Kuraattorit ja kokoelmanhallinnan asiantuntijat ja etenkin muu henkilökunta kamppailevat usein pirstaleisten järjestelmien, puuttuvien tiedostojen ja aikaa vievien manuaalisten työvaiheiden kanssa. Ilman digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisua (DAM) sisällön hallinnasta tulee jatkuva taistelu tehottomuutta, epäjohdonmukaisuutta ja riskejä vastaan. Taistelu, josta museossa pääsee eroon – ja jossa CollectionPro DAM-sovellus auttaa.
Museoiden vastuulla on laaja vastuukirjo
Museokokoelmien hallinta on paljon enemmän kuin esineiden säilyttämistä – siinä säilytetään ja luetteloidaan myös konteksti, merkitys ja saavutettavuus. GLAM-sektorilla (galleriat, kirjastot, arkistot ja museot) digitaalinen muutos on päivittäistä tasapainoilua.
Organisaatiot kantavat kulttuurin, historian ja identiteetin vaalijan vastuuta, mutta sen hoitaminen digitaalisessa toimintaympäristössä on jatkuvasti kehittyvä haaste.
Museoiden kokoelmat ovat usein hajallaan osittain ikääntyvissä järjestelmissä. Metadata elää siiloissa, ja digitaaliset tiedostot ovat hajautettuina ja lisääntyvät nopeammin kuin tiimit ehtivät luetteloida tai kontekstualisoida. Samalla yleisö – tutkijoista ja opettajista suuriin kävijäjoukkoihin – odottavat välitöntä, kysynnän mukaista pääsyä kokoelmiin, täysresoluution kuviin, myös hauraista arkistoaineistoista.
DAM-mediapankki helpottaa museon sisällön hallintaa
Museoilla on kasvavia haasteita raskaiden digitaalisten aineistojen hallinnassa erityisesti, kun käytössä on perinteinen kokoelmanhallintasovellus (CMS), joka ei aina tue suuria, monimuotoisia ja jatkuvasti karttuvia digitaalisia kokoelmia. Hyödyntämällä pilvipohjaisia säilytyspalveluja ja mediapankkia CMS:n rinnalla voidaan joustavasti laajentaa tallennuskapasiteettia ja mahdollistaa suurten tiedostojen tehokas säilytys.
Parannettu tutkimus, julkaisu ja yleisön kanssa kommunikointi
Mediapankissa digitaalisen median (kuvat, videot, äänitiedostot) voidaan tallentaa ja linkittää tietokannan mihin tahansa tietueeseen. Digitoidut dokumentit, kuten kirjeet, käsikirjoitukset tai harvinaiset julkaisut, voidaan linkittää suoraan niiden fyysisiin vastineisiin, jolloin tutkijat ja yleisö voivat käyttää näitä resursseja digitaalisesti ilman alkuperäisten käsittelyä.
Mediapankissa voidaan myös käyttää tutkijoille ja ylieisölle selainpohjaista objektien ja tiedostojen tilaussovellusta ja tarjota mahdollisuus yleisölle joukkoistamiseen ja lisätä tietoa objekteista (crowd sourcing).
Markkinointiviestintä ja yleisöyhteys selkeytyy
Digitaalisten aineistojen hyödyntäminen markkinoinnissa parantaa laitoksen verkkonäkyvyyttä ja ulottuvuutta, edistäen suurempaa yleisön osallistumista. Mediapankki mahdollistaa digitaalisten kokoelmien julkaisun verkossa museon omilla sivuilla, lisäten laitoksen aineistojen näkyvyyttä ja edistäen yleisön huomioimista. Sisältöjä museo voi jakaa tehokkaasti eri sosiaalisen median kanaviin.
Käyttäjäystävällisyyttä voidaan parantaa siten että sovelluksen käyttäjälle tarjotaan helpompi käyttöliittymä kun käyttö on pääasiassa digitaalista aineistonhallintaa ja sisällön hakua. Kokonaisvaltaiseen kokoelmanhallintaan tarjotaan erikseen sille dedikoitua laajaa käyttöliittymää. Fyysisten ja digitaalisten kokoelmatarinoiden integrointi mielekkään käyttöliittymän muodossa mahdollistaa tehokkaan tarinankerronnan ja näyttelysuunnittelun.
Moderniin mediapankkiin voi liittää visuaalisen AI-haun
Kuvapohjainen haku nopeuttaa visuaalisten yhteyksien löytämistä ja avaa uusia mahdollisuuksia esimerkiksi vertailututkimukselle ja taideteosten yhteyksien löytämiselle eri aikakausien ja tyylisuuntien välillä.
Tekoäly mahdollistaa luonnollisen kielen kyselyt mediapankista, jolloin käyttäjä voi hakea kokoelmasta sisältöjä ilman tarkkoja hakusanoja, esimerkiksi kirjoittamalla kysymyksiä tai hakulausekkeita kuten "näytä minulle 1700-luvun hollantilaisia maisemamaalauksia". Tekoäly osaa tulkita kysymyksen merkityksen ja ohjaa käyttäjän oikeiden kuva-aineistojen pariin.
Luonnollisen kielen hakutoiminnot tekevät hakemisesta intuitiivisempaa ja sopivat erityisesti niille, joilla ei ole syvää asiantuntemusta tai tarkkaa käsitystä kokoelman terminologiasta. Collection Pro sovellus voi hyödyntää esim. ChatGPT tekoälyä.
Lue blogistamme: Näin tekoäly voisi tehostaa ja helpottaa kokoelmanhallintasovellusten käyttöä.
Mediapankissa hyödynnät paikkatietoja visuaalisesti
Mediapankki mahdollistaa kulttuuriympäristökohteiden paikkatiedon rikastamisen GeoData-paikkatietotuotteilla. Sovellus tarjoaa myös visuaaliset karttanäkymät alueista ja suorat linkit objekteihin ja niiden metatietoihin. Tiedot tallennetaan GeoJSON tiedostomuodossa, joka tukee esim. pisteitä, viivoja ja monikulmioita.
Ratkaisu mahdollistaa mm. DAM sovelluksen karttanäkymät ja karttahaut suoraan käyttöliittymässä, hyödyntäen esim. Open Street Map:in tai Maanmittauslaitoksen vektoritiilet. Se mahdollistaa kulttuuriympäristökohteiden paikkatiedon muokkaamisen paikkatietotuotteilla. Collection Pro tulkee Geo-Data paikkatietoja.
Museokokoelmien digitaalinen haaste
Saavutettavuus on vain osa kokonaisuutta. Kulttuuriperinnön organisaatioiden on varmistettava myös digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytys niin, ettei aineiston kantama merkitys ja konteksti häviä. Pelkkä digitointi ei riitä – tarvitaan uudelleenarviointi siitä, miten kulttuuriperintöä hallitaan, säilytetään ja jaetaan kestävällä, skaalautuvalla, tietoturvallisella ja mielekkäällä tavalla.
Pitkäaikaissäilytys PAS-integraation avulla
Digitaaliset aineistot ansaitsevat saman huolenpidon kuin fyysiset esineet. Tässä museotason DAM-ratkaisulla on ratkaiseva rooli. PAS pitkäaikaissäilytys -integraatio mahdollistaa pitkäaikaisen arkistoinnin tiukkojen standardien mukaan suoraan DAMista. Siirrot tehdään PAS palvelimelle (CSC-hallinnoimaan sovellukseen), metatieto Metsi-formaatissa ja tiedostot PAS-vaatimuksen muodossa.
Näin saat mielenrauhan: digitaalinen perintösi on suojassa vanhenemiselta ja katoamiselta. Samalla kultturiperinnön organisaatiot voivat täyttää kansainväliset digitaalisen säilyttämisen standardit ja noudattaa arkistoinnin parhaita käytäntöjä, mikä tukee organisaation vastuullisuutta ja tietoturvaa. Collection Pro tukee PAS-pitkäaikaissäilytystä.
Kun DAM ei ole siilossa vaan yhteydessä muihin keskeisiin työkaluihin ja työnkulkuihin, siitä tulee digitaalisen strategian “sydän” – se mahdollistaa sujuvan yhteistyön, virtaviivaistaa tekemistä ja tukee aidosti vaikuttavaa kokoelmanhallintaa.
DAM on enemmän kuin säilytyspaikka. Se on perusta tulevaisuuskestävälle kokoelmanhallinnalle: ratkaisu, joka auttaa vastaamaan kasvaviin yleisöodotuksiin ja samalla suojelemaan kulttuuriperintöä tuleville sukupolville.
Miksi DAMin tulisi olla museoiden sisällönhallinnan ydin?
DAM-mediapankki ei ole vain “varasto”. Se on yksi totuuslähde kaikelle mediamateriaalille, jonka avulla tiimit löytävät, hallitsevat ja säilyttävät kaikki kokoelmiin liittyvät digitaaliset aineistot. Optimaalinen tilanne aikaansaadaan siis kun mediapankki ja kokoelmanhallinta saadaan integroitua toisiinsa.
Kun liität digitaalisen aineistonhallinnan osaksi muuta teknologiaekosysteemiäsi ja kokoelmanhallintasovellusta, työnkulut suoraviivaistuvat, manuaalinen työ vähenee ja varmistat, että aineistot ovat aina oikeita, ajantasaisia ja saavutettavia. Mediapankin tehtävä on liikuttaa aineistot – nopeasti, oikein ja sinne missä sitä tarvitaan.
Sujuvammat sisällönhallinan prosessit integroimalla kokoelmanhallinta ja mediapankki.
Objektitietueiden hallinta esimerkiksi MuseumPlus Collections kokoelmanhallinta-sovelluksessa helpottuu, kun se on kytketty digitaaliseen aineistonhallintaan. Kuvat, videot ja dokumentit linkittyvät suoraan objektitietoihin – ilman manuaalisia kopioita. Näin tiimit työskentelevät nopeammin ja varmemmin, kun jokainen media on aina kytköksissä oikeaan objektidataan. Collection Pro integroituu Museum Plus sovellukseen.
Uudet tekniset ominaisuudet verkossa edellyttävät yhteensopivuutta
IIIF-Viewer selaimen avulla parempi saavutettavuus ja tarinankerronta
Kansainvälinen kuvien yhteentoimivuuden kehys (IIIF International Image Interoperability Framework) mahdollistaa kulttuuriperintöorganisaatioille digitaalisten kokoelmien helpon jakamisen ja käytön.
IIIF Viewer mullistaa tavan, jolla yleisö voi tarkastella kulttuuriesineiden korkearesoluutioisia kuvia. Se mahdollistaa zoomattavien, metadatalla rikastettujen kuvien esittämisen suoraan DAMista – tukien näyttelyitä, tutkimusta ja verkkoelämyksiä.
IIIF-Viewer hakee aineiston suoraan DAMista, mikä varmistaa yhdenmukaisuuden, tarkkuuden ja vähentää manuaalista työtä. Collection Pro sovellus tukee IIIF zoomaus ja manifestin työnkulkua.
Finna on ottamassa Suomessa käyttöönsä IIIF Viewerin
Finna.fi palvelu on vakiintunut museoiden julkaisukanava Suomessa. Museoiden kentällä Finnan Images in Dialogue -hankkeen myötä Suomen IIIF-kentän kulttuuriperintöorganisaatiot pyrkivät jatkossa hyödyntämään IIIF-kokoelmia ja sovelluksia päivittäisessä työssään.
Kansalliskirjasto ottaa IIIF-standardin käyttöön digi.nationallibrary.fi- ja Finna.fi-palveluissaan parantaakseen yhteentoimivuutta ja lisätäkseen kokoelmiensa käytettävyyttä kansainvälisesti eri käyttäjäryhmille.
Europeana on digitaalista kulttuuriperintöaineistoa eurooppalaisista arkistoista, kirjastoista ja museoista kokoava ja tarjoava palvelu. Suomesta arkistojen, kirjastojen ja museoiden aineisto Europeanaan kulkee Finna.fi/Formula välityskanava kautta. Sen tavoitteena on luoda uusia tapoja, joilla ihmiset pääsevät kosketuksiin kulttuuriperintönsä kanssa.
Digitoitua kulttuuriperintöä yhdistetyllä teknologioilla
Kun DAM-mediapankki integroidaan luontevasti IIIF-Vieweriin, PAS-pitkäaikaissäilytykseen ja kokoelmanhallintasovellukseen, museoorganisaatio on tehokkaampi, tarkempi ja paremmin valmistautunut tulevaan:
Kaikki digitaaliset aineistot kytkeytyvät objektitietoihin ja metadataan.
Toistuvat työvaiheet automatisoituvat ja datasiilot purkautuvat.
Kulttuuriperintö suojataan sukupolvilta toisille.
Vierailijoille, tutkijoille ja suurelle yleisölle syntyy innostavia kokemuksia.
Tämä mahdollistaa sen, että museot ja muut kulttuuriperintöorganisaatiot voivat tarjota suoraan DAMista zoomattavia, metadatalla rikastettuja kuvia – vahvistaen näyttelyitä, tutkimusta ja verkko-alustoja.
CollectionPro:ssa yhdistyy mediapankki ja kokoelmanhallinta
CollectionPro on moderni ja edistyksellinen kokoelmanhallintaratkaisu joka tarjoaa paljon enemmän kuin pelkkä perinteinen kokoelmanhallintasovellus. Kyseessä on uuden sukupolven tiedonhallintaa. Tietoalustalla hallitset sisällöt, kokoelmat, mediatiedostot ja dokumentit, jaat ja arkistoit sisältösi turvallisesti ja ketterästi.
CollectionPro on ihanteellinen digitaalisen aineiston työnkulkujen ja kokoelmien luomiseen ja hallintaan. Tehosta museosi toimintaa hyödyntämällä vankkoja, tuotteen sisäisiä työnkulkuja CollectionPro:ssa tai rakentamalla ja mukauttamalla omasi. CMS- ja DAM-järjestelmän yhdistäminen yhdeksi alustaksi ei ole ainoastaan strateginen päätös operatiivisen tehokkuuden kannalta, vaan myös taloudellisesti järkevä valinta.
Yhdistetty järjestelmä tukee esineiden yksityiskohtaisia tietoja ja digitaalisia edustuksia, mikä on olennaista tutkimus- ja koulutustarkoituksissa.
CollectionPro:ssa on vahvoja DAM-järjestelmälle tyyppillisiä ominaisuuksia jolla voi tarjota kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vähentää monimutkaisuutta ja kustannuksia. Sovellus voi käsitellä laajan valikoiman digitaalisia aineistoja perusmetatietojen lisäksi, kuten korkearesoluutioisia kuvia, IIIFkuvia, videoita, 360-videoita ja äänitiedostoja, 3D-skannauksia ja digitoituja dokumentteja. Nämä aineistot ovat usein ratkaisevan tärkeitä fyysisen kokoelman tai arkistomateriaalien ymmärryksen ja tulkinnan parantamisessa.
Koska lopulta DAMin rooli ei ole vain tallentaa aineistoa ja sisältöjä.
Sen tehtävä on liikuttaa sitä – nopeasti, oikein ja sinne missä sitä tarvitaan.
Tutustu CollectionPro sovellukseen tästä tai pyydä esittely sovi etätapaamisen asiantuntijamme kanssa tästä.
Haluatko lisää vinkkejä?
Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinulle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |