Luokittelu, metadata ja taksonomia on sisältöjen löydettävyyden tae!

Visuaaliset aineistot ovat vain tiedostoja ilman metatietoja. Yrityksellä voi olla paras DAM tai mediapankki-sovellus, mutta jos metatiedot (tietoa tiedosta) ja taksonomia (hierarkkinen luokittelu) ovat heikot, hakutulokset tökkivät. Investointi DAMiin/mediapankkiin ilman kunnon rakenteita voikin yllättäen olla pullonkaula ja estää sisällön käyttöä niitä tarvitsevilta tiimeiltä.

Metatietojen hyödyntäminen aineistojen kontekstissa, luokittelussa ja tietojen kohdentamisessa tarjoavat parhaan mahdollisuuden löytää ajankohtaista tietoa ja luoda käyttäjille luottamusta sisältöihin ja siten uusiokäyttää niitä laajasti.

Henkilökunnan ei kannata tuhlata aikaa ja organisaation rahaa tiedostojen etsimiseen. Siksi sisällöt, tiedostot ja aineistot tulisi tallentaa DAM Mediapankki-alustalle aina kuvauksilla ja tunnisteilla, jotta ne löytyvät yhdellä napsautuksella.

Joten tervehdi metadataa ja rakenna metadatamalli sisällön hallinnan helpottamiseksi. Hyödynnä taksonomiaa ja aloita tunnisteiden, kuvauksien ja kokoelmien käyttö sisällön esiintuomiseksi sekunneissa. Laajan mediapankin menestys yrityksissä edellyttää kokonaisvaltaisen metatietomallin toteuttamista, jota sovellus, tekniikka, ihmiset, prosessi ja data tukevat.
 

Tutustu Communication Pro:n tarjoamiin palveluihin tästä

Miten luokittelu on rakenteellisesti toteutettavissa mediapankeissa?

Nykyisessä digitaalisessa maailmassa olemme tottuneet löytämään tietoa välittömästi Google-hakukoneen ja kattavien tietolähteiden, kuten Wikipedian avulla. Siksi odotuksemme digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän (DAM) haun ja navigoinnin suhteen ovat kasvaneet huimasti. DAM-sovellus tallentaa ja järjestää digitaalisia aineistoja, kuten asiakirjoja, kuvia, videoita ja paljon muuta. Jotta voimme täyttää käyttäjien odotukset nopeasta ja helposta hakutuloksesta ja pääsystä aineistoihin, on mediapankin monenlaisia järjestelytyökaluja hyödynnettävä laajasti, kuten kategoriat, albumit, tägit, taksonomiat, ontologiat, suodattimet ja paljon muuta.

Miksi luokitus on niin tärkeää DAM-järjestelmissä?

Kuvittele astuvasi valtavaan kirjastoon ilman minkäänlaisia opasteita, kategorioita tai luettelointiratkaisua. Tietyn kirjan löytäminen tässä ympäristössä olisi kovin haastavaa. Samalla periaatteella mediapankki, ilman rakenteellista järjestystä, tekisi tiettyjen digitaalisten aineistojen löytämisestä yhtä vaikeaksi kuin neulan etsimistä heinäsuovasta. 

Kuinka tehdä sisältö helposti löydettäväksi:

Strategioita ja esimerkkejä:

• Kansiot ja tiedostorakenne:
  Ajattele tätä perinteisenä tapana järjestää tiedostoja tietokoneellasi käyttäen hierarkkista kansioiden ja alikansioiden rakennetta. Esimerkiksi markkinointiosasto saattaa olla pääkansio nimeltä "Kampanjat", jossa on alikansioita kullekin vuodelle ja edelleen jaoteltuna yksittäisille kampanjoille.

• DAM-järjestelmän käyttäminen pelkästään kansioilla saattaa joissakin tapauksissa olla riittävä, mutta se muistuttaa enemmän navigointia kovalevyjen, hierarkkisten kansioiden ja tiedostojen välillä. Yhdestä kansiosta voi hypätä suoraan toiseen paikkaan, mutta ilman tietoa siitä, mitä dataa toisessa kansiossa on, ilman kansion avaamista.

• Virtuaaliset ja älykansiot:
  Nämä ovat dynaamisempia kuin fyysiset kansiot ja voivat koota sisältöä tietyin kriteerein tai tägein. Esimerkiksi virtuaalikansio voisi automaattisesti kerätä kaikki "2024 Tuotelanseeraus" -tägillä merkityt aineistot riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat järjestelmässä.

• DAM-järjestelmässä virtuaaliset tai älykkäät kansiot jäljittelevät tavallaan kansioiden käyttäytymistä. Todellisuudessa tiedostot ovat kuitenkin vain linkittyneet ja näyttävät virtuaalisesti hakutuloksen tiedostoista, jotka ovat tallennettuina muualle, useisiin kansioihin. Virtuaalikansiot voidaan nimetä vapaasti ja voivat sisältää mitä tahansa aineistoa, mitä niihin linkitämme.

• Kategoriat tai albumit:
  Nämä ovat laajempia luokituksia, joiden alle aineistot ryhmitellään. Albumi nimeltä "Yritystapahtumat" saattaisi sisältää kuvia ja videoita erilaisista yrityksen kokoontumisista. Se on rakenteellisempi lähestymistapa jota voisi verrata kirjan sisältö lukuihin.

• Kategoriat voivat olla hierarkkisia ja noudattaa tiettyä logiikkaa. Aineisto voi olla yhdessä kategoriassa, mutta myös toisessa, samankaltaisen logiikan mukaan kuin virtuaalikansiot. Kategorioita ja albumeita käytetään visuaalisesti helpommin lähteenä erityisesti, kun luodaan kokoelmia tiedostoista tuotelanseerausta tai tapahtumaa varten. Kokoelmat voidaan julkaista ja/tai jakaa sidosryhmille verkossa ajallaan.

• 

• Tägit, kuvaustiedot, avainsanat ja metadata:
  Tägit ovat avainsanoja tai -lauseita, jotka on liitetty aineistoihin, tehdäkseen niistä haettavia tietyillä ominaisuuksilla. Esimerkiksi kuvien tägääminen "kesä", "ranta" ja "2024" mahdollistaa käyttäjien löytävän kaikki vuoden 2024 kesään liittyvät rantakuvat yksinkertaisella haulla. Metadata puolestaan tarjoaa syvällisempää tietoa aineistosta, kuten luojan nimen, luontipäivämäärän ja tiedostotyypin.

• Tägit valitaan yleensä epämuodollisesti ja henkilökohtaisesti kohteen luojan tai sen katsojan toimesta riippuen sovelluksesta ja käyttöoikeuksista, mutta voidaan myös hallita sanastoista. Hallittu sanasto vaatii ennalta määriteltyjen, suosittujen termien käyttöä, jotka on valittu etukäteen suunnittelijoiden toimesta, toisin kuin luonnollisen kielen sanastot, joilla ei ole tällaista rajoitusta.

• Taksonomia ja ontologia:
  Taksonomia käsittää aineistojen luokittelurakenteen jaettujen ominaisuuksien perusteella hierarkkisessa rakenteessa. Esimerkiksi mediapankin valokuvauksen taksonomia saattaisi alkaa laajoista kategorioista kuten "Luonto" ja "Kaupunki", jotka haarautuvat tarkempiin alakategorioihin kuten "Metsät" ja "Kaupunkimaisemat".

Organisaation oma sanasto (taksonomia) 

• Rakennusvaiheessa on syytä kerätä määritelmät liiketoimintasanastoon, joka toimii koko organisaation yhteisenä kielenä ja auttaa ymmärtämään metadatan ja kuvaustiedon roolia. On suositeltavaa edistää yhteisiä tapoja ymmärtää, löytää, käyttää ja käsitellä metatietoa organisaatiossa datasiilojen luomisen sijaan.

• Yrityksen sisäistä taksonomiaa voidaan käyttää järjestämään tiedostoja DAM-järjestelmässä (asiakirjat, artikkelit, videot jne.) vaikkapa kirjastoluokitusjärjestelmän tai hakukonetaksonomian muodossa, jotta käyttäjät voivat helpommin löytää etsimänsä tiedon omilla sisäisillä sanoillaan ja hakukriteereillään.

• Ontologia menee askeleen pidemmälle määrittelemällä näiden kategorioiden ja niiden attribuuttien väliset suhteet, tarjoten hienostuneemman tavan järjestää ja etsiä aineistoja.

Metadatan eri muodot

Metatietoja voi olla monia erilaisia ja ne voidaan jakaa eri ryhmiin esimerkiksi seuraavasti:

• Tekniset metadata tiedot

         Tekniset metatiedot voidaan automaattisesti hyödyntää digitaalisessa        
          työnkulussa. Ne ovat mukana tiedoston kylkiäisenä ja eri sovellukset pystyvät                
          tunnistamaan ne automaattisesti. Teknisesti kuvaavat metatiedot ovat tavallisesti
          esim. Exif muodossa.

          Useimpiin tiedostotyyppeihin sisältyy tiedoston nimi, koko, luontipäivä,
          muutospäivä, tiedoston luontiohjelmisto, toimittaja, alusta, GPS-tiedot jne.
          Lisäksi eri tiedostotyypeillä on omat erityistietonsa.

          Kuvat sisältävät mm seuraavia tietoja: tiedostomuoto, leveys, korkeus,
          resoluutio, bittiä per pikseli, väriavaruus, kompressiosuhde….
          Dokumentit ja esitykset sisältävät eri tietoja: leveys, korkeus, sivumäärä,
          fontit, viitetiedostot…
          Videoissa metatietoja ovat mm. kategoriat, kodekit, kesto, leveys, korkeus,
          bit rate, sampling rate/size, aliotsikot, kieli..

• Selostava metadata

         Metatietojen oleellinen osa on ns. selostava metadata, eli käyttäjien itsensä
         tallentamat metatiedot, jotka ovat erittäin hyödyllisiä tarkoissa hakutoiminnoissa.    
         Alla listattuna esimerkkejä selostavista metatiedoista esim. IPTC ja XMP
         malleissa:

         Selostavat termit
         - otsikko, seloste, kuvaus, avainsanat, tagit, yhteenveto,
         - viittaukset todellisiin objekteihin, tuotteet, SKU:t

         Ihmiset ja tapahtumat
         - otsikko, aiheet, sijainti, tapahtumat, nimet
         - valokuvaaja, tekijä, kirjoittaja, ohjaaja, tuottaja, esiintyjä, julkaisija

         Oikeudet
         - tekijänoikeusteksti, käyttöoikeus rajoitukset, yhteystiedot
         - kohdeyleisö  

Joustavuuden tärkeys

Käyttäjille tarjottavien monipuolisten hakureittien mahdollistaminen on ensiarvoisen tärkeää. Jotkut saattavat mieluummin sukeltaa kategorioihin ja alakategorioihin, kun taas toiset saattavat pitää tägejä tai hakutoimintoja intuitiivisempina. Tämä joustavuus ei ainoastaan paranna käyttäjäkokemusta vaan myös vastaa erilaisiin hakutapoihin.

Metadata rikastaa sisältöä kontekstilla, mikä tarkoittaa, että voit liittää siihen lisää merkitystä, mikä auttaa löytämään sisällön uudelleen, mutta myös yhdistämään muita, aiheeseen liittyviä tietoja. Tägit toimivat enemmän suodattimina kuin määrittelevinä ryhmittelyinä. Hakutuloksen kaventamiseksi tai kategorian sisällä olevien attribuuttien valitsemiseksi voidaan tägejä käyttää suodattimina, jotka auttavat kaventamaan etsimämme hakutulosta.

Käyttäjien rooli kuvaustietojen lisäämisessä

Vaikka mediapankin sisällön luokittelu luo perustan helpon aineiston löytämiselle, kuvaustietojen lisäämisprosessi on usein rajattu vain adminien käyttöön. Joskus tehtävään määrätään käyttäjiä, jotka eivät pääasiallisesti keskity tähän tehtävään. Tämä kuvaustietojen demokratisointi voi rikastaa aineiston metadataa ja kontekstia, mutta tuo myös haasteita, jos tiedot ovat epätarkkoja tai liian subjektiivisia. Siksi hallitun sanaston ja käyttäjien luomien kuvaustietojen välillä on löydettävä tasapaino, jotta varmistetaan sekä luotettavuus että löydettävyys rikastetulla aineiston metadatalla.

Yhä useammat yritykset asettavat ensisijaiseksi tavoitteeksi mediapankin kuratoinnissaan nykyisten metatietojen tarkastamisen, puhdistamisen ja korjaamisen, koska se lisää sovellukseen sijoitetun pääoman tuottoprosenttia ja tuotteiden ja palveluiden markkinoille tuloaikaa.

Sisällöille määritellään kontekstiin standardin mukaiset arvot mediapankissa, jotta sisältö on relevantti ja resonoi brändin ja organisaation viestiin. DAMissa oleva sisältö tulee peilata brändiä eikä vain toimia leikekirjana eri tiedostoille. Sisältökonseptit taipuvat sisältötyypeiksi ja sisällön liiketoiminnallinen näkökulma sekä asiakaskeskeiset teemat puolestaan joko taksonomiaksi tai yksinkertaisemmaksi metadatamalliksi.

Tarjoa käyttäjille samanaikaisesti eri hakutapoja

Yhteenvetona voidaan todeta, että DAM-sovelluksen ja mediapankin tehokkuus perustuu sen kykyyn järjestää digitaaliset aineistot tavalla, joka vastaa internetin parhaiden resurssien tarjoamaa helppoutta ja tehokkuutta. Käyttämällä yhdistelmää rakenteellisista kategorioista, dynaamisista virtuaalikansioista, oivaltavista suodattamista ja metadatoista sekä harkitusta taksonomiasta ja ontologiasta, sovellukset voivat tarjota käyttäjille saumattoman ja tyydyttävän hakukokemuksen, varmistaen, että oikeat aineistot ovat vain muutaman klikkauksen päässä.

Tekoäly avuksi?

Tekoälyä voidaan myös hyödyntää monella eri tavalla helpottamaan sekä sisällön luokitusta mediapankissa että tehostamalla hakuprosessia aina tekstipohjaisesta visuaalisesta hausta muihin kehittyneisiin tekoälyavusteisiin työnkulkuihin. 

Oleellista kuitenkin ennen ryntäämistä tekoälysovelluksien maailmaan, on kysyä:

• Miten kyseinen tekoäly vaikuttaa työnkulkuun?
• Mitä ongelmia tekoäly ratkaisee?
• Mitä palveluja tarvitaan tämän mahdollistamiseksi?
• Mitä ongelmia tekoäly mahdollisesti aiheuttaa?

Kun esim. tuotekuvia halutaan tägätä, on ensin määriteltävä, mitä tietoa halutaan löytää tuotteista ja tuotekuvista, ja sitten rakentaa tälle tarvittavalle tiedolle kentät ja luokitukset. Tuotekuvia varten tehdään useasti kustomoitu oma kuvantunnistusmalli syväoppimisen avulla eikä se tule veloituksetta.

Yrityksen ja DAM-palveluntarjoajan ei kannata hypätä tekoäly-junaan heti. Fiksujen organisaatioiden tulisi keskittyä DAM-järjestelmiin, jotka vastaavat heidän tarpeitaan parhaiten. Organisaatioiden pitäisi miettiä, miten tekoäly ja DAM toimivat yhdessä, mutta heidän ei tarvitse kiirehtiä siihen. Kyse on oikean sopivuuden löytämisestä tiimillesi ja tavoitteillesi tässä muuttuvassa tekoälyn ja DAM:in maailmassa.

Tekoälyavusteisesta työnkulusta digitaalisen aineistonhallinnnan osalta voitte lukea muista blogeistamme lisää.

Tutustu SaaS-pohjaiseen MediaBank ratkaisuumme tästä

Tutustu räätälöitäviin datamalleihin perustuvaan Collection Pro tietojärjestelmään tästä