Kun DAM-ohjelmistosovellus sijaitsee sitä käyttävän organisaation fyysisessä tiloissa kutsutaan sitä nimikkeellä ”On-premise DAM”.

Perinteisesti on-premise-tekniikka oli DAM (digitaalisten aineistonhallintajärjestelmien)  ja muiden ohjelmistojen suosima malli vielä runsaat 10 vuotta sitten, mutta on menettänyt jalansijaa viime vuosina pilvipohjaisten DAM-ratkaisujen suosion kasvaessa. Pilvipalvelussa tiedot, sovellukset ja laitteistot sijaitsevat etänä ja tarjotaan asiakkaille Internetin kautta.

Pilvipohjaisilla DAM:eilla on nykypäivänä etuja paikallisesti asennettujen DAM:eihin verrattuna, mutta argumentteja löytyy myös paikallisen sovellukseen asentamisen puolesta. Erityisesti suuremmat organisaatiot, joissa löytyy ammattitaitoisia IT-tiimiä, tiedostavat, että paikalliset DAM-järjestelmät antavat heille enemmän hallintaa ja joustavuutta sisällöilleen. Tässä blogissa arvioidaan paikallisen DAM-ratkaisun käytön hyödyt mutta myös rajoitteet.

 

5 On-Premise DAM -ratkaisujen etua

 

1. Turvallisuus

Pilvipohjaisen DAM-ratkaisun avulla palveluntarjoaja on täysin vastuussa turvallisuudesta – mikä voi olla joko plussa tai haitta riippuen organisaation kyvyistä ja tarpeista. Paikallisella DAM:lla voit hallita sovellusta itse ja turvallisuus on siten aina omissa käsissäsi. Arkaluonteiset tiedot eivät koskaan poistu omasta suojatusta järjestelmästä. Yrityksen salaisuudet pysyvät suojattuina.

Kun valitset paikallisen DAM-järjestelmän, olet toisaalta vastuussa sellaisista toiminnoista kuten testaukset, infran ja datan fyysisestä turvallisuudesta ja varmuuskopioinnista. Sisäinen infrastruktuuri ei tue samaa saatavuutta kuten julkiset pilvipalvelut, esim Amazon Web Services ja Microsoft Azure.

2. Mahdollisuus mukauttaa sovellusta

Jotkut suuremmat organisaatiot saattavat tarvita DAM sovelluksen-räätälöintiä omiin tarpeisiin, jota pilvi ei aina salli. DAM:n pitäminen omassa infrassa antaa IT-tiimille täydellisen ohjelmiston hallinnan, eli aina asetuksista, käyttöliittymistä ja suunnittelusta lähtien. Tietenkin tämä vaatii asiantuntevan ja kokeneen IT-tiimin, joka on hyvin koulutettu ja voi tehdä näitä muutoksia ja käsitellä nopeasti kaikki ongelmat. Useimmiten räätälöintipalvelua ostetaan sovelluksen toimittajalta johtuen puhtaasti ajankäytön resursseista ja sovelluksen rajapintojen eroavaisuuksien huomioimisesta.

Client/Server-pohjainen ratkaisu laajalla selainpohjaisella käyttöliittymäkirjolla tarjoaa helpon pääsyn järjestelmään hyvinkin erilaisille käyttäjille. Työnkulku voidaan valjastaa tunnistamaan verkkolevyltä lisättyä aineistoa ja siirtää aineisto automaattisesti DAM-järjestelmään ja siten kohdistetusti loppukäyttäjien hyödynnettäväksi mikäli heidän käyttöoikeudet sen sallii. Synkronoinnin takia IT-osasto voi hyödyntää verkkolevyjä myös muissa sovelluksissa ilman raskasta integrointia.

On-premise DAM on edelleen usein tiiviisti integroitu organisaation sisäiseen toimintaan, joka on toiminnalle erittääin keskeistä. Siihen liittyy toiminnan valvontaa ja raportointia sekä dokumentointia.

3. Lisääntynyt tehokkuus ja nopeus

Kun käsittelet suuria multimediatiedostoja, kuten teräväpiirtovideoita tai Photoshopin raakakuvia, haluat todennäköisesti säilyttää ainakin osan aineistoista paikan päällä.

Suurten tiedostojen käyttäminen pilvipohjaisella DAM:sovelluksessa voi olla turhauttavan hidasta. Paikallisen DAM:in avulla voit muodostaa yhteyden Ethernetilla tai kuitukaapelilla, mikä on huomattavasti nopeampi kuin yhteys pilveen. Sinun ei tarvitse huolehtia odottamattomista pysäytyksistä, jos Internet-yhteys katkeaa.

Jotkut organisaatiot käyttävät hybridi-DAM-mallia, jossa on sekä paikallisia että pilvipohjaisia ​​elementtejä. Nämä hybridi-DAM:it yrittävät tarjota molempien maailmojen parhaat puolet, eli paikan päällä tapahtuva hallinta ja suorituskyky yhdistettynä pilven vapauteen ja saatavuuteen.

4. Ei tarpeettomia päivityksiä

Pilvipohjaiset DAM-sovellukset antavat sinulle vain vähän hallintaa, tai ei ollenkaan, ohjelmiston päivitysajankohtiin. Palveluntarjoaja yksinkertaisesti ilmoittaa, että virheenkorjauksia ja uusia ominaisuuksia asennetaan tietyn huoltoikkunan sisällä. Ja nykypäivän ympäristöt vaativat palvelinohjelmistojen kriittisiä päivityksiä yhä useammin.

Paikallisen DAM-ratkaisun avulla voit kuitenkin määrittää, milloin (tai jos ylensäkään) teet järjestelmäpäivityksiä. Ostat lisenssin käyttääksesi ohjelmistoa sen nykyisessä tilassa, ja voit päättää, mitkä päivitykset asennat ja milloin se tehdään. Omalla DAM-sovelluksella voit myös tehdä enemmän ohjelmiston testausta sisäisellä kehitys- tai testipalvelimella, ennen kuin teet muutoksia tuotantoon.

5. Tietojen säilyttämistä koskevat määräykset

Joissakin tapauksissa yritysten tulee noudattaa tiettyjä lakeja ja määräyksiä siitä, missä arkaluonteisia tietoja voidaan säilyttää ja miten niitä voidaan käsitellä. Tämä aiheuttaa ongelmia, kun sopimukset edellyttävät tietojen säilyttämistä tietyllä alueella, maassa tai mantereella.

Turvallinen pääsy tietoihin on keskeistä. Huomiota kannattaa kiinnittää etenkin siihen, mihin tietoihin ja järjestelmiin työntekijän on tosiasiassa päästävä. Tämä pätee myös tilanteissa jossa työntekijä on muualla kuin toimistolla. Paikalliset DAM-ratkaisut ​takaavat, että tietosi säilyvät aina lähistöllä.

Jotkut SaaS-toimittajat antavat sinun valita, mihin datakeskukseen tietosi tallennetaan, mutta alue on yleensä ennalta määritetty.
 

4 On-Premise DAM sovellusten haasteita

1. Huonompi saatavuus

Työntekijöiden kyky muodostaa yhteys paikalliseen DAM-järjestelmään riippuu suuresti IT-ympäristösi tehosta ja vakaudesta. Yleisesti tarkastellen vain isoilla toimijoilla on saataavuus erinoimaista. Siitäkin huolimatta on todennäköistä, että yritys ei tarjoa samaa saatavuustasoa kuin julkisen pilvipalvelun tarjoaja. Lisäksi, jos yrityksellä on hidas Internet-yhteys, tämä rajoittaa kaikkien käyttäjien latausnopeuksia.

2. Korkeammat lisenssikustannukset

Paikallisen ohjelmistolisenssin kustannukset voivat olla korkeita, usein kohtuuttoman suuria pienille yrityksille. Lisäksi saatat joutua ostamaan enemmän lisenssejä kuin tarvitset johtuen käytettävissä olevista tasoista.

Pilvipohjaisten tilauspohjaisten ratkaisujen hinnoittelumallit ovat tyypillisesti budjettiystävällisempiä jos ja kun pilvimalli on vaihtoehto yrityksen toiminnalle. Kiinteän maksun sijaan veloitetaan tallennustilan ja laskentatehon käytön perusteella.

Lisensointimallin osalta löytyy toki myös vaihtoehtoja mikäli toimittaja tarjoaa ostajalle valintamahdollisuuden, haluaako hän ostaa vai vuokrata DAM- järjestelmän. DAM-vuokrausmallilla hyödyt edusta, joka usein liitetään vain pilviratkaisuihin.

3. Korkeammat laitteistokustannukset

Paikalliset IT laiteratkaisut – DAM tai muut – aiheuttavat tyypillisesti korkeammat kustannukset kohdistettujen laitteisto- ja asennuskulujen vuoksi. Lisäksi laitteet on yleensä vaihdettava 3-6 vuoden välein. Laitteistopäivitysten tarve vaihtelee riippuen sovelluksen businesskriittisyydestä. Pilvipohjaisessa ratkaisussa palveluntarjoaja on aina täysin vastuussa laitteiston hankinnasta ja ylläpidosta.

4. Skaalautuvuus

Edellisen kohdan seurauksena paikan päällä olevaa laitteistoa on vaikeampi skaalata. Sinun on ennakoitava tallennus- ja tietojenkäsittelytarpeesi seuraaville vuosille ja ostettava sitten oikeat laitteet kerralla. Pilven avulla työkuormien skaalaaminen on helpompaa, ja se voi olla jopa automaattista riippuen palveluntarjoajasta ja suunnitelmasta.

 

Johtopäätös

Ei ole olemassa oikeaa tai väärää vastausta, kun on kyse paikallisista "on-premise DAM" tai pilvipohjaisista DAM-ratkaisuista – kysymys on vain siitä, mikä DAM-ratkaisu sopii yrityksesi tarpeisiin ja tavoitteisiin. 

Joissain tapauksissa yritykset valitsevat hybridiratkaisun, joka tarjoaa molempien maailmojen parhaat puolet. Voit tallentaa keskeneräisiä töitä ja arkaluontoisia tietoja paikan päällä samalla kun käytät pilvipalvelua helpottamaan jakamista ja jakelua.

Haluatko oppia lisää oikean DAM-järjestelmän valitsemisesta yrityksellesi? Haluatko nähdä, kuinka DAM voi auttaa tiimiäsi työskentelemään nopeasti ja strategisesti? Varaa ilmainen, henkilökohtainen esittely digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntijan kanssa tästä.