Museoiden digitaaliset aineistot kasvavat nopeasti. Digitaaliset aineistot eivät ole museossa sivuroolissa. Ne ovat museon näkyvin ja käytetyin osa.
DAM mediapankki-sovellus tuo digitaaliset aineistot hallittuun ja keskitettyyn ympäristöön. Kuvat, videot, näyttelymateriaalit, markkinointiaineistot, julkaisut ja arkistoidut originaalit muodostavat sisältökokonaisuuden.
Museoiden digitaaliset aineistot palvelevat tänä päivänä laajaa käyttäjäjoukkoa. Aineistoja hyödyntävät viestintä, näyttelytoiminta, tutkimus, pedagoginen työ sekä usein myös organisaation ulkopuoliset tahot.
Samalle museon digitaaliselle aineistolle onkin useita käyttötarkoituksia. Digitaalisen aineiston käyttäjät eivät ole vain kokoelmanhallinnan ylläpitäjät. Lisäksi muiden käyttäjäryhmien hakukriteerit eroavat usein kokoelmahallintaan syötetystä objektidatasta. Kokoelmanhallinta kertoo mitä objekti on kun taas DAM-mediapankki hallitsee miten digitaalinen aineisto elää ja liikkuu.
Kun aineisto liikkuu, riskit kasvavat
Museon jaetuilla verkkolevyillä, jaetuissa kansioissa, ulkoisilla kovalevyillä tai useissa irrallisissa järjestelmissä aineisto kyllä säilyy, mutta hallinta heikkenee. Aineistojen löytäminen hidastuu kun tiedostoja etsitään kansioista, nimikäytännöt vaihtelevat ja sama sisältö tallentuu useaan paikkaan. Ratkaisu on looginen ja usein kustannustehokas alkuvaiheessa. Ongelmat alkavat tyypillisesti vasta ajan myötä.
– Versiot monistuvat
– Originaalit katoavat näkyvistä
– Tiedon alkuperä hämärtyy
– Käyttöoikeudet perustuvat käytäntöihin, eivät järjestelmään
- Onko jakelu turvallinen
Monikäyttäjäympäristössä keskeiseksi kysymykseksi nousee:
Voimmeko luottaa siihen, mitä käytämme?
Provenanssi ei ole vain arkistotermi
Museokontekstissa tiedon alkuperäisyys ei ole tekninen yksityiskohta. Se liittyy suoraan:
✔ Aineiston luotettavuuteen
✔ Oikean version käyttöön
✔ Tekijänoikeuksiin
✔ Julkaisuriskeihin
Ilman mediapankin hallintakerrosta digitaalinen aineisto alkaa elää omaa elämäänsä.
Käyttöoikeudet ja versiot ovat todellinen kipupiste
Jaetuilla verkkolevyillä kansiorakenne ei valitettavasti ole käyttöoikeusmalli. Tarvitaan järjestelmätason kontrolli:
Kuka näkee mitä aineistoja?
Kuka käyttää mitäkin versiota?
Kuka jakaa aineistoja eteenpäin?
Mikä versio on se oikea tai missä on originaali?
Digitaalisessa tuotannossa versiot ovat väistämättömiä: Painoversio - verkkoversio - rajattu kuva - korjattu väri - uusi tekstitys. Ilman mediapankkia versiohallinta jää kansioiden ja tiedostonimien varaan.
Entä raskaat originaalit?
Museoiden digitaaliset aineistot – erityisesti suurikokoiset kuvaoriginaalit ja videot – kuormittavat tyypillisesti infrastruktuuria, jota ei ole alun perin suunniteltu mediadatan hallintaan. Kokoelmanhallintajärjestelmät on suunniteltu objektitietojen hallintaan, ei raskaan media käsittelyyn. Suurikokoiset kuvaoriginaalit ja videot aiheuttavat tyypillisesti: tallennus- ja suorituskykyongelmia, hitautta ja erillisiä kiertoratkaisuja.
Digitaaliset tiedostot päätyvät verkkolevyille, ulkoisille levyille tai useisiin rinnakkaisiin järjestelmiin. Tämä ei yleensä aiheuta yhtä suurta ongelmaa kerralla. Hallinta heikkenee vähitellen — ja näkyy lopulta arjen työssä.
DAM tuo rakenteen monikäyttäjäympäristöön
Digital Asset Management (DAM) -järjestelmä ratkaisee juuri nämä haasteet:
✔ Selkeä tieto aineiston alkuperästä
✔ Metatietopohjainen indeksointi ja haku
✔ Aineistot löytyvät nopeasti metatietojen avulla
✔ Versioiden ja johdannaisten hallinta
✔ Audit trail ja jäljitettävyys
✔ Roolipohjaiset käyttöoikeudet
✔ Hallittu jakaminen myös organisaation ulkopuolelle
✔ Digitaalinen kulttuuriperintö säilyy systemaattisesti
DAM-mediapankki ei ole vain pelkkä tekninen järjestelmä tai tallennuspaikka tai tiedostovarasto, vaan toimiva hallintamalli joka kertoo miten digitaalinen aineisto elää. Se on keino säilyttää digitaalisen aineiston luotettavuus tilanteessa, jossa käyttäjiä on paljon ja käyttötarkoitukset vaihtelevat.
Silloin mediapankki ei ole enää infrastruktuurihanke tai vain tekninen investointi. Se on tiedonhallinnan perusratkaisu ja toiminnan sujuvuuden edellytys. Tuloksena on hallittavampi arkkitehtuuri, parempi tietoturva ja selkeämpi aineistojen elinkaaren hallinta.
Collection Pro DAM-mediapankki tukee kokoelmanhallintaa etenkin tilanteissa, joissa digitaalisella aineistolla on useita käyttäjäryhmiä ja käyttötarkoituksia. Käytännössä tämä näkyy arjessa yksinkertaisena asiana: aineistot löytyvät, niiden status on selkeä ja käyttö on hallittua.
Tutustu CollectionPro DAM mediapankki sovellukseen tästä tai pyydä esittely sovi etätapaamisen asiantuntijamme kanssa tästä.
Haluatko lisää vinkkejä?
Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinun museolle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.
Lue lisää aiheesta blogistamme:
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |