Digitalisaatio ja kommunikointi edellyttävät taidekokoelmien sisällön hallintaa.

Kuntien, yritysten ja säätiöiden kätköistä löytyy arvotaidetta

Taideteoksia löytyy Suomessa kovin eriskummallisiin paikkoihin sijoitettuna ja kaikki taide ei ole edes luetteloituna. Taide on hankittu yleensä edustustiloihin sekä yleisten tilojen ja työhuoneiden viihtyvyyden parantamisesksi. Esim. kaupunkien  taidekokoelmissa on usein jopa satoja taideteosta, jotka on sijoitettu kaupungin julkisiin tiloihin kuten terveyskeskuksiin, kouluihin, kirjastoihin, vanhainkoteihin, virastoihin ja kaupungintaloon. 

Oli kyse pienten kaupunkien, kuntien, säätiöiden, julkishallinnon tai yritysten taidekokoelmista, ovat niiden hallinta usein ohjattu joidenkin yksilöiden tehtäväksi oman toimen ohella. Joukkoon mahtuu sekä niin sanottua romutaidetta että arvoteoksiakin. Eri organisaatiot käsittelevät taidekokoelmia kovin vaihtelevin työkaluin ja kokoelmien hallinta ja käytettävyys on välillä vajavaista. 

Kunnat, kaupungit, säätiöt ja yritykset saavat taideteoksia muun muassa tilaamalla, lahjoituksina ja perintönä.  Kaikkia taidevarantoja ei ole vielä ehditty luetteloida digitaalisesti. Toimijoiden omistuksessa oleva taide-esineistö olisi hyvä inventoida digitaalisesti. Koska kyse on arvoesineistä, on teoksilla arvo, ja teosten tiedot kohteen vakuutusarvon määrityksessä tulevat merkittäväksi.

Kokoelmanhallintasovellus on parhaiten sopiva työväline digitoidun taide- ja kulttuurihistoriallisen aineiston hallintaan. Kokoelmanhallinta on oleellinen osa taiteen ja kulttuuriperinnön objektien luetteloinnissa, jossa aineistojen saavutettavuus ja digitaalisten palveluiden kehittäminen ovat keskiössä. Digitoidut taidekokoelmat ja aineistot luovat pohjan suomalaisen kulttuuriperinnön yhä laajemmalle esittelylle sekä kansallisesti että kansainvälisesti.

Lisätietoa CollectionPro palvelusta tästä:

Ajankohtaista tietoa digitaalisista ratkaisuista teosten hallinnassa.
COMMUNICATION PRO:N (HYBRIDI) ESITTELYPÄIVÄT 29.09.2022: 
Varaa paikkasi paikanpäälle tästä   tai ilmoittaudu etänä tästä

Taiteen luettelointi on haastavaa ei ammattimaisesti hoidettuna

Taideteoksia löytyy esimerkiksi yritysten ja kuntien julkisista rakennuksista. Välillä teokset unohtuvat ja niitä kohdellaan jopa kaltoin. Toimijoiden tehtävänä on huolehtia, että teoksia säilytetään asianmukaisesti ja ne säilyvät tuleville polville. Näin suojellaan kulttuuriperintöä.

Pienten taidekokoelmien osalla ongelmana luetteloinnissa on sekä toimijoiden resurssit että työkalujen puute. Ammatilliset museot sen sijaan kokoavat taideteosten tiedot valtakunnalliseen sähköiseen rekisteriin, jota käyttävät esimerkiksi tutkijat.

Pienille aluemuseoille ja vastaaville taidekokoelmien toimijoille ei ole välttämättä resursseja kokoelmahallintasovelluksen hankintaan, mutta he tarvitsevat kuitenkin toimivan ratkaisun luettelointityöhön. Se miten itsenäisesti (sekä taloudellisesti että jaetun tiedon osalta) kunnat tai säätiöt haluavat toimijan toimivan, on aina tapauskohtaista. Jotta tietoa voidaan jakaa muille toimijoille, tai jopa julkaista kokoelmia, on sisällön kuitenkin aina oltava hyvälaatuista ja kattavasti koottu.

Taidekokoelmien luettelointityökalun puute

Pienten kokoelmien hallinnan ongelmana on usein toimivan työkalun puute ja toimijan rahoittajalla ei aina ole varaa, ymmärrystä tai halukkuutta investoida työkaluihin, jolla työntekijät voisivat hallinnoida taidetta. Pienten kokoelmien hallinnassa ketterä ja edullinen luettelointisovellus sopii myös muille kun pelkästään museoille, eli yrityksille, kunnille, säätiöille ja muille yhteisöille, yksityisille taiteenkeräilijöille jne.

Pienten kokoelmien hallinta perustuu usein perinteiseen luettelointitapaan, jossa "pahvikortisto" on siirretty digitaaliseen muotoon ja tämän luetteloinnin tekee ammattilainen. Jokaisella objektityypillä on oma tallennuslomakkeensa, joka ei välttämättä suoraan perustu tietosisältöstandardeihin eikä kaikin osin tue viimeisimpiä, museoalan yhteisiä luettelointiohjeita tai jossa tieto ei ole muuten johdonmukaisesti taltioitu.

Monessa pienessä paikallisessa erikoismuseossa on usein vain yksi tai kaksi  museoammatillista työntekijää. Muualla taidekokoelmien käsittelijänä voi olla käyttäjiä, joista osalla ei ole museoammatillista koulutusta lainkaan. Osassa kunnissa ja yrityksissä kulttuuriperinnön kokoelmaa on kartutettu jo ennen säätiön tai museon perustamista. Nämä tiedot eivät välttämättä ole dokumentoitu missään organisoidussa tilassa, vaan ovat vuosien myötä käsin arkistoitu omintakeisesti. Myös eri word ja excel dokkarit vaihtelevilla kenttärakenteilla ja täyttökriteereillä on tyypillisesti pohjana kokoelmien digitoinnin hallintaratkaisuissa.

Markkinoilta löytyy vihdoin edullinen ratkaisu pienten taidekokoelmien ja kulttuuriperinnön hallintaan

Communication Pro tarjoaa myös pienimmille museoille kokoelmien luettelointiin CollectionPro ohjelmistoa SaaS-palveluna, jonka avulla voidaan edistää pienten taidekokoelmien hallintaa sekä paikallismuseoiden toimintaa. CollectionPro sovelluksen palvelutaso on suunniteltu sopivaksi myös pienemmille museoille, säätiöille, kunnille ja yrityksille joille tarjotaan mahdollisuus luetteloida ja arkistoida taidekokoelmiansa kustannustehokkaasti.

Lisätietoa CollectionPro palvelusta tästä:

CollectionPro on valmiiksi määritellyt luetteloinnin kenttärakenteet erilaisille kokoelmille kuten taide, kuva, dokumentit ja esine. Sovellus on nykyaikaisen taidekokoelmatyön työkalu, joka toimii kaikilla selaimilla, on mobiiliyhteensopiva, eli toimii myös älypuhelimella. Siinä on helppo pitää taideteostiedot ajan tasalla. Siinä on myös karttanäkymän tuki.

Palveluun voi luetteloida ja tallentaa kaikkia objektityyppejä, joita kokoelmiin kuuluu. Kaikki objektit (mm. esineet, valokuvat, taideteokset, audiovisuaalinen aineisto, näytteet, löydöt, arkistoaineisto) on löydettävissä yhdellä haulla. Sovellus tallentaa samalla myös korkearesoluutioiset aineistot.

Pienen museon kokoelmissa on usein runsaasti erilaista aineistoa, jota ei ole vielä digitoitu tai luetteloitu sähköiseen muotoon. Sovelluksen toiminnot tukevat sujuvaa ja tehokasta luettelointi- ja digitointityötä. Taidekokoelmien käsittelijänä voi olla myös käyttäjiä, joista osalla ei ole museoammatillista koulutusta. CollectionPro on tehty mahdollisimman helppokäyttöiseksi ja ketteräksi, selaimella toimivaksi ja perustavaa luettelointityötä tukevaksi.

CollectionPro sovellukseen voi viedä teoskuvia, teosten konservointia koskevia tietoja sekä hankinta-, sijoitus ja vakuutustietoja. Kun teokset ovat sijoitettuina erilaisiin tiloihin, kuten virastoihin, laitoksiin ja varastoihin, CollectionPro:lla hallinnoit helposti näyttelyripustuksen statusta, mitä teoksia on milloinkin ja missäkin sijaintipaikassa.

Teosten tyypillinen dokumentointi

Järjestelmällinen dokumentointi takaa teosten turvallisuuden. Taiderekisteriin, eli luettelointiohjelmaan, tallennetaan taiteilijan ja teoksen nimi, ajoitus, pää- luokka, tekniikka, koko, merkinnät, aiheen kuvailu, hankintatiedot ja sijainti- paikka sekä muut tarpeelliset taideteokseen liittyvät tiedot. Kokoelmaan hankittu teos kuvataan, kuva luetteloidaan ja liitetään taiderekisteriin. Valokuva dokumentoi teoksen kunnon. 

CollectionPro tukee museoalalla käytössä olevia luokitus-, asiasanoitus- ja ontologia palveluita ja siinä on rajapinta FINTO-palveluun. Optiona saatavana on oma verkkonäyttelypalvelu tai mahdollisuus julkaista aineisto kansallisessa Finna palvelussa. Näin toimija saattaa kokoelmatietokannan verkon kautta selailtavaksi tekijäoikeuslain sallimissa puitteissa.

Turvallinen palvelu

SaaS-sovellus pystyy käsittelemään myös suuremman määrän tietoa nopeasti ja tallentaa kaikki tiedot keskitetysti Helsingissä sijaitsevaan tietoturvalliseen pilvipalveluun. CollectionPro käyttää turvallista, salattua SSL-tiedonsiirtoyhteyttä.

Kun luetteloinnissa halutaan siirtyä objektipohjaisen datamalliin käyttöön, tarjoamme päivitystä uudistuneeseen CollectioPro versioon.

Lisätietoa CollectionPro palvelusta tästä: