyä strukturoidusti ja jakelua voidaan kontrolloida erilaisilla käyttöoikeustasoilla.

Videoita voidaan katsoa aineistopankin selainkäyttöliittymällä sekä ladata alkuperäisessä muodossa että eri tarkkuuksissa MP4-muodossa, jotka tuotetaan taustalla automaattisesti. Esikatselu on toteutettu nykyaikaisella HTML5-soittimella, joka on tuettu kaikilla moderneilla laitteilla (tietokoneet, tabletit ja älypuhelimet).

DAM konvertoi ja muokkaa aineistoja käyttötarkoituksen mukaan

Teknisesti originaalitiedostoista tehdään versioita eri käyttötarkoituksiin. Eri versiot päätetään yleensä yhdessä eri toimijoiden kanssa, jossa päätetään mihin sovelluksiin ja mihin käyttäjien käyttötarkoituksiin originaalitiedostosta tehdään muokattuja versioita.

Muokatut versiot, eli konversiot, tehdään joko tiedoston tallennusvaiheessa tai ns.lennossa yhdestä korkeatasoisesta originaalista kyseisen tarpeen mukaan.

DAM-sovellukset muokkaavat originaalitiedostot lennossa sekä käyttäjän että sovellusten tarvitsemaan muotoon eli liittää sisältöä yhdestä lähteestä useisiin tarpeisiin. Samaa sisältöä voit käyttää sekä verkkoon että tulostamiseen aina optimoituna kullekin muodolle. Yhden originaalitiedoston toimintamalli säästää organisaatiollesi valtavasti aikaa. Näin ei samasta tiedostosta tarvitse olla useita kopioita eri muodoissa.

DAMissa voi, riippuen toteutuksesta, esimerkiksi rajata ja muokata alkuperäisten kuvien kokoa, vaikkapa suoraan Facebookin kansikuvan muotoon tai kotisivun vaadittavaan muotoon.

DAM käsittelee sekä kuva-, video-, että dokumenttitiedostoja. Järjestelmä säästää esimerkiksi kuvankäsittely- ja arkistointityötehtäviin kuluvaa aikaa, kun DAM-materiaalipankki huolehtii tarvittavista formaatti- ja kokomuutoksista autoamaattisesi ennakoon määritellyllä tavalla.

Jakele kaikki aineistot helposti.

DAM on optimoitu mediatiedostojen jakamiseen ja  hallitsee sujuvasti kaikki tiedostomuodot. Jaa videoita, esityksiä, PDF:iä, dokumentteja, taittotiedostoja tai vaikkapa kokonaisia projekteja ZIP-tiedostoina.

Hyvä aineistonhallintajärjestelmä tarjoaa käyttäjille monipuoliset ja helpot tavat jakaa visuaalisia tiedostoja ulkopuolisille tahoille. Aineistot voi jakaa kohdistetusti ja rasittamatta sähköpostia riippumatta tiedoston määristä.

Julkinen aineistopankki helppona jakelukanavana ns itsepalvelu käyttöliittymä. Ehkä yleisin tapa jakaa tiedostoja aineistopankista, on luoda julkinen osuus johon kuka tahansa pääsee käsiksi ilman kirjautumista. Tämän tavan etuna on yksi helposti markkinoitava verkko-osoite, josta ulkopuoliset tahot voivat milloin tahansa hakea ajankohtaista aineistoa.

Monet aikaa vievät pyynnöt jäävät pois, kun henkilöt pääsevät suoraan etsimään tarvitsemansa. Aineistopankissa on kuitenkin useimmiten paljon ei-julkista aineistoa. On siis tärkeää, että järjestelmä tarjoaa helppokäyttöisen tavan hallita mitkä tiedostot näkyvät pankin julkisessa osuudessa ja mitkä eivät.

Haasteena ei-julkiset tiedostot

Myös ei-julkisia tiedostoja täytyy pystyä jakamaan ja käyttämään, joten pelkkä julkinen osuus harvoin riittää ainoana jakelukanavana. Pankkiin voi toki lisätä uusia käyttäjätunnuksia lisäoikeuksilla, mutta käyttäjätunnuksien hallinta on yleensä hankalaa ja aikaa vievää.

