6 syytä, miksi museot tarvitsevat DAM-mediapankin kokoelmahallinnan rinnalle

perjantai 25. maaliskuuta 2022


Copyright: kuva EMMA-museo verkkosivu

Viestintä- ja markkinointitoimenpiteet vaativat museon työntekijöiltä ketterää sisällönhallintaa ja museossa käytetään lisäksi yhä enemmän pelkästään viestintään tarkoitettua aineistoa. Museot haluavat olla vahvasti läsnä digitalisoidussa maailmassa.
Museon digitaaliset etäpalvelut antavat mahdollisuuden tutustua museon näyttelyyn interaktiivisesti. Tarjoamalla kokoelmat, arkistot, virtuaaliset näyttelyt aina käyttäjien ulottuville, museot kääntävätkin tilanteet päälaelleen - Jos et pääse museoon, museo tulee luoksesi.

Monille museoille matka digitaalisaatioon alkoi tarpeesta digitoida heidän fyysiset kokoelmansa. Vaikka museot ovat perinteisesti käyttäneet CMS- kokoelmanhallinta-järjestelmiä fyysisten objektien hallintaan, kyseisten tietojen linkittämisestä ja/tai synkronoinnista digitaalisen aineistonhallintaan, eli DAM mediapankkiin, on tulossa yhä tärkeämpi osa museohenkilökunnan työnkulkua. 
Linkittämällä CMS-kokoelmanhallintajärjestelmä DAM-sovellukseen museot pystyvät  etsimään ja hallitsemaan digitaalista aineistoa keskitetysti kattavien kokoelmatietojen ja metatietojen avulla, jolloin muut, kun kokoelmanhallinnasta vastaavat pääsevät helpommin hyödyntämään sisältöjä.

1. Kokoelmanhallintasovellus ei ole optimaalinen ratkaisu digimuutoksen vaatimalle asiakaspalvelulle 

DAM on ratkaisu, jonka avulla sekä kuluttajat että historioitsijat löytävät helposti ja välittömästi aiheiden sisällöt. Koska CMS-sovellus ei ole DAM - siinä ei ole yleensä tarvittavia työnkulkuja, konvertointeja, julkaisuportaalia eikä hienostunutta metatietojen hallintaa. Tämä ei ole niinkään CMS:n rajoite; kyse on enemmänkin oikean työkalun valinta museossa kyseisiin työtehtäviin. Vaikka kokoelmien hallintajärjestelmä olisi uusi tai jo vanhentunut, se tarvitsee rinnalle tehokkaamman työkalun digitaalisen aineiston hallintaan, jolla ratkaistaan digitaalisten mediakokoelmien skaalautuvuuden ja työnkulun ongelmat. 

Joten jos ensimmäinen vaihe museoissa on kokoelmien digitalisointi, toinen vaihe on konfiguroida museolle DAM ja integroida se CMS-alustaan. Sen sijaan, että yksi raskas järjestelmä CMS-järjestelmä tekisi kaiken hankalalla tavalla, on parempi yhdistää kaksi kohdistettua järjestelmää - CMS ja DAM - ja saada ne toimimaan yhdessä. Toki markkinoilla löytyy myös sovelluksia jotka tavalla tai toisella tarjoaa tiedostonhallintaa kokoelmanhallinnan rinnalle.

DAM-sovelluksille löytyy yleensä valmiit API-Rajapinnat vakiotoiminnallisuuksilla, jotka sitten voidaan integroida kokoelmanhallintasovelluksiin. Integraatioiden kautta ajantasaiset tiedot on samalla molemmissa järjestelmissä. Tietoa jaetaan molemminpuolisesti, eli tietoa joko tuotetaan kokoelmanhallintajärjestelmästä tai viedään aineistonhallinta-palvelusta kokoelmanhallintajärjestelmään.

2. DAM-mediapankki on museon visuaalisten tiedostojen hallintaan optimoitu ratkaisu

Museolle tärkeimpiä hyötyjä mediapankista on tiedostojen johdannaisten tuottaminen yhdestä hyvälaatuisesta originaalista, joka vähentää sisällön jaon raskaita vaiheita. Museon työntekijä hallitsee metatietoja, käyttäjäryhmiä ja käyttöoikeuksia. Useiden esikatseluiden tuki kaikille tiedostoille on visuaalisuutta korostava ominaisuus. Ladattavia vaihtoehtoja voidaan hallita ja rajoittaa käyttöoikeuksien puitteissa. Museon DAM-webbiportaali mahdollistaa tiedostojen jakamisen kuluttajien kanssa. Muutosten tekemiseen ei tarvita ulkopuolista apua. 

Museot ovat erityisesti koronaviruksen aikana osoittaneet kasvavaa kiinnostusta portaaleihin pyrkiessään kommunikoimaan suuremman yleisön kanssa. Tähän saakka DAM on ollut lähinnä  työkalu kuraattoreiden tutkimustyölle sekä muille museon henkilökunnalle, mutta nyt näemme kasvavan kiinnostuksen museoissa jakaa kokoelmat laajemmalle yleisölle. Museolla on paljon materiaalia, jotka eivät kuulu kokoelmanhallintasovellukseen, ja joita mediapankilla voidaan tehokkaasti hallita.

Webbipohjaiset portaalit voivat ratkaista muutamia museoiden tarpeita ja ongelmia.

Ensinnäkin portaalit tarjoavat yksinkertaisen hakualustan, jonka avulla ihmiset voivat etsiä, suodattaa ja seuloa kokoelmassa etsimäänsä visuaalisesti. Portaalien avulla myös museoväki voi paitsi kuratoida kokoelmiaan, myös löytää asiaankuuluvat metatiedot, jotka aineiston mukana toimitetaan. Tämä on erittäin hyödyllistä aineistoille, joilla on suuria taksonomioita. Vaikka tiedot ovat arvokkaita museoväelle, kaikkien sisäisten metatietokenttien näyttäminen voi olla ylivoimaista loppukäyttäjälle, jota kiinnostaa vain taideteoksen kohteen olevat tiedot.

3. DAM-mediapankki mahdollistaa museolle tehokkaammat markkinointi- ja viestintätomenpiteet 

Markkinointi on jatkuvassa murroksessa: teknologian kehitys ja asiakaskäyttäytymisen muutokset näkyvät arjessa voimakkaasti. Internet ajan-ilmiöt ja digitaaliset innovaatiot muuttavat myös museon ympäristöä jatkuvasti. Kuluttajien suurimmat odotukset liittyvät parempaan sisältöön, nopeampaan reagointiin ja vahvempiin mobiilikokemuksiin, eli sisällön saatavuuteen.

Digitalisaation prosessissa odotusajat eivät enää ole hyväksyttäviä ja siksi viestin ja sisällön toimitus pitää tapahtua digitaalisesti viipymättä, mutta aina myös laadukkaasti. Viestinnän tuotantotyö vaatii kommunikointia ja koordinointia kolleegoiden kanssa, jotta sisälltö tehdään luotettavaksi ja läpinäkyväksi. Visuaalinen viestintä on tässä avainasemassa.

Museossa tarvitaan yhä nopeammin ajantasaista, helposti löydettävää ja jaettavaa aineistoa, mutta tämä sitoo turhaan monen museotyöntekijän aikaa. Museon markkinoinnin perustukseen liittyy kaikki digitaalisessa muodossa olevan materiaalin hallinta, jota voidaan ristiinkäyttää museon toiminnassa. Kokonaisuus työnkulussa toimii vain, kun perustus on kunnossa. 

DAM tarjoaa tähän tilanteeseen yksinkertaisen ja helppokäyttöisen hakualustan, jonka avulla ihmiset voivat etsiä, suodattaa ja seuloa etsimäänsä.

4. Viestinnän käyttämät kuvaukset ovat selkeämmät ja yksinkertaisemmat kun mitä museolalla yleensä

DAMilla voit organisoida aineistosi siten kuin museolle on parasta. Tee sisällön rakenteet helposti ymmärrettäväksi ja visuaalisesti selkeiksi. Luokittele kategorioihin, tägää sisältö suodattimilla.

Hyvin täytetyt metatietokentät, jotka selostavat tiedoston sisältöä ovat edellytyksenä sille, että aineistot löytyvät mediapankista helposti. Kannattaa miettiä tarkoin mitkä kentät kuuluu täyttää, tai jopa pakottaa käyttäjää täyttämään vain määrätyt kentät, jotta saadaan paras hakutulos optimoitua pienellä työmäärällä. 

Hakukriteerit markkinoinnissa, viestinnässä ja etenkin kuluttajilla ovat hieman erilaiset kun museosanastossa ja tämä edellyttää, että käytään sellaista kieltä tallenuksissa, jota kuluttajat käyttävät, jotta selailija löytää tarvitsemansa sisällön. Kaikkien museon sisäisten metatietokenttien näyttäminen on ylivoimaista loppukäyttäjälle.

Liika metatiedon määrä ei välttämättä auta hakuprosessia ja voi tehdä DAM-palvelusta raskaan ja pahimmassa tapauksessa tuotetaan vain rinnakkaiskopio kokoelmahallintasovellukselle. Tämä ei ole toivottavaa.

Paraskaan sisältö ei hyödytä, ellei haut ja jakelut toimi. Ja sisältö ei löydy ellei käytetyt metatiedot ole järkevästi liitetty aineiston kontekstissa, luokittelussa ja tietojen kohdentamisessa. Hyvin toteutut metadatat tarjoavat parhaan mahdollisuuden luoda käyttäjille luottamusta sisältöihin. Luottamus sisältöön aikaansaadaan tiedon tarkistuksella ennen joka tallennusta palveluun.

Museon DAMissa sisällön ylläpitäjät ovat harvassa, ja hyvä niin. Organisaatiossa olisi hyvä löytyä henkilö vastaamaan sovelluksesta ja ottamaan koppi jo prosessin käyntiin saattamiseksi. Sisällön ylläpitäjällä tulee olla riittävän laaja käsitys museon toiminnasta ja aineistojen käytön tarpeesta organisaation omassa toimintaympäristössä.

5. Tiedostojen uudelleenmukauttaminen, uusiokäyttö ja julkaiseminen

Kun kaikki kulttuuriperintökohteet ovat digitaalisessa muodossa ja ne on tallennettu MediaBankiin voidaan näitä aarteita hyödyntää ja mukauttaa. Eri käyttötarkoituksien mukaisten tiedostojen kokoa voidaan muuttaa, rajata, vesileimata ja värikorjata. Ja näitä tiedostojen johdannaisia voidaan käyttää esitteissä, verkkosivuilla, verkkokaupoissa ja sosiaalisessa mediassa.

Portaalit ovat hyödyllisiä museoille, koska mediapankilla voidaan esitellä näyttelyitä. Monet tutkijat ovat kiinnostuneita erityisistä taideteoksista, toiset ovat kiinnostuneempia siitä, mitä nykyisiä näyttelyitä ylläpidetään.

DAM-portaalien sivut antavat museoille mahdollisuuden rakentaa sisältöä ja kuvia näyttelyiden esittelemiseen vakuuttavalla tavalla. Valitse olemassa olevista verkkonäyttelystä tai valitse uusi näyttely esitelläksesi nopeasti näyttelyitä ja sijoittamalla ne helposti haettavissa olevaan pudotusvalikkoon.

Uudet tiedostoformaatit, kuten 360° videot, 3D-kuvat ja muunnettun todellisuuden tiedostot (AR) mahdollistavat museon kokoelmien esittelyn aivan uudella tavalla. Portaalit ovat hyödyllisiä museoille, koska nykyisten, tulevien tai vanhojen näyttelyiden esittely on helposti toteuttavissa.

Verkkonäyttely sivut antavat museoille mahdollisuuden rakentaa sisältöä ja valita rikastettua visuaalista aineistoa tällaisten näyttelyiden esittelemiseen vakuuttavalla tavalla.

6. Kommunikointia yleisön kanssa ja yhteisöllistä markkinointia

Käyttämällä webbiportaalia on mahdollisuus nähdä, mistä ihmiset pitävät museossa.

Joukkoistamisella museo saa lisätietoa, lisäaineistoa sekä tunnettavuutta. Esimerkkinä vaikkapa kohteelle tarjottava kommenttikentän esittely sivuilla sekä mahdollisuus kävijälle ladata lisätieto museolle.

Toinen esimerkki liittyy sosiaalisen ulottuvuuden hyödyntämiseen. Luo nopeasti aineiston pyyntölomake DAMissa jotta museovieraat voivat ladata valokuvia viimeaikaisesta vierailustaan. Anna kävijöiden merkitä valokuvat heidän nimellään ja muilla avainsanoilla. Nämä käyttäjien lataukset voivat laukaista ilmoituksen järjestelmänvalvojalle ja kuvat voi asettaa karanteeniin, kunnes valvojalla on ollut mahdollisuus tarkistaa ja päättää niiden käytöstä. Museotyöntekijä voi soittaa kävijälle ennen kokemuksen jakamista sosiaalisen median alustoille ja portaaliin.

Digitaalisia sisältöjä voidaan myös siirtää verkkojulkaisuina Finna haku-portaaliin ja Europeanaan. Sovelluksien sisällöt saadaan näin haettaviksi Finna-hakuportaaliin rajapinnan kautta muiden suomalaismuseoiden kokoelmien joukosta.

Communication Pro on kehittänyt osaamistaan viimeisen vuosikymmenen aikana hyödyntämällä johtavien museoiden kokemusta ja sen perusteella yhdistämään erilaisia toimintoja prosessien automatisoimiseksi ja virtaviivaistamiseksi. Tähän sisältyy hienostunut objektien metatietojen hallinta, automatisoidut työnkulut, merkinnät, tägäykset, ja datan luokittelut määriteltyjen ohjelmasääntöjen perusteella. Joustavilla työkaluilla toteutetaan metatietojen synkronoinnit eri järjestelmien välillä.

DAM on kasvanut tärkeäksi teemaksi, varsinkin kun kyse on museoista ja DAMin tarjoamista loputtomista uusista mahdollisuuksista. Communication Pro voi arvioida museon tarpeita ja tarjoat sovelluksia myös joissa yhdistyy kokoelmanhallinnan ja aineistonhallinnan ominaisuudet. 

Etsitkö lisätietoja siitä, kuinka Communication Pro voi auttaa museota? Autamme museoita olemaan vahvasti läsnä digitalisoidussa maailmassa. Kokoelmat, arkistot, virtuaaliset näyttelyt aina kätesi ulottuvilla. 

Aikatauluta puhelu jo tänään tai varaa aikaTeams-konsultointiin asiantuntijaltamme!

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com