Teknologian ollessa osana päivittäissä elämää ja tarttumalla uusiin tehotyökaluihin myös museoilla on mahdollisuus kehittää ja tehostaa toimintaansa digitaalisessa aikakaudessa. Digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmä (DAM / mediapankki) tai kuva-arkisto on kuin aarrearkku, joka voi tuoda valtavasti arvoa museoille.

DAM viittaa kaikkiin digitaalisten tiedostojen, kuten isojen kuvien, asiakirjojen ja monimediasisällön, järjestämiseen, tallentamiseen ja noutamiseen. Hyödyntämällä DAM:ia museot voivat paitsi säilyttää kulttuuriperinnön rikkaan kirjon, myös osallistua yleisön kanssa kommunikointiin uudella ja merkityksellisellä tavalla. Alla löydät useita vakuuttavia syitä, miksi museoiden kannattaa hyödyntää digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmiä:

Keskeiset hyödyt museolle

Keskeiset hyödyt:

• ❌ Korvaa irralliset kansiot ja verkkolevyt
• 🌐 Selainkäyttöinen mediapankki koko henkilökunnalle
• 🔐 Käyttäjä- ja roolipohjaiset käyttöoikeudet
• 🔗 Helppo aineistojen jakaminen (linkit, rajatut näkymät)
• 🏛️ Suunniteltu museoiden todellisiin työnkulkuihin

Eroon verkkolevyistä ja hajanaisista kansioista

Verkkolevyt, paikalliset kansiot ja henkilökohtaiset tallennuspaikat tekevät tiedostojen hallinnasta hidasta ja riskialtista. Collection Pro DAM tiedostopankki korvaa verkkolevyt keskitetyllä museon mediapankilla. Tämä tarjoaa helppoa saavutettavuutta selainkäyttöliittymällä josta henkilökunta, tutkijat ja viestintä pääsee käsiksi heille tarjottaviin aineistoihin käyttöoikeuksiensa mukaan.

1. Teosten säilyttäminen:

   • Teosten digitaalinen säilyttäminen on nykyaikaisten museoiden peruskivi. DAM-järjestelmät voivat auttaa tallentamaan historiallisten esineiden, asiakirjojen ja taideteosten digitaalisia kopioita järjestäytyneellä tavalla. Tämä varmistaa, että nämä aarteet säilyvät tuleville sukupolville, vaikka fyysiset esineet heikkenisivät ajan myötä. Syöttö PAS pitkäaikaissäilytykseen CSC-palvelimille saadaan osaksi sovelluksen työnkulkua.

2. Parannettu pääsy ja löydettävyys:

   • Hyvin järjestetty DAM-järjestelmä mahdollistaa helpot haut ja pääsyn museon kokoelmiin. Tämä on korvaamaton tutkijoille, opettajille ja yleisölle, jotka haluavat tutkia museon omaisuuksia. DAM:in metadata- ja tägäysominaisuudet tekevät tiettyjen esineiden tai teemojen löytämisestä helppoa.

3. Mukaansatempaavat vierailijakokemukset:

   • Museot voivat luoda vuorovaikutteisia ja mukaansatempaavia vierailijakokemuksia integroimalla digitaalista sisältöä näyttelyihinsä.  DAM tekee tällaisen digitaalisen sisällön hallinnan ja jakelun suoraviivaiseksi.

4. Tehokas toiminta:

   • Operatiivinen tehokkuus on toinen merkittävä etu. Henkilökunta pääsee nopeasti käsiksi, hallinnoimaan ja jakamaan digitaalisia omaisuuksia keskitetystä sijainnista. Tämä vähentää hallinnollisiin tehtäviin käytettyä aikaa, jolloin museohenkilökunta voi keskittyä kuraattoritoimintaan ja koulutustoimintaan.

5. Kustannustehokkuus:

   • Vaikka DAM-järjestelmään tehtävä alkuinvestointi saattaa vaatia budjetin, pitkän aikavälin hyödyt ajansäästössä, toimintojen sujuvoittamisessa ja vierailukokemuksen arvon lisäämisessä voivat olla huomattavia.

6. Yhteistyö ja jakaminen:

   • Museot tekevät usein yhteistyötä koulutuslaitosten, tutkijoiden, muiden museoiden ja kulttuurijärjestöjen kanssa. DAM-järjestelmä helpottaa digitaalisten resurssien jakamista, edistäen oppimisen ja kulttuurin yhteisöä. Collection Pro on turvallinen tapa jakaa aineistoa sisäisesti ja ulospäin jossa jokainen näkee vain ne aineistot, joihin hänellä on oikeus.

7. Parannettu verkko-läsnäolo:

   • Aikakaudella, jolloin verkko-läsnäolo on elintärkeää, DAM auttaa museoita rakentamaan ja hallinnoimaan vahvaa digitaalista alustaa. Tähän sisältyy verkko-gallerioita, virtuaalisia kierroksia ja koulutusportaaleja, jotka voivat houkutella virtuaalisia vierailijoita ympäri maailmaa. Tämä tarkoittaa organisaatiossa myös vähemmän kyselyjä missä jokin tiedosto on. Aineistot voidaan julkaista suoraan Finnaan ja Europeanaan.

8. Data-analyysi:

   • Analysoimalla digitaalisten aineistojen käyttödataa, museot voivat saada oivalluksia yleisön mieltymyksistä ja käyttäytymisestä. Tämä tieto on ratkaisevan tärkeää näyttelysuunnittelun ja koulutusohjelmien suunnittelussa.

Digitaalisen aineiston hallintajärjestelmien hankinta on eteenpäin katsova askel museoille. Se ei ainoastaan säilytä kulttuuriperinnön ydintä, vaan avaa myös ovet loputtomiin mahdollisuuksiin koulutuksessa, osallistumisessa ja yhteistyössä. DAM tuo museoille tulevaisuuden, joka on täynnä rikastettuja kokemuksia kaikille.

DAM digitaalinen aineistonhallinta on tehokkain ratkaisu

Kaikki digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmät (DAM) eivät ole samanarvoisia. Luottaminen sellaiseen DAM:iin, jonka tietomallia ei ole kehitetty tai sitä ei voida muokata museoiden erityistarpeita varten, voi johtaa ajanhukkaan, viallisiin prosesseihin ja henkilöstön turhautumiseen, koska siitä puuttuu toimialakohtaisia ominaisuuksia ja toimintoja.

Jotta museo toimisi tehokkaasti olisi raskaiden digitaalisten aineistojen hallinta keskitettävä mediapankkiin. Jos organisaatiossanne ei ole vielä DAM:ia tai käytät tallentamiseen verkkolevyä tai yleistä kolmannen osapuolen tallennusratkaisua, kannattaa harkita Collection Pro:ta, joka on tarkoitettu tukemaan kulttuuriperinnön työvaiheita ja alan ammattilaisia. Collection Pro:n avulla rakennat parempia työnkulkuja.

Collection Pro on ihanteellinen DAM digitaalisen aineiston työnkulkujen ja kokoelmien luomiseen ja hallintaan. Tehosta museosi DAM-strategiaa hyödyntämällä vankkoja, tuotteen sisäisiä työnkulkuja Collection Pro:ssa tai rakentamalla ja mukauttamalla omasi.

Collection Pro on museoille suunniteltu DAM-mediapankki, joka mahdollistaa hallitun siirtymän ilman katkoksia tai äkkimuutoksia. Ratkaisumme pohjautuvat yli 25 vuoden kokemukseen digitaalisesta aineistonhallinnasta museoissa, ja ne on rakennettu museoiden pitkäjänteiseen työhön.

Haluaisitko nähdä, miten Collection Pro voisi korvata teidän museonne verkkolevyt?

Tutustu CollectionPro DAM mediapankkiin tästä tai pyydä esittely ja sovi etätapaamisen asiantuntijamme kanssa tästä.

Keskittämällä mediatiedostot erilliselle mediapankille tarjoat etuja sisällön löytämiselle ja hallittavuudelle. Collection Pro ratkaisulla saat kaikki digitaaliset tiedostot koottua keskitetysti haettaviksi ja jaettaviksi jolloin

Haluatko lisää vinkkejä?

Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinulle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.

Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. www.communicationpro.com