Tilannetta voidaan parantaa luomalla vastaava julkinen osuus yrityksen verkon sisälle henkilökuntaa varten, mutta sekään ei aina ole riittävä. Yrityksen ulkopuolella on usein yhteistyökumppaneita, joille täytyy pystyä toimittamaan tiedostoja helposti ja hallitusti.

DAMin käyttäjä voi jakaa tiedostoja haluttuun paikkaan silloin kun on tarve. Käyttäjät voivat luoda itselleen kokoelmia jotka toimivat kuten pienet ikkunat laajaan aineistopankkiin.  Kokoelmien sisältöä voi päivittää ja poistaa tarpeen tullen.

Kokoelmalinkki voidaan lähettää ulkopuoliselle käyttäjälle jossa vastaanottaja saa sähköpostitse linkin, joka aukaisee kokoelman sisällön selattavaksi tavallisella selaimella. Linkkiä voi suojata kirjautumisella ja salasanalla.

Kokoelmalinkin vastaanottajalla voi olla oikeudet ladata vain pienet esikatseluversiot, mahdollisesti jopa vesileimatut versiot tiedostoista tai ladata tiedosto omaan käyttöön täysin riippuen lähettäjän määrittelystä.

Kuvat, dokumentit ja videot visuaalisesti kotisivuille

Tehokeinona yleisön kiinnostuksen herättämiselle kannattaa julkiset visuaaliset aineistot keskittää houkuttelevalle "galleriasivulle" kotisivuilla. Näin palvellaan selailijoita visuaalisesti koukuttavalla viestinnällä joka puhuttelee nykyajan käyttäjiä ja tehostaa jakelua.

Gallerianäkymä korostaa aineiston visuaalisuutta ja yrityksen personoitua visuaalisen ilmeen näyttävällä tavalla ja voi toimia samalla modernina jakelutapana julkiselle aineistolle.

Koska gallerianäkymä on suoraan sidoksissa DAMin tietokantaan voidaan kirjautumisella hyödyntää aineistopankin olemassa olevat rakenteet ja tarjoaa käyttäjille helpon suodatuksen halutun aiheen mukaan. Lisäksi jokaisen kuvan, videon ja esitteen yhteydessä löytyy käyttäjille tutut jakelutoiminnot jotka edistävät yrityksen viestiä.

Gallerianäkymä liitetään kotisivuille helposti vain yhdellä URL-linkillä ja sitä ylläpidetään DAMista ja sen tietokannasta, ei CMS sovelluksesta. Koko DAMin voi myös helposti upottaa osaksi kotisivuja.

Kotisivujen ylläpitäjää ei tarvita sisällön ylläpitoon, muutokset näkyvään aineistoon tehdään DAMin käyttöliittymästä ovat reaaliaikaiseti näkyvissä.

Materiaalinhallintaa - Investointina vaiko pilvipalveluna?

Kannattaako ostaa DAM-ohjelmistoratkaisu yrityksen käyttöön ns on-premise periaatteella vaiko hankkia DAM ns SaaS-pilvipalveluna? Vastaus tähän riippuu monestakin tekijästä.

On-Premise -ratkaisu mahdollistaa ympäristön täydellisen hallinnan kun aineistojen käsittely tapahtuu vain sisäverkossa, eikä edellytä aineiston siirtämistä oman verkon ulkopuolelle. Suurten tietomassojen hallinnan suorituskyky sekä tiedonsiirron nopeus on parempi sisäverkossa.

Internet ja globalisaatio tarkoittavat, että sisältösi tulisi olla luotettavasti käytettävissä ympäri vuorokauden. Siellä, missä IT-osaston vastuita kevennetään, on sisäisen IT: n rasituksen minimoimiseksi suositeltavaa valita DAM MediaBank, joka on ohjelmisto palveluna (SaaS).

SaaS sovellusalustapalvelu on nykyajan kehityksen ja käytön tarpeet huomioiva tapa tehdä tietoteknisiä asioita sisältäen sovelluksen lisäksi tallennuskapasiteetit, varmistukset ja liikennekulut yhtenä palvelueränä.

Tämä lähestymistapa tarkoittaa useimmiten myös jatkuvia ominaisuuksien päivityksiä. Joten kuukausimaksulla, joka on helppo budjetoida, järjestelmää parannetaan jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia lisätään. Päivitetty järjestelmä varmistaa myös tietoturvapäivitysten jatkuvuuden.

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com