Toistatko mediapankissa samoja tehtäviä kerta toisensa jälkeen? DAM-mediapankin työnkulkutoimintojen avulla voidaan vähentää rutiinitehtäviä ja automatisoida useita prosessin vaiheita, mikä varmistaa, että aineistoja käsitellään tehokkaasti, johdonmukaisesti ja turvallisesti.
Kun organisaation digitaalisen sisällön määrä kasvaa — kuvat, videot, dokumentit ja monimedia-aineistot — tehokkaan ja jäsennellyn hallinnan tarve korostuu. Monet digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) palvelut on suunniteltu nimenomaan helpottamaan työskentelyä tiedostojen kanssa. Erityisen hyödyllisiä sisällön hallinnassa ovat työnkulkutoiminnot.
Tämän blogin tavoitteena on esitellä työnkulkuja, joiden avulla digitaalisten aineistojen hallinta mediapankissa voidaan virtaviivaistaa siten, että ne pysyvät järjestyksessä, helposti löydettävissä ja turvallisesti hallittuna.
Mikä on autoamaattinen työnkulku?
Työnkulku on ennalta määrätty joukko toimintoja, jotka voivat yksinkertaistaa DAM-palvelun säännöllisesti suorittamiasi tehtäviä. Nämä työnkulkujen ja prosessien vaiheet voivat ulottua digitaalisten resurssien luomisesta, organisoinnista ja hallinnasta aina digitaalisten resurssien jakeluun ja käyttöön asti.
Automaattinen työnkulku aktivoituu siten, että jokin triggeri laukaisee työnkulun aktiiviseksi. Triggerit määritellään työnkulkukohtaisesti. Esimerkki: Aineiston oikeudet vanhentuneet tai aineisto hyväksytty.
DAM:n työnkulkuominaisuuksien ansiosta voit automatisoida useita vaiheita toistuvassa prosessissa ja varmistaa,että resursseja käsitellään tehokkaasti, johdonmukaisesti ja turvallisesti koko niiden elinkaaren ajan. Työnkulut eivät ole vain automaatiota, vaan systemaattinen tapa hallita digitaalista sisältöä sen koko elinkaaren ajan.
Hyvin määritellyt työnkulut, tiedostojen luomisesta ja lataamisesta hyväksyntään, jakeluun ja arkistointiin lisäävät tehokkuutta, parantavat yhteistyötä ja varmistavat, että noudatetaan sekä organisaation sisäisiä että lakisääteisiä vaatimuksia.
Alla muutamia esimerkkejä älykkäistä työnkuluista, jotka voivat nopeuttaa sisällönhallintaa — jotta itse voit keskittyä olennaiseen.
Arkistointi & Hallinta -työnkulku
Älykäs arkistointi
Liikaa sisältöä mediapankissa, liian vähän hallintaa ja huonot rakenteet! Pitääkö kaiken säilyttää vai hävitetäänkö sisältöjä? Poistamisen välttely – joka kumpuaa pelosta menettää mahdollisesti arvokas kuva tai video – muuttaa helposti mediapankit roskapankeiksi, ylikuormitetuiksi ja tehottomiksi arkistoiksi.
Ylikuormitettu DAM-mediapankki, jossa on päällekkäistä, turhaa tai vaatimustenvastaista sisältöä, ei enää täytä tarkoitustaan eikä oikeita aineistoja enää löydä. Tarvitaan modernimpi ja älykkäämpi työnkulku hallitsemaan DAMin sisältökuormaa ja samalla säilyttää brändiperintö harkitun poistamisen ja arkistoinnin avulla.
Lue blogistamme: Etkö saa mediapankista täyttä hyötyä?
Kuinka siis toteuttaa palvelu, joka mahdollistaa sekä turhan aineiston luotettavan poistamisen että brändisisällön olennaisen perinnön säilyttämisen? Ratkaisuna pitäisin lähestymistapaa, jossa automaatio tukee – eikä korvaa – ihmisen tekemää kuratointia.
Strateginen poistaminen
Kehittyneet DAM-järjestelmät, kuten MediaBank, tukevat myös hallittuja poistotyönkulkuja, jotka siirtävät aineistot, joiden voimassaoloaika on päättynyt, joiden käyttöön annettu suostumus on peruttu ja/tai jotka täyttävät muita ennalta määriteltyjä ehtoja, pois näkymästä ja omaan luotettavaan tilaan.
Palvelu nojaa silloin automaattisiin elinkaarikontrolleihin, jotka vahvan metadatan pohjalta poistavat ylimääräisen sisällön hallitusti ei aktiiviseen osioon tai osaltaan turvaa organisaation arvon erottamalla historiallisesti merkittävät aineistot hallittuun ja helposti saavutettavaan arkistoon.
Sääntelyn noudattaminen helpottuu
Automaattiset työnkulut voivat hallita aineistojen elinkaarta ja varmistaa, että ne arkistoidaan lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.
- Vanhat tai käyttämättömät aineistot merkitään arkistoitaviksi säilytysajan umpeuduttua.
- Oikeuksien vanheneminen laukaisee automaattisen rajoituksen tai siirron sovitetusti.
- Aineistot siirretään pitkäaikaiseen, edulliseen säilytykseen (esim. ns kylmäarkisto tai pitkäaikaissäilytys).
- Metadata varmistaa, että aineistot pysyvät löydettävissä historiallisten tai lakisääteisten tarpeiden vuoksi.
Lisääntynyt tietoturva käyttäjäryhmien hallinnalla
Käyttäjäryhmien avulla voidaan hallita, kenellä on pääsy tiettyihin aineistoihin. Näin varmistetaan automaatisesti, että käyttäjät näkevät vain ne tiedostot, joihin heillä on oikeudet, ja pienennetään luvattoman käytön tai tietovuotojen riskiä.
Sijoitetun pääoman tuotto (ROI)
Hyvin suunnitellut työnkulut mediapankissa ovat paras tapa osoittaa DAM-investoinnin tuottoa. Kun aineistot keskitetään ja vältetään duplikaatteja, organisaatio säästää tallennuskustannuksissa ja vähentää kadonneiden tai väärin sijoitettujen tiedostojen hakuja ja/tai uudelleenluomisen tarvetta. Samalla pienenevät myös tiedostojen yleiseen hallintaan vaadittavat resurssit ja aika.
Parannettu johdonmukaisuus
DAM-työnkulut varmistavat, että vain hyväksyttyjä ja ajan tasalla olevia aineistoja käytetään. Näin brändi pysyy yhtenäisenä kaikissa kanavissa ja vanhentuneiden logojen, kuvien tai viestien käyttö estyy.
DAM-työnkulut tukevat organisaation toimintaa
Metadatan automaattinen lisääminen
Sen sijaan, että lisäisit metadatan manuaalisesti, voit hyödyntää tekoälyyn pohjautuvaa automaattitaggausta, joka nopeuttaa merkittävästi alkuvaiheen tagitusprosessia. Tämä voi sisältää esimerkiksi objektien, avainsanojen ja kuvissa esiintyvän tekstin tunnistamisen ja niiden perusteella tehtävän tagituksen. Automaattitaggaus auttaa myös tunnistamaan aineistoja, jotka saattavat vaatia erityistä huomiota – kuten kuvia henkilöistä, joihin ei ole liitetty asianmukaista käytön suostumuslomaketta.
Lue blogistamme lisää: Mediapankin metatiedon ja rakenteiden merkitys korostuu kun automaatiot ja tekoäly kasvattavat sisältöjä
Julkaiseminen
Ajan säästäminen tiedostojen jakelussa ja niiden toimittamisessa oikeisiin kanaviin on ratkaisevan tärkeää. Työnkulut tukevat jäsenneltyjä tarkistus- ja hyväksyntäprosesseja, jolloin kaikki tarvittavat sidosryhmät osallistuvat aineiston luontiin ja käyttöön juuri oikeaan aikaan.
Triggeri voi myös aktivoida automaattisia tiedostomuotojen muunnoksia. Työnkululla voi esimerkiksi automaattisesti muuntaa staattisen pdf-tiedoston selattavaan html5 "flipbook" muotoon tehokkaampaa digitaalista jakelua varten.
Hyvin rakennetun DAM-järjestelmän avulla sisältö voidaan jakaa saumattomasti räätälöityjen portaaleiden ja API-integraatioiden kautta muihin järjestelmiin tai kanaviin automatisoitujen työnkulkujen avulla.
Suostumuksen hallinta GDPR-vaatimusten täyttämiseksi
Kun käsitellään kuvia, joissa esiintyy ihmisiä, on varmistettava, että organisaation kuvien käyttö noudattaa tietosuojamääräyksiä, kuten GDPR:ää. DAM-sovellus voi helpottaa GDPR:n noudattamista merkittävästi.
MediaBank DAM sisältää valmiiksi konfiguroidun suostumuksenhallinta -työkalun, jolla GDPR-vaatimusten täyttäminen käy huomattavasti helpommin. Sovellus käsittelee henkilötietoja ja sopimuksia sujuvasti ja turvallisesti. Suostumuksia voidaan pyytää palvelun kautta, jolloin saadaan ilmoitus, jos tiedostot eivät ole GDPR-hyväksyttyjä.
Ratkaisulla voi rakentaa henkilörekisterin, jossa voi yhdistää sopimukset kuviin ja videoihin. Sovelluksesta näkee mitä suostumuksia on olemassa, kuinka kauan niitä sovelletaan ja missä yhteyksissä voi tiedostoja käyttää.
Lue blogistamme lisää: Milloin suostumus kuvien käytöstä tulee GDPR:n henkilötietosuojan mukaan antaa?
Kasvojentunnistus automatisoi suostumuksenhallintaa
Etsitkö sisältöä, jossa esiintyy tietty henkilö, kuten johtaja tai vieras? Löydä tekoälyllä jokainen kuva, jossa he esiintyvät, vain muutamalla klikkauksella.
Voimme esimerkiksi opettaa tekoälyn kasvontunnistuksen tunnistamaan albumissa esiintyviä henkilöiden ominaisia kasvonpiirteitä. Tuloksena tekoäly kykenee muodostamaan henkilöidyn nimitagin havaitessaan tuntemansa henkilön.
Kasvojentunnistus ei ole vain teknologia – se on tehokas työkalu, joka oikein käytettynä helpottaa työtä ja tuo järjestystä laajoihin digitaalisin aineistokokoelmiin. Mediapankin ideana on tarjota turvallinen visuaalisten tiedostojen käyttö organisaatioissa.
MediaBankin suostumuksenhallinta -työnkulku käynnistyy kuvien syöttämisestä (esim. kuvaussessiosta tai tapahtumasta). Kuvien metadata päivitetään kuvissa esiintyvien henkilöiden nimillä (tai muilla tunnisteilla) ja linkitetään heidän vastaaviin suostumustasoihinsa. Tämä voidaan tehdä suurillekin määrille kuvia vain yhdellä klikkauksella!
Työnkulku päivittää tämän jälkeen aineistojen metadatan automaattisesti vastaamaan liitettyjen henkilöiden suostumuksen tietoja ja esittää nämä tiedot visuaalisten merkkien avulla. Merkit näyttävät selkeästi, mikä on annettu suostumustaso, esimerkiksi jakeluoikeuksien, suostumuksen voimassaoloajan tai muun kuvasuostumusten ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvän tiedon osalta.
Lue blogistamme lisää: Kasvojentunnistus DAM-mediapankissa – paljon hyötyjä sisällönhallinnassa
Kuinka päästä alkuun
Työnkulkujen rakentamisessa digitaalisen aineiston ympärille, joudutaan tekemään useita valintoja. Communication Pro tarjoaa valmiiksi käyttöön otettavia perustyönkulkuja, mutta rakennamme myös omia räätälöityjä prosesseja.
Ota yhteyttä
Varaa tapaaminen asiantuntijamme kanssa ja tutustu vaihtoehtoihin, joilla saat juuri sinun tarpeisiisi räätälöidyn DAM-ratkaisun – ja vastaukset kaikkiin kysymyksiisi.
Haluatko lisää vinkkejä?
Seuraa blogiamme tai ota yhteyttä tiimiimme – rakennetaan sinulle toimiva, skaalautuva ja käyttäjäystävällinen mediapankki ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu.
 |
Kirjoittaja Rolf Koppatz Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella. Sano hei, vaikka LinkedInissä. |