Pyyhi pölyt arkistostasi ja esittele yhtiösi uskomatonta historiaa maailmalle

tiistai 21. tammikuuta 2020

Yrityksissä on usein laajat arkistokokoelmat, mutta yleensä huonosti jäsenneltyinä. Historian arkistot ovat yritysten kultakaivos, täynnä sisältöä. DAM mediapankki auttaisi markkinointia, viestintää ja luovia tiimejä kertomaan organisaationsa ainutlaatuisen tarinan. Tätä historian aineistoa olisi hyvä jakaa laajemmin, jos vain pystyisi.

Ovatko aineistot arkistoituina mutta ei löydettävissä?

Vanhat aineistot heräävät eloon kuitenkin vain, kun niiden sisältöjä pystytään käyttämään. Kun yritys saavuttaa jonkin vuosipaalun toiminnassaan löytyy useimmiten mittava pino valokuvia, joihin olisi tiimin jäsenten tärkeätä päästä käsiksi, paikasta riippumatta.

Tämä ei onnistu ellei niitä löydetä tai tiedosteta edes niiden olemassaolo. Tavallisesti aineistot ovat aiemmin koskemattomina ehkäpä jaetuissa palvelinten tai pahimmillaan työasemien levyillä ja kansioissa, johon on tosi vaikea päästä. Kun tähän lisätään tallennuksiin liittyvät mielikuvitukselliset nimeämiskäytännöt, pysyvät aineistot tehokkaasti piilossa. Niinpä niitä ei käytetä.

Yrityshistoria – esittelee yhtiön vastuunkantajat ja yhtiön hyödyt yhteiskunnalle.

Yrityshistorian idea on tuoda esiin oman toiminnan tai toimialan viestiä kuten kertoa vaikkapa yrityksen mielenkiintoisia menestystarinoita, tai esitellä pitkät perinteet omaavan maakunnan tai kaupungin osaajia. Tässä on myös säätiöille ja yhdistykselle erinomainen paikka avata perustamisen lähtökohtia.
 

Kuva: Rovaniemen kaupungin mediapankin navigointinäkymä

Yrityshistorian esittely sopii myös uusille kasvuun tähtääville tulevaisuuden yhtiöille. Yrityshistorian esille tuominen nostaa esiin oman yrityksen tarinaa ja erityisosaamista, oli kyseessä sitten kansainvälisen yhtiön Suomen osasto tai aivan sinivalkoinen perheyritys.

Yrityshistoria koostuu vaihtelevasta aineistoista

Yrityshistorian sisältö voi olla sekä tekstiä, grafiikkaa, logoja, kuvia ja videoita, riippuen täysin viestistä. Yritysjohto haluaisi varmistaa, että yleisölle herätetään kiinnostus siihen, missä yritys ja sen työntekijät ovat joskus olleet ja kuka on vaikuttanut siihen että ollaan päästy tähän hetkeen.

Kuva: Serlachius-museon Mäntän paperimainos

Historiallisen omaisuuden arvon ymmärtämiseksi käyttäjät tarvitsevat nähdä mitä heillä on ja siten käyttää sitä helposti. Markkinointi luottaa yhtiön vuosikymmeniä vanhoihin aineistoihin jakaakseen yrityksen missiota maailmalle ja haluaisi hyödyntää arkistoitaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Yrityshistoriaa käsittelevää artikkelia voi hyödyntää omassa sidosryhmä-viestinnässä, kotisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Tämän lisäksi artikkeli voidaan julkaista asiantuntijakanavissa. Artikkelia varten tarvitaan graafikkoa taittamaan artikkelin kuvien ja logojen kanssa.

Yrityksen viestin jakaminen edellyttää lisäksi, että historiapohjaisia kokoelmia on esiteltävä yleisölle mahdollisimman usein. Tämä voi olla todella mukaansa tempauttava ja monikäyttöinen toimintamalli koko yrityksen henkilökunnalle. Seuraavassa käsitellään kuvien hallintaa.

Historiakuva toimii, mutta vain jos se on käytettävissä ja käytössä.

Kuva on tärkeä osa viestintää ja vaikuttamista. Arkistokuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Se todistaa väitteen, havainnollistaa, alleviivaa pointtia, tekee konkreettiseksi…

Jokainen kuvallista esitystä tehnyt tietää kuvien etsimisen haasteet yrityksen sisällä. Yhden kuvan etsintään menee aikaa. Tunti on lyhyt aika ja useimmiten aika ei riitä, eikä kuvia löydy. Kuvia ei löydä, ellei niitä ole kerännyt.

Kuvien käytön esteenä on niiden löytäminen. Kuvat ovat usein käyttäjien koneilla. Kuvat makaavat ihmisten takia hajallaan pitkin organisaatiota omissa hakemistoissa tai verkkopalveliminten saloissa. Niinpä niitä ei löydä kun tarvitsisi. Niitä ei kysytä, kun ei osata tai haluta häiritä. Eikä lopputulos vakuuta: viesti ei mene perille.

Miten organisaatiot saavat uutta eloa arkistoonsa


Ratkaisu tähän on aineistonhallintaratkaisun eli DAMin käyttäminen arkistoinnissa ja tägäyksessä, jotta kuvien etsiminen, löytäminen ja jakaminen onnistuu juohevasti. DAM on aidosti helppokäyttöinen palvelu historia-aineistojen hallintaan.

Yritykset, jotka luottavat visuaaliseen tarinankerrontaan kommunikoidakseen yleisön kanssa, hallitsevat digitaalisen aineistonsa tehokkaasti DAM-kaltaisella ratkaisulla. Se vapauttaa ryhmät työskentelemään luovimmin lopputavoitteidensa saavuttamiseksi.

DAMilla (kuvapankki/mediapankki) ratkaiset:

1. Miten löytää ja tallentaa arkistokuvia, kun ne ovat levällään kaikkialla

2. Kuinka käyttää kuvia helposti, kun niitä tarvitaan eri puolilla erilaisissa koossa ja rajauksilla.

3. Kuinka jakaa kuvia organisaation sisällä ja ulkopuolelle

4. Kuinka hallita kuvia ja kontrolloida kuka niitä saa käyttää

5. Ja lopuksi, kuinka käyttää samoja kuvia helposti eri järjestelmissä ja verkkosovelluksissa.

Eikä pelkästään kuvia, vaan videoita, grafiikkaa, esityksiä, dokumentteja, selattavia lehtiä ja ihan mitä tahansa. DAM näyttää kaikki tiedostosi visuaalisesti näyttökuvina kuvitustietoineen.

Kuvapankki järjestää kuvat kategorioihin sekä suodattaa kuvat navigoinnin helpottamiseksi.

DAM antaa mahdollisuuden helposti, turvallisesti ja varmasti järjestää digitaalisia tiedostoja ja jakaa niitä sidosryhmien ja lisensointikumppaneiden kanssa. Ensiksi on perustettava kuvakirjaston rakenne ja kansiot on järjestetty aiheen ja käytön mukaan.

Järjestämällä kirjaston aineistot DAMissa avainsanoilla ja tunnisteilla, tiimi voi löytää tarvitsemansa tiedostot helposti ja keskittyä yhteistyöhön, eikä jatkuvaan kuvien etsimiseen.

Hyödynnä kuvan kuvitustiedot eli metatiedot

Kun tuot kuvat sisään, DAM lukee kuvaan tallennetut metatiedot, kuten Exif, IPTC ja XMP. Niinpä sinun ei tarvitse syöttää niitä uudestaan, paitsi kun vanhemmissa kuvissa ei niitä löydy. Silloin sisällön jalostaminen ja metatiedon täydentäminen on tärkeätä aineiston löytämisen kannalta. Lisää ja muokkaa hakusanoja ja muita metatietoja. Kun kyseessä on laajempi kuvien kuratointi, massamuokkaus ei vie kuin hetken.

Organisaatio voi käyttää DAM järjestelmässä myös fyysisiä eikä vain digitaalisia arkistojaan. Arkistoija merkitsee fyysiset valokuvat omaan kategoriaan ja kirjaa digitaalisesti fyysisen hyllyn tai kansion niiden sijainnille, jotta ryhmän jäsenet löytävät ne helposti tarkistamalla DAMista.

Kuvien digitointi kannattaa tehdä suuremmalle määrälle, koska aineiston läpikäynti DAMissa on helpompaa kun fyysisen aineiston läpikäynti. Massatägäys aikakaudelle, aiheelle, kuvaajan tiedot jne. helpottaa sisällön jatkokäsittelyä.

Kun tarvitaan yleisä hakusanoja suurista kuvamääristä voidaan tekoälypohjaista kuvantunnistusta hyödyntää paremman yleiskuvan saamiseksi. Hakusanoja voi rajata vain materiaalille sopiviksi, jotta turhat hakusanat eivät näy.  Tällä tavalla säästetään valtavasti aikaa, koska perusluokitteluun on saatu jo alustavaa kuvaustietoa. Tarkempaan tekoälypohjaiseen luokitteluun ei kannata pyrkiä.

Aiheeseen liittyvää: Tuoko tekoäly ja kuvientunnistus apua avainsanoitukseen?

Myös tiedon joukkoistaminen voi palvella oikean kuvaustiedon löytämiseen. Selailija voi selaimella kommentoida kuvaa omilla tarkennuksilla jolloin saadaan lisätietoa ilman omaa suurta panostusta. Monesti historiakuvien arkistot paranevat vanhojen työntekijöiden avustuksella..

Kerää ja keskitä yhtiön kuvat

Parasta on luoda kuva/mediapankki koko organisaatiolle. Samoista asioistahan eri työntekijät puhuvat, hieman eri kulmista tosin. Kerää kuvat työasemilta, verkkolevyiltä ja vanhoista CD/DVD-levyiltä helposti DAMiin. Kuvien sisääntuonti organisoidusti ei voi olla helpompaa.

Kerää DAMiin tyypillisen kuvamateriaalin lisäksi kuvituskuvaa toimialastasi, teknologioista, historiasta ja konsepteista. Anna johdolle ja myyjille materiaalia, jolla alleviivata viestiä.

DAMilla voit arkistoida kuvat ja määritellä pois näkyvistä, mutta saatavilla. Kun kuva vanhenee, voit arkistoida sen, jolloin se on saatavilla, mutta ei tule vahingossa esille. Esimerkkinä historiakuvat edellisen vuosikymmenen tuotteesta tai vaikkapa edellisestä tapahtumasta.

Rajaa mediapankin käyttäjien oikeuksia

Voit palvella DAMilla helposti erilaisia käyttäjäryhmiä, kuten sisäisiä käyttäjiä tai lehdistöä. Käyttäjä näkee vain sen minkä pitää. Perusta haluamasi käyttäjäryhmät ja valitse mille ryhmille kuvasi on näkyvissä.

Kuvat voidaan vesileimata väärinkäytön estämiseksi.

Antamalla käyttäjille oikeudet päästä selaamaan kirjaston valokuvia itsepalvelu käyttöliittymällä, eliminoi tämä henkilösidonnaiset pullonkaulat ja auttavat ryhmiä toimimaan nopeammin. He voivat näin rakentaa enemmän mediasuhteita jatkaakseen asiansa saamista jakeluun. DAMissa eri käyttäjiä ei enää rajoita työläs prosessi löytää kuvia järjestämättömästä kirjastosta tai kyvyttömyys päästä käsiksi tiedostoihin etäyhteydellä.

Tarjoa lehdistölle materiaalia mediapankista itsepalveluna

Jaa osa lehdistölle käyttöön ja saat lisänäkyvyyttä toimialasi kirjoittelussa. Vaali lehdistösuhteita tarjoamalla heille itsepalveluna hyväksyttyjä historian aineistoja. Jaa lehdistötiedotteet helposti kuvineen ja liitteineen. Tai lähetä DAMilla toimittajalle materiaali linkeillä aineistoon helposti sähköpostilla tukkimatta sähköpostilaatikkoja

Kuvien lähettäminen sähköpostilla

Kuvia ja muuta aineistoa pyydetään tuon tuosta sähköpostilla. DAMilla pyynnön toteutus onkin äärimmäisen helppoa. Voit lähettää kuvat vastaanottajalle suoraan sovelluksesta. Etkä tuki vastaanottajan postilaatikkoa isoilla liitetiedostoilla, sillä lähetät linkin, josta kuvat voi ladata. Voit lähettää yksittäisiä kuvia tai kerätä koriin useamman kuvan.

Ennen kuvaa käytettiin painamiseen. Nyt enemmän web-sivuille, verkkokauppaan, blogiin, esityksiin, dokumentteihin, sosiaaliseen mediaan… Kuvan käyttö on tänä päivänä moneen kanavaan ja ympäri organisaatiota ja kumppaneita.

Rajaus suoraan Facebookin vaatimiin mittoihin helpottaa kuvien käyttöä.

Aiheeseen liittyvää: Näin teet someen ja nettiin oikean kokoisia ja rajattuja kuvia

DAM toimii kuvapankkina myös muille verkkosovelluksille, kuten esimerkiksi web-sivujen julkaisujärjestelmille tai uutiskirjevälineille. Näin samoja kuvia voidaan sujuvasti käyttää webissä, sähköpostissa, printissä ilman tarvetta ladata tai käsitellä kuvia välissä.

Kuvien uusiokäyttö vahvistaa brändiä ja viestiä. Aikaa ja siten myös rahaa säästyy ympäri organisaatiota ja erityisesti viestinnän ja markkinoinnin tiimeissä. Digitaalinen aineistonhallinta helpottaa tapaa, jolla käyttäjät etsivät ja jakavat kuva-aineistoa ja hyödyntävät arkistoitaan parhaalla mahdollisella tavalla.

DAM turvaa digitaalisen omaisuutesi ja nopeuttaa kuvan löytämistä, vähentää keskeytyksiä ja nopeuttaa suunnitteluprosessia. DAMilla laitat kuvat käyttöön, tehostat viestintää, lisäät uusiokäyttöä, vähennät kalliita laatuvirheitä ja kirkastat yrityskuvaa ja brändiä mahtavalla historia-aineistolla.

Millainen DAM - kuvapankki tai mediapankki käyttöön?

DAM-palvelut voivat olla joko omilla palvelimilla taikka SaaS-pohjaisina web-palveluna. SaaS-palvelua on helpompi ja nopeampi aloittaa, koska asennusta, serveriä, tallennustilaa ja IT-ympäristöä ei tarvitse huomioida eikä aloitusvaiheessa.

DAM SaaS-palveluna on periaatteessa käyttövalmis heti kun olet luonut tilin. Sinun ei tarvitse murehtia servereistä, levytilasta tai ohjelmistopäivityksistä. Ja koska DAM-palvelu on web-pohjainen, voit käyttää sitä mistä vain, myös iPadilla ja muilla mobiililaitteilla.

Jotta palvelu saadaan toimimaan siten kun itse haluaisit, kannattaa valita toimittaja, joka tuntee aineistopankit ja jolla on dokumentoitu osaaminen ja referenssit. Käyttöönottoprojektiin kannattaa aina satsata enemmän, koska vain tämä takaa jouhevan työnkulun organisaatiossa jatkossa. Aineistopankki ei tulisi  olla henkilösidonnainen vaan kuuluu parhaimmillaan koko henkilökunnalle.

Nopea käyttöönotto avaimet käteen -ratkaisuna

Communication Pro toimittaa MediaBank palvelun avaimet käteen -ratkaisuna. Tarvittaessa räätälöimme myös asiakaskohtaisia ominaisuuksia sekä teemme integraatioita muihin järjestelmiin.

Palvelu on skaalautuva, joten voit valita vaiheittaisen etenemisen. Jo yhdestä käyttötarpeesta saadaan kaikkiin käyttötarpeisiin rakennettua palvelua. Ota palvelu käyttöön siinä laajuudessa kuin tarvitset, ja laajenna tarpeesi mukaan, muutamasta käyttäjästä vaikkapa tuhansiin käyttäjiin.


Lisätietoa www.communicationpro.com

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com