Uudella tiedonhallintasovelluksella säästöjä kaupungeille ja kunnille.

tiistai 9. tammikuuta 2024

Kaupunkien ja kuntien, erityisesti niiden kulttuurilaitosten, viestintäosastojen, rakennusvalvonnan ja hallinnon haasteena on usein tehokkaan ja kustannustehokkaan sisällönhallintaratkaisun löytäminen. Monet kaupungit kamppailevat erillisten järjestelmien kaaoksen kanssa, jossa kokoelmanhallinta, mediahallinta ja tiedostojenhallinta toimivat erillisinä kokonaisuuksina. Tämän seurauksena resurssit, aika ja raha hajaantuvat, mikä johtaa tehottomuuteen ja ylimääräisiin kustannuksiin.

Yhdellä sovelluksella voidaan hallita monia yksiköitä tehokkaasti

Olemme Communication Pro:lla kuulleet asiakkaidemme tarpeet ja haasteet ja vastanneet kehittämällä ratkaisun, joka yhdistää monet erilliset toiminnot yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi. Uudistettujen alustoiden avulla voimme tarjota kaupungeille merkittäviä kustannussäästöjä ja parantaa samalla hallinnon tehokkuutta.

Kun kulttuuriperinnön kokoelmanhallinta, viestinnän mediahallinta ja tiedostojenhallinta integroidaan yhdeksi alustaksi, se säästää kaupunkeja erillisten järjestelmien ylläpidon ja päivitysten kustannuksilta. Tämä ei ainoastaan vähennä IT-kustannuksia, vaan myös yksinkertaistaa eri yksiköiden koulutusta ja käyttöönottoa, kun henkilöstön tarvitsee oppia vain yksi järjestelmä. Lisäksi integroitu alusta parantaa tiedon jakamista ja yhteistyötä eri osastojen välillä, mikä on avainasemassa kaupunkien tehokkaassa toiminnassa.

Tiedonhallintaratkaisu on sikäli joustava, että se taipuu erittäin moninaisiin käyttötapauksiin ja datamalli voidaan räätälöidä vapaasti tapauskohtaisesti.
Museoille tämä tarkoittaa parempaa pääsyä ja hallintaa kokoelmiensa fyysisiin ja digitaalisiin aineistoihin. Viestintäosasto hyötyy, kun heillä on käytössään yksi alusta kaikille mediatiedostoille, mikä tehostaa viestintäkampanjoita ja sisällöntuotantoa. Hallinnolle tämä integraatio tarjoaa selkeämmän ja yksinkertaisemman tavan hallita laajoja tiedostoja ja dokumentteja. Parasta sovelluksissa on skaalautuvuus ja lisäksi sovellukset tarjoavat rajatonta käyttäjämäärää nyt ja tulevaisuudessa.

Tämän yhtenäisen lähestymistavan yhteisvaikutus on merkittävä. Se ei ainoastaan tee jokaisen osaston työstä tehokkaampaa, vaan myös säästää merkittävästi kaupungin varoja. Tämä on erityisen tärkeää aikana, jolloin budjettipaineet ovat korkealla ja kaupungit pyrkivät löytämään keinoja tehostaa toimintaansa.

Tiedonhallintasovellus voidaan lisäksi integroida kaupungin aktiivikäytössä oleviin sovelluksiin kuten mm. Office-, Adobe- tai Wordpress:iin, takaa tämä keskitetty arkistointityönkulku tiedostojen löydettävyyden riippumatta käytössä olevasta sovelluksesta. Integroinnin tarjoaa CI-Hub alusta sovelluksen RestAPI rajapinnan kautta.

Kunnnallishallinnoille kustannustietoisemmat palvelut

Yhteenvetona voidaan sanoa, että Communication Pro ei ainoastaan tarjoa kattavaa ratkaisua kokoelmanhallinnan, mediahallinnan ja tiedostojenhallinnan haasteisiin, vaan myös mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt kaupungeille ja sen eri yksiköille yhdessä ja erikseen. Modernilla tiedonhallintasovelluksella on helppo toteuttaa mediatiedostojen hallintaa yhtä lailla kun informaation hallintaa. Sen avulla kaupungit voivat keskittyä perustehtäviinsä tehokkaammin, samalla kun ne hallitsevat taloudellisia resurssejaan viisaasti. Tämä on aikamme vaatimus - tehokkaampi, yhtenäisempi ja kustannustietoisempi hallinto.

Tutustu uuteen Collection Pro tiedonhallinnan palveluun tästä

Tutustu CI-Hub integrointialustaan tästä

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com