Nettisivuille ja verkkokauppaan pitäisi päivittää tuoreita tuotekuvia, sähköiseen uutiskirjeeseen pitäisi löytää se tuorein video, jälleenmyyjä kaipaa tuoreita referenssikuvia ja logoja ja myyjien power pointteihinkin pitäisi päivittää uusia kuvia. Mutta missä ja kenellä ne ovat? Osa on mainostoimistolla, osa markkinointipäälliköllä, osa tuotepäälliköllä, osa yhteisellä serverillä, loput pitää kaivaa sähköpostien liitteistä ja osa on jo kadonnut nimeämättöminä lukuisiin eri tiedostokansioihin.
Tämä lienee aika monen, varsinkin pk-yrityksen arkea. Samassa sopassa ui moni markkinointivastuullinen. Kun päivästä iso osa menee näkymättömään työhön aineistojen metsästämiseen, ne ”oikeat” työt piti sitten yrittää hoitaa vaikka päivää venyttämällä. Pelkona on, että sähköisten aineistojen määrän ja käyttötarpeiden kasvaessa koko homma leviää jonakin päivänä pahasti käsiin. Ja se päivä tuntuu monelle olevan aina vain lähempänä.
Kuvien, videoiden, e-julkaisujen ja muun sähköisen aineiston vaikuttavuus myynnissä, markkinoinnissa ja tuotehallinnassa kyllä tunnistetaan, mutta niiden etsimiseen ja muokkaamiseen kuluu niin paljon aikaa, että on helpompi jättää koko homma tekemättä. Ikävä juttu, jos kilpailijat ovat ottaneet aineistot haltuun ja jakavat niitä hallitusti ja näkyvästi. Mitä kauemmin pidät päätäsi pensaassa, sen isompi elefantti sinulla on syötävänä. Mistä sitten lähteä liikkeelle?
1. Kuvaa nykytilanne
Pohtikaa yhdessä ainakin nämä:
Oikean materiaalin metsästämiseen ja tehottomaan tiedostojen etsimiseen kuluva aika tulee yritykselle kalliiksi, sillä se kaikki aika on pois jostain tuottavammasta. Helppo ensiaskel eteenpäin on koota työpaja, johon kutsut ne henkilöt organisaatiostasi, joille digitaalisten aineistojen hallinnointi ja jakaminen on osa arkea.
- millaisia digitaalisia aineistoja organisaatiollanne on
- missä aineistot ovat
- miten työnkulut sujuvat
- ketkä kaikki ovat osallisia
- ketkä aineistoja tarvitsevat ja miten
- missä on pullonkauloja
Yksi hyvä tapa tehdä asia konkreettiseksi ja näkyväksi on seurata viikko- ja päivätasolla, kuinka paljon työryhmän jäseniltä todellisuudessa kuluu aikaa aineistojen metsästämiseen, vaikkapa parin viikon tai kuukauden seurantajaksolla. Ja fläppitaululla ja kännykamerallakin saa tehtyä riittävän hyvän yhteenvedon, jos aika ei riitä powerpointteihin.
2. Aseta tavoite
Kun nykytilanne on tiedossa, seuraava luonteva askel on kuvata, millainen olisi tavoitetilanne. Miten työnkulun tulisi sujua, kuka vastaisi ja mistä, keiden pitäisi päästä kiinni aineistoihin ja millä tavalla. Pohtikaa myös, mikä olisi se merkittävin palvelu, jolla päästäisiin liikkeelle ja miten palvelu voisi laajentua myöhemmin.
Liian ison kakkupalan haukkaamisen sijaan kannattaa lähteä liikkeelle tärkeimmästä, jotta hyödyistä päästään organisaatiossa nauttimaan nopeasti. Oppimisen ja käyttökokemusten lisääntyessä myös toiveet ja tarpeet usein kirkastuvat.
Jollei rahakirstun haltija tai hankintapäätöksen tekijä ole ollut mukana työryhmässä aiemmin, nyt viimeistään on hyvä hetki ottaa asia esille. Aineistonhallinta hyödyttää koko organisaatiota, siksi siihen on hyvä sitouttaa yrityksen johto. Ja mitä aikaisemmin sen teet, sen parempi.
3. Kartoita palveluntarjoajat
Kolmas askel on sopivien palveluntarjoajien kartoittaminen. Helpoin tapa on googlata sanalla aineistonhallinta. Osalla haun tuomista yrityksistä aineistonhallinta on yrityksen päätuote, osalla se on yksi palvelu monien muiden joukossa.
Huomiota kannattaa kiinnittää palveluntarjoajan referensseihin, kokemukseen alalta ja aineistonhallinnasta sekä palvelun visuaalisuuteen ja helppokäyttöisyyteen. Palvelun tulisi olla joustava ja laajennettavissa tarpeittesi kasvaessa. Tietoturvallisuuden on oltava toki varmistettu ja useimmat asiakkaat haluavat entistä enemmän ostaa vain SaaS-palvelua.
Tarjouspyyntökin on nyt helppo laatia, kun omat kotiläksyt kohdissa 1 ja 2 on tehty hyvin. Näin varmistat myös, että tarjoukset vastaavat mahdollisimman hyvin todellista tarvettasi.
Lataa Pikaopas, tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä
Lisää aiheesta löydät osoitteessa www.communicationpro.com